Optimiser la matrice d'Eisenhower pour un potentiel maximal

La matrice d'Eisenhower vous aide à prioriser les tâches en distinguant ce qui est urgent de ce qui est important. Utilisez-la pour gérer la charge de travail, réduire le stress et vous concentrer sur les objectifs stratégiques au lieu d'éteindre constamment des incendies.

Ce guide vous montre comment construire et optimiser la matrice d'Eisenhower, surmonter les pièges courants de la priorisation et adapter le cadre aux flux de travail d'équipe modernes.

Photo par US Army Signal Corps/Interim Archives

« Je raconte cette histoire pour illustrer la véracité de l'affirmation que j'ai entendue il y a longtemps dans l'armée : les plans ne valent rien, mais la planification est tout. »

Dwight D. Eisenhower, remarques lors de la conférence de la réserve exécutive de la défense nationale, 14/11/57

Histoire de la matrice d'Eisenhower

Dwight D. Eisenhower fut le 34e président des États-Unis et général 5 étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale. Il a organisé et dirigé l'opération Torch (invasion de l'Afrique du Nord en 1942-1943) et l'invasion de la Normandie en 1944-1945 sur le front occidental. En tant que président, ses réalisations incluent la signature du Civil Rights Bill de 1957, le lancement du Federal-Aid Highway Act de 1956 (qui a créé le système autoroutier inter-États), l'équilibrage du budget fédéral trois fois, la fin de la guerre de Corée et la désescalade des crises de la Guerre froide tout en maintenant le prestige américain.

Eisenhower a su gérer des responsabilités écrasantes en distinguant l'important de l'urgent. Lorsqu'on l'interrogeait sur son principe de priorisation, il disait : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. » Ce principe est devenu le fondement de la matrice d'Eisenhower.

Stephen Covey a popularisé le cadre d'Eisenhower dans son livre Les 7 habitudes des gens efficaces, faisant de la matrice d'Eisenhower un outil de prise de décision et de gestion du temps largement utilisé dans le monde des affaires.

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est un cadre de priorisation qui catégorise les tâches selon l'urgence et l'importance. Elle divise le travail en quatre quadrants, vous aidant à décider quelles tâches prioriser, déléguer ou éliminer.

La matrice d'Eisenhower est également connue sous le nom de matrice urgent-important, matrice de décision d'Eisenhower ou boîte d'Eisenhower.

Quand utiliser la matrice d'Eisenhower

Utilisez la matrice d'Eisenhower si vous rencontrez l'un des problèmes suivants :

• Manque de progrès sur les objectifs à long terme
• Travail ne produisant pas les résultats souhaités malgré les efforts
• La plupart du temps consacré aux urgences au lieu des tâches nécessaires
• Difficulté à déléguer ou à dire non aux demandes
• Procrastination constante

Construire la matrice d'Eisenhower

1. Créez une grille 2×2 avec quatre quadrants.
2. Étiquetez l'axe des abscisses Urgent et Pas urgent.
3. Étiquetez l'axe des ordonnées Important et Pas important.
4. Catégorisez vos tâches dans les quatre quadrants.
5. Traitez en priorité les tâches du quadrant Important et urgent.

Modèle de matrice d'Eisenhower

Différence entre tâches importantes et urgentes

L'approche de priorisation d'Eisenhower repose sur la distinction entre tâches urgentes et importantes. Pour gérer efficacement votre temps, vous devez être à la fois efficace (faire les bonnes choses) et efficient (faire les choses correctement). Cela signifie allouer du temps aux tâches importantes en plus des tâches urgentes. Comprendre cette distinction évite le stress des échéances serrées constantes.

Les tâches importantes contribuent à votre mission, vos objectifs et vos valeurs à long terme. Elles peuvent ne pas produire de résultats immédiats, ce qui les rend plus faciles à négliger. Les tâches importantes ne sont pas toujours urgentes. Se concentrer sur les tâches importantes vous maintient calme, logique et ouvert aux nouvelles idées — vous opérez dans un état d'esprit réactif.

Les tâches urgentes sont sensibles au temps, nécessitent une attention immédiate et sont souvent liées aux objectifs de quelqu'un d'autre. Vous vous sentez obligé de les traiter. Se concentrer sur les tâches urgentes vous rend réactif — défensif, sous pression et fixé.

avertissement

Les tâches importantes deviennent urgentes si vous les repoussez trop longtemps. Évitez d'attendre que le travail stratégique se transforme en crise.

info

Les gens supposent que toutes les tâches urgentes sont également importantes, mais c'est rarement vrai. Cette idée fausse découle de notre tendance à nous concentrer sur les problèmes et solutions immédiats.

Utiliser la matrice d'Eisenhower

Une fois que vous avez créé votre matrice d'Eisenhower, catégorisez toutes les tâches en quatre niveaux de priorité :

Quadrant 1 (en haut à gauche) – Tâches importantes et urgentes : Le quadrant « Faire ». Ces tâches sont critiques et doivent être terminées le plus rapidement possible (généralement le jour même).

Quadrant 2 (en haut à droite) – Tâches importantes mais pas urgentes : Le quadrant « Décider ». Ce sont des objectifs essentiels à long terme sans échéances fixes. Planifiez-les dès que possible, en commençant par les plus importantes après avoir terminé tout ce qui se trouve dans le quadrant « Faire ».

Quadrant 3 (en bas à gauche) – Tâches urgentes mais pas importantes : Le quadrant « Déléguer ». Déléguez ces tâches à d'autres. Ne les assignez à vous-même qu'après avoir terminé les tâches des quadrants 1 et 2.

Quadrant 4 (en bas à droite) – Tâches ni importantes ni urgentes : Le quadrant « Supprimer ». Évitez complètement ces tâches. La plupart sont inutiles et font perdre du temps.

Prioriser les tâches pour la productivité

Suivez ces étapes pour prioriser vos tâches :

1. Suivez votre temps pendant une semaine pour voir comment vous le passez selon la matrice. Enregistrez votre temps par intervalles de 30 minutes à l'aide d'une feuille de calcul ou d'une application de gestion de tâches.
2. Après une semaine, triez les tâches terminées dans le quadrant approprié en fonction de vos objectifs :
   • Était-ce important pour moi ?
   • Était-ce urgent pour moi ?
3. Examinez la répartition des tâches dans les quadrants pour comprendre ce qu'il faut faire et comment rééquilibrer votre matrice si nécessaire. Idéalement, la plupart des tâches devraient se trouver dans le quadrant 2 (Important mais pas urgent).

Analyser les quadrants

Le quadrant « Faire » : Les tâches ici sont des activités critiques qui doivent être terminées immédiatement — idéalement le jour même, au plus tard le lendemain. Celles-ci incluent les crises, les échéances et les problèmes pressants. Elles consomment le plus de temps et d'énergie en raison de l'effort requis. Passer la majeure partie de votre temps dans le quadrant 1 provoque stress, épuisement et sentiment que vos journées sont hors de contrôle. Éteindre constamment des incendies draine l'énergie et l'enthousiasme, rendant plus facile l'évasion dans les distractions sans réflexion du quadrant 4.

Le quadrant « Décider » : Ces tâches importantes mais pas urgentes ont un impact plus important sur votre capacité à long terme d'atteindre les objectifs. Le quadrant 2 vous permet de vous concentrer sur les opportunités et la croissance plutôt que sur les obstacles et les problèmes. Lorsque la plupart des tâches se trouvent dans ce quadrant, vous êtes proactif et pouvez prioriser les activités qui améliorent vos compétences et votre énergie tout en contribuant aux objectifs importants. Le quadrant 2 est l'endroit où se produit le « travail en profondeur » car vous êtes libre des distractions urgentes.

Le quadrant « Déléguer » : Ces tâches ne sont pas aussi importantes mais sont néanmoins urgentes. La collaboration d'équipe joue un rôle crucial ici. Vous pouvez effectuer ces tâches vous-même, mais les déléguer à un membre d'équipe approprié améliore le travail d'équipe et libère du temps pour les tâches des deux premiers quadrants. Suivez les tâches déléguées afin de pouvoir faire un suivi ultérieurement.

avertissement

Déléguer sans suivre les progrès est inutile — personne ne peut être tenu responsable. Trop de temps dans ce quadrant peut vous donner l'impression de ne pas atteindre de plus grands objectifs ou de ne pas avoir le contrôle sur votre travail quotidien.

Le quadrant « Supprimer » : Ce quadrant vous encourage à éliminer les mauvaises habitudes qui font perdre du temps et n'améliorent pas la productivité. Découvrez et supprimez les activités de votre routine quotidienne/hebdomadaire. Les exemples incluent naviguer sur Internet sans objectif clair ou perdre du temps sur des e-mails non importants et non urgents.

Rééquilibrer votre matrice

Examinez et analysez où votre temps est dépensé après avoir organisé les tâches dans les quadrants appropriés :

La plupart du temps passé dans le quadrant 1 : Concentrez-vous sur la planification et la préparation pour prévoir, détecter et éviter les problèmes.

Solution : Créez un calendrier hebdomadaire/mensuel basé sur les objectifs et échéances actuels. Faites une revue et une réflexion hebdomadaires. Considérez comment votre stratégie a fonctionné et ajustez pour la semaine suivante. Si la plupart des tâches du quadrant 1 proviennent de sources externes, réfléchissez à la façon d'améliorer la planification et de mieux les anticiper. Vous devrez peut-être collaborer avec un client ou un collègue pour établir une approche plus proactive, ou parler avec votre responsable pour rééquilibrer un planning surchargé.

La plupart du temps passé dans le quadrant 2 : C'est la situation idéale.

Solution : Distribuez et planifiez les tâches et activités pour profiter des opportunités et maximiser la croissance. Fixez une échéance appropriée pour chaque étape de la tâche.

La plupart du temps passé dans le quadrant 3 : Éliminez ou déléguez ces tâches si possible pour minimiser le temps passé ici.

Solution : Planifiez et écrivez des actions détaillées pour limiter ces tâches. Essayez de :

• Déléguer les tâches
• Dire non aux tâches
• Discuter de la façon dont vous passez votre temps avec votre responsable

Si vous êtes responsable, informez votre équipe que vous allez leur déléguer du travail afin que vous puissiez tous deux réorganiser les priorités.

La plupart du temps passé dans le quadrant 4 : Vous vous sentez probablement insatisfait, évitez un problème ou êtes stressé.

Solution : Suivez votre temps, découvrez et analysez vos principales sources de perte de temps, et élaborez une stratégie pour les éviter ou les limiter. Préparez une stratégie pour surmonter la procrastination. N'oubliez pas que bien qu'il soit acceptable de se détendre occasionnellement, les activités de ce quadrant offrent des rendements décroissants lorsqu'elles sont effectuées en excès. Demandez-vous :

• Qu'est-ce que j'essaie d'accomplir ?
• Ce que je fais m'aide-t-il à atteindre mon objectif ?

Conseils pour utiliser la matrice d'Eisenhower

• Éliminez les distractions et définissez vos propres priorités.
• Planifiez le matin, puis concentrez-vous sur les tâches pendant les heures de performance maximale.
• Utilisez des outils de gestion du temps et des tâches pour suivre les progrès sur les tâches déléguées.
• Rompez les mauvaises habitudes telles que la navigation Web et les réseaux sociaux pendant les heures de travail en utilisant un logiciel de blocage.
• Demandez-vous : quelle est la chose la plus importante à commencer ? Pour les tâches des quadrants « Faire » et « Décider », appliquez le concept « Mangez d'abord la grenouille » de Mark Twain — faites la tâche la plus difficile en premier. Cela vous donne de l'élan et de l'énergie pour le reste de la journée.
• Évitez la procrastination et la sur-gestion.
• Remplissez chaque quadrant avec un maximum de 8 tâches. Terminez la plus critique en premier avant d'en ajouter d'autres. L'objectif est de terminer les tâches, pas de les collecter.
• Créez une liste de tâches. Cela vous libère de la mémorisation constante et vous aide à assumer la responsabilité des choses que vous avez priorisées.

Variations de la matrice d'Eisenhower

Au fil du temps, différentes versions de la matrice d'Eisenhower ont évolué pour refléter différents besoins en modifiant les critères sur les axes X et Y :

• Impact vs effort
• Valeur vs faisabilité
• Diagramme PICK : facile/difficile vs faible rendement/rendement élevé
• Risque vs rendement
• Valeur métier, effort, risque
• Priorité stratégique vs urgence
• Impact client vs attendu/inattendu
• Complexité vs nouveauté
• Valeur/impact vs probabilité de succès/vraisemblance
• Nouveauté du marché vs nouveauté du produit

Problèmes avec les matrices de priorisation

La plupart des cadres de priorisation catégorisent les opportunités/fonctionnalités en fonction de métriques spécifiques, puis priorisent selon la liste ou matrice générée. Cela crée deux problèmes principaux :

Les résultats de priorisation sont arbitraires : De nombreux facteurs restent inconnus jusqu'à ce qu'une décision soit prise. Les petites décisions ont un potentiel de bénéfice inférieur aux grandes décisions, mais les grandes décisions comportent également un énorme inconvénient potentiel. Étant donné que la plupart des idées échouent, les niveaux de confiance sont faibles. La recherche et le prototypage peuvent augmenter la confiance, mais le grand nombre d'idées rend impossible de le faire pour chacune. Vous devez opérer et prioriser dans un environnement hautement imprévisible.

Certains cadres tentent de résoudre cela en incluant la confiance comme composant, mais quantifier l'incertitude reste difficile. Les cadres facilitent le repérage des éléments de haute valeur et faible effort et des éléments de faible valeur et fort effort — ceux-ci sont faciles à reconnaître même sans cadre. La confusion survient au milieu, où changer quelques hypothèses peut affecter l'ordre des idées et, par conséquent, la priorité.

Les cadres de priorisation traitent le mauvais problème : Le principal défi de la priorisation est de dire non. Prioriser est difficile non pas parce qu'identifier les idées les plus prometteuses est difficile, mais parce que dire non aux idées moins prometteuses — mais néanmoins bonnes — est difficile.

De grandes ambitions, une confiance excessive et une réticence à dire aux parties prenantes que leurs idées préférées ne fonctionneront pas font que les équipes prennent trop de projets. Cela provoque une gestion inadéquate de beaucoup de choses, ne passe pas assez de temps à rechercher et comprendre les problèmes, et présente des solutions précipitées avec des raccourcis. Cette approche est beaucoup moins susceptible de livrer un bon produit.

Même avec suffisamment de temps pour mettre en œuvre des idées prioritaires avec le soin et l'expertise appropriés, les équipes n'ont souvent pas alloué assez de temps pour les révisions nécessaires pour garantir que la valeur métier attendue est livrée.

Optimiser les matrices de priorisation

Traitez les problèmes et les inconvénients des matrices de priorisation de deux manières :

Construire une équipe bien alignée et cohérente : C'est bien plus précieux que toute priorisation basée sur des cadres théoriques. Rassembler toutes les contributions, puis avoir un dialogue en tant qu'équipe interfonctionnelle et autonome sur les priorités principales est une approche bien supérieure à la priorisation. Si toute l'équipe croit en l'idée et au plan — une décision d'équipe partagée — vous avez plus de chances de réussir. Tout le monde fera de son mieux parce qu'ils se sentent partie du processus et que leur opinion est entendue et considérée. Les gens veulent que le projet réussisse, alors ils offrent leurs meilleures idées d'amélioration et réfléchissent à des solutions de haute qualité.

Leadership fort : Les leaders doivent créer des objectifs clairs et bien définis pour les équipes tout en leur permettant de prendre leurs propres décisions de priorité. Encouragez les équipes à se concentrer sur moins d'idées. Ce n'est qu'ainsi que l'équipe créera des innovations qui ajoutent véritablement de la valeur aux utilisateurs et aux entreprises.

Optimiser la matrice d'Eisenhower avec Ducalis

Ducalis vous permet d'adapter la matrice d'Eisenhower à votre organisation et de l'optimiser pour surmonter les inconvénients traditionnels. Considérez les éléments suivants :

• Vos objectifs et ressources disponibles
• Alignement d'équipe
• Synchronisation avec votre pile de gestion
• Approche dynamique et adaptabilité aux différentes tâches

Construire autour de vos objectifs et ressources

Pour tirer le meilleur parti de votre cadre de priorisation, il doit :

• Tenir compte des objectifs de votre équipe et des ressources disponibles
• Utiliser des critères personnalisés pertinents pour les objectifs et les performances de votre équipe

Ducalis vous permet de faire les deux. Il existe deux principaux types de critères personnalisables :

Critères orientés valeur : Axés sur les objectifs et objectifs de votre équipe. Ceux-ci incluent l'activation, la rétention, la viralité, la vitesse, les ventes, la portée, etc.

Critères orientés effort : Axés sur les ressources disponibles pour votre équipe. Ceux-ci incluent le temps de développement, le temps UX, etc.

Cette optimisation de la matrice d'Eisenhower améliore sa précision, son efficacité et sa fiabilité.

Responsabiliser votre équipe

Pour que votre équipe fonctionne efficacement, minimisez les biais de jugement, qui peuvent impacter négativement le processus global. Un exemple important est l'effet HiPPO (opinion de la personne la mieux payée), lorsque les décisions s'en remettent au jugement de l'individu le mieux payé parce que les gens ignorent le contenu d'un problème pour apaiser la personne la plus senior dans la pièce.

Éliminez ce problème en utilisant l'alignement d'équipe. Lorsque votre équipe est alignée, il existe une compréhension mutuelle grâce à laquelle les employés de divers rôles et départements communiquent et collaborent pour atteindre les objectifs et objectifs de l'équipe. Cela offre de nombreux avantages :

• Amélioration de la transparence et de la responsabilité
• Amélioration de la génération et du traitement des idées
• Responsabilité partagée des résultats
• Réduction de la redondance et amélioration de l'échange de connaissances
• Augmentation du niveau de confiance entre les employés et de la collaboration

Ducalis fournit cinq outils pour réaliser l'alignement d'équipe :

Critères de priorisation personnalisables basés sur vos objectifs : Créez une matrice unique pour chaque équipe en fonction de leurs besoins.

Collaboration dans le processus d'évaluation : Toute l'équipe participe à l'évaluation. C'est responsabilisant car cela inclut tout le monde, encourage l'échange d'idées et garantit que la voix de chacun est entendue. Après avoir vu comment les autres ont voté et ce qu'ils ont pensé de diverses tâches, les gens comprennent ce qui est essentiel et pourquoi. Ils ont une image claire de ce qui doit être fait ensuite.

Analyse des différences via la grille d'alignement d'équipe : La grille d'alignement d'équipe montre exactement où votre équipe n'est pas d'accord. Elle affiche les différences de scores afin que vous puissiez vous concentrer sur les domaines causant des problèmes. Vous pouvez voir le niveau d'alignement de votre équipe sur différentes tâches en fonction de la façon dont les individus priorisent les mêmes critères.

Section questions : S'il y a quelque chose de peu clair sur une situation, posez des questions. Chaque tâche a sa propre zone dans Ducalis où vous pouvez poser et recevoir des demandes de renseignements de la part des coéquipiers. Vous pouvez également voir toutes les questions en cours de discussion au sein de votre équipe.

Expiration des scores pour maintenir les priorités à jour : Cette fonction aide à évaluer dynamiquement l'importance des tâches. Vous pouvez diviser le projet en sprints et cycles, puis revoir l'importance des tâches à la lumière des conditions externes changeantes. Cela maintient votre équipe engagée et en train de réfléchir à de nouveaux concepts.

Lorsque vous alignez votre équipe, vous optimisez le compromis entre vos objectifs et vos ressources.

La grille d'alignement d'équipe montre les zones de désaccord au sein de votre équipe

Renforcer votre pile de gestion

Lorsque Dwight D. Eisenhower et Stephen Covey ont construit pour la première fois la matrice d'Eisenhower, ils l'ont dessinée et remplie manuellement. Les choses ont changé depuis. Aujourd'hui, la plupart des équipes utilisent des gestionnaires de tâches tels que Jira, Asana, Trello et ClickUp. Construire manuellement la matrice d'Eisenhower et y copier les tâches depuis les gestionnaires de tâches fait perdre du temps qui pourrait être mieux utilisé ailleurs.

Ducalis résout ce problème. Toutes les tâches sont synchronisées avec les backlogs disponibles et automatiquement distribuées dans les quadrants de la matrice. Ducalis combine la puissance de priorisation avec votre gestionnaire de tâches préféré pour vous donner les meilleurs résultats possibles en un seul endroit sans besoin de changer d'outil. Ducalis offre la synchronisation avec Asana, ClickUp, Jira, Pivotal, Google Sheets, Trello, Yandex Tracker et YouTrack.

S'adapter aux priorités changeantes

La réalité du travail est qu'il est constamment en train de changer et d'évoluer, ce qui rend difficile de trouver les tâches les plus productives qui impactent tous les critères simultanément.

Ducalis vous aide à trouver des réponses aux questions telles que comment trouver des gains rapides pour améliorer l'activation et sur quoi un spécialiste UX devrait travailler en ajustant les critères pertinents. Ducalis vous permet de mettre à jour les critères que vous utilisez à tout moment pour vous adapter à l'environnement commercial dynamique. Cela vous donne l'opportunité de vous concentrer sur les objectifs en temps réel et de réduire le bruit du backlog.

Utiliser la matrice d'Eisenhower dans Ducalis

1. Synchronisez votre gestionnaire de tâches préféré avec Ducalis ou ajoutez des tâches manuellement via une feuille CSV.
2. Après vous être inscrit à Ducalis, personnalisez votre modèle en définissant et en personnalisant vos critères, puis en leur attribuant des pondérations.
3. Évaluez les tâches vous-même ou avec votre équipe.
4. Sélectionnez les critères pertinents en fonction de vos objectifs actuels comme base pour la priorisation.
5. Les tâches seront placées dans la matrice en fonction des scores qu'elles ont reçus.

Activez et désactivez les critères pour ajuster la matrice à vos besoins actuels

Commencer

Ducalis est un outil de priorisation de tâches qui maintient votre équipe alignée autour des priorités principales. Il garantit que l'opinion de chaque membre de l'équipe est entendue et valorisée. Les décisions sont prises en collaboration, de sorte que chaque membre de l'équipe se sent responsabilisé. L'alignement d'équipe n'est pas une activité ponctuelle — lorsqu'il est fait correctement et de manière répétée, il améliore le moral de l'équipe et la compréhension partagée et diminue le turnover des employés à long terme. Essayez Ducalis gratuitement et invitez les membres de l'équipe pour améliorer vos efforts de priorisation et d'alignement d'équipe.