Otimize a Matriz de Eisenhower para o máximo potencial

A Matriz de Eisenhower ajuda você a priorizar tarefas ao distinguir entre o que é urgente e o que é importante. Use-a para gerenciar a carga de trabalho, reduzir o estresse e focar em objetivos estratégicos em vez de combater crises constantemente.

Este guia mostra como construir e otimizar a Matriz de Eisenhower, superar armadilhas comuns de priorização e adaptar o framework aos fluxos de trabalho modernos de equipes.

Foto por US Army Signal Corps/Interim Archives

"Conto esta história para ilustrar a verdade da afirmação que ouvi há muito tempo no Exército: Planos não valem nada, mas planejar é tudo."

Dwight D. Eisenhower, observações na National Defense Executive Reserve Conference, 14/11/1957

História da Matriz de Eisenhower

Dwight D. Eisenhower foi o 34º Presidente dos Estados Unidos e general de 5 estrelas durante a Segunda Guerra Mundial. Ele organizou e dirigiu a Operação Torch (invasão da África do Norte em 1942–1943) e a invasão da Normandia de 1944–1945 na Frente Ocidental. Como presidente, suas realizações incluíram assinar o Civil Rights Bill de 1957, lançar o Federal-Aid Highway Act de 1956 (que criou o sistema de rodovias interestaduais), equilibrar o orçamento federal três vezes, encerrar a Guerra da Coreia e desescalar as crises da Guerra Fria mantendo o prestígio americano.

Eisenhower manteve-se no controle de responsabilidades esmagadoras ao distinguir entre o importante e o urgente. Quando perguntado sobre seu princípio de priorização, ele disse: "O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante." Este princípio tornou-se a base para a Matriz de Eisenhower.

Stephen Covey popularizou o framework de Eisenhower em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, tornando a Matriz de Eisenhower uma ferramenta amplamente usada de tomada de decisão e gestão de tempo nos negócios.

O que é a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é um framework de priorização que categoriza tarefas por urgência e importância. Ela divide o trabalho em quatro quadrantes, ajudando você a decidir quais tarefas priorizar, delegar ou eliminar.

A Matriz de Eisenhower também é conhecida como Matriz Urgente-Importante, Matriz de Decisão de Eisenhower ou Caixa de Eisenhower.

Quando usar a Matriz de Eisenhower

Use a Matriz de Eisenhower se você estiver experimentando qualquer um dos seguintes:

• Falta de progresso em objetivos de longo prazo
• Trabalho não gerando os resultados desejados apesar do esforço
• Maior parte do tempo gasto em emergências em vez de tarefas necessárias
• Dificuldade para delegar ou dizer não a solicitações
• Procrastinação constante

Construir a Matriz de Eisenhower

1. Crie uma grade 2×2 com quatro quadrantes.
2. Rotule o eixo x como Urgente e Não Urgente.
3. Rotule o eixo y como Importante e Não Importante.
4. Categorize suas tarefas nos quatro quadrantes.
5. Aborde as tarefas no quadrante Importante e Urgente primeiro.

Modelo da Matriz de Eisenhower

Diferença entre tarefas importantes e urgentes

A abordagem de priorização de Eisenhower é baseada na distinção entre tarefas urgentes e importantes. Para gerenciar o tempo de forma eficaz, você deve ser tanto eficaz (fazer as coisas certas) quanto eficiente (fazer as coisas corretamente). Isso significa alocar tempo para tarefas importantes além das urgentes. Compreender essa distinção previne o estresse de prazos apertados constantes.

Tarefas importantes contribuem para sua missão, objetivos e valores de longo prazo. Elas podem não produzir resultados imediatos, tornando-as mais fáceis de ignorar. Tarefas importantes nem sempre são urgentes. Focar em tarefas importantes mantém você calmo, lógico e aberto a novas ideias—você opera em uma mentalidade responsiva.

Tarefas urgentes são sensíveis ao tempo, exigem atenção imediata e frequentemente estão ligadas aos objetivos de outra pessoa. Você se sente compelido a abordá-las. Focar em tarefas urgentes torna você reativo—defensivo, pressionado e fixado.

aviso

Tarefas importantes tornam-se urgentes se você as adia por muito tempo. Evite esperar até que o trabalho estratégico se torne uma crise.

informação

As pessoas presumem que todas as tarefas urgentes também são importantes, mas isso raramente é verdade. Esse equívoco decorre de nossa tendência de focar em problemas e soluções imediatas.

Usar a Matriz de Eisenhower

Depois de criar sua Matriz de Eisenhower, categorize todas as tarefas em quatro níveis de prioridade:

Quadrante 1 (Superior Esquerdo) – Tarefas Importantes e Urgentes: O quadrante "Fazer". Essas tarefas são críticas e devem ser concluídas o mais rápido possível (geralmente no mesmo dia).

Quadrante 2 (Superior Direito) – Tarefas Importantes mas não Urgentes: O quadrante "Decidir". Estas são metas essenciais de longo prazo sem prazos fixos. Agende-as o mais rápido possível, começando com as mais importantes após concluir tudo no quadrante "Fazer".

Quadrante 3 (Inferior Esquerdo) – Tarefas Urgentes mas não Importantes: O quadrante "Delegar". Delegue essas tarefas para outros. Atribua-as a você mesmo apenas após concluir as tarefas nos quadrantes 1 e 2.

Quadrante 4 (Inferior Direito) – Tarefas Não Importantes, Não Urgentes: O quadrante "Deletar". Evite essas tarefas inteiramente. A maioria é desnecessária e desperdiça tempo.

Priorizar tarefas para produtividade

Siga estas etapas para priorizar suas tarefas:

1. Acompanhe seu tempo por uma semana para ver como você o gasta de acordo com a matriz. Registre seu tempo em intervalos de 30 minutos usando uma planilha ou aplicativo de gestão de tarefas.
2. Após uma semana, classifique as tarefas concluídas no quadrante apropriado com base em seus objetivos:
   • Isso era importante para mim?
   • Isso era urgente para mim?
3. Examine a distribuição de tarefas entre os quadrantes para entender o que fazer e como reequilibrar sua matriz se necessário. Idealmente, a maioria das tarefas deve cair no quadrante 2 (Importante mas não Urgente).

Analisar os quadrantes

O quadrante "Fazer": As tarefas aqui são atividades críticas que devem ser concluídas imediatamente—idealmente no mesmo dia, no máximo no próximo. Estas incluem crises, prazos e problemas urgentes. Elas consomem a maior parte do tempo e energia devido ao esforço necessário. Gastar a maior parte do seu tempo no Quadrante 1 causa estresse, esgotamento e a sensação de que seus dias estão fora de controle. Combater crises constantemente drena energia e entusiasmo, tornando mais fácil escapar para as distrações sem sentido do Quadrante 4.

O quadrante "Decidir": Essas tarefas importantes mas não urgentes têm um impacto maior na sua capacidade de longo prazo de alcançar objetivos. O Quadrante 2 permite que você se concentre em oportunidades e crescimento em vez de obstáculos e problemas. Quando a maioria das tarefas cai neste quadrante, você é proativo e pode priorizar atividades que melhoram suas habilidades e energia enquanto contribuem para objetivos importantes. O Quadrante 2 é onde o "trabalho profundo" acontece porque você está livre de distrações urgentes.

O quadrante "Delegar": Essas tarefas não são tão importantes, mas ainda assim são urgentes. A colaboração em equipe desempenha um papel crucial aqui. Você pode executar essas tarefas sozinho, mas delegar para um membro adequado da equipe melhora o trabalho em equipe e libera tempo para tarefas nos dois primeiros quadrantes. Acompanhe as tarefas delegadas para que você possa fazer o acompanhamento posteriormente.

aviso

Delegar sem acompanhar o progresso é inútil—ninguém pode ser responsabilizado. Muito tempo neste quadrante pode fazer você sentir que não está alcançando objetivos maiores ou não tem controle sobre seu trabalho do dia a dia.

O quadrante "Deletar": Este quadrante encoraja você a eliminar hábitos ruins que desperdiçam tempo e não melhoram a produtividade. Descubra e delete atividades da sua rotina diária/semanal. Exemplos incluem navegar na internet sem nenhum propósito claro ou desperdiçar tempo em e-mails não importantes e não urgentes.

Reequilibrar sua matriz

Examine e analise onde seu tempo é gasto após organizar as tarefas nos quadrantes apropriados:

Maior parte do tempo gasto no Quadrante 1: Foque em planejamento e preparação para prever, detectar e evitar problemas.

Solução: Crie um cronograma semanal/mensal baseado em objetivos e prazos atuais. Faça uma revisão e reflexão semanal. Considere o quão bem sua estratégia funcionou e ajuste para a próxima semana. Se a maioria das tarefas do Quadrante 1 vem de fontes externas, pense em como melhorar o planejamento e antecipá-las melhor. Você pode precisar colaborar com um cliente ou colega para estabelecer uma abordagem mais proativa, ou conversar com seu gerente sobre reequilibrar um cronograma sobrecarregado.

Maior parte do tempo gasto no Quadrante 2: Esta é a situação ideal.

Solução: Distribua e agende tarefas e atividades para aproveitar oportunidades e maximizar o crescimento. Defina um prazo adequado para cada etapa da tarefa.

Maior parte do tempo gasto no Quadrante 3: Elimine ou delegue essas tarefas se possível para minimizar o tempo gasto aqui.

Solução: Planeje e escreva ações detalhadas para limitar essas tarefas. Tente:

• Delegar tarefas
• Dizer não às tarefas
• Discutir como você gasta o tempo com seu gerente

Se você é gerente, informe sua equipe que você delegará trabalho para eles para que ambos possam reorganizar prioridades.

Maior parte do tempo gasto no Quadrante 4: Você provavelmente está se sentindo insatisfeito, evitando um problema ou estressado.

Solução: Acompanhe seu tempo, descubra e analise seus principais desperdiçadores de tempo e elabore uma estratégia para evitá-los ou limitá-los. Prepare uma estratégia para superar a procrastinação. Lembre-se de que, embora seja aceitável relaxar ocasionalmente, as atividades neste quadrante oferecem retornos decrescentes quando realizadas em excesso. Pergunte-se:

• O que estou tentando alcançar?
• O que estou fazendo está me ajudando a alcançar meu objetivo?

Dicas para usar a Matriz de Eisenhower

• Elimine distrações e defina suas próprias prioridades.
• Planeje pela manhã, depois concentre-se nas tarefas durante as horas de melhor desempenho.
• Use ferramentas de gestão de tempo e tarefas para acompanhar o progresso de tarefas delegadas.
• Quebre hábitos prejudiciais como navegação na web e mídias sociais durante o horário de trabalho usando software de bloqueio.
• Pergunte-se: Qual é a coisa mais importante para começar? Para tarefas nos quadrantes "Fazer" e "Decidir", aplique o conceito de Mark Twain "Coma o Sapo Primeiro"—faça a tarefa mais difícil primeiro. Isso dá impulso e energia para o resto do dia.
• Evite procrastinação e gerenciamento excessivo.
• Preencha cada quadrante com no máximo 8 tarefas. Complete a mais crítica primeiro antes de adicionar mais. O objetivo é concluir tarefas, não colecioná-las.
• Crie uma lista de tarefas. Isso alivia você da memorização constante e ajuda a assumir responsabilidade pelas coisas que você priorizou.

Variações da Matriz de Eisenhower

Com o tempo, diferentes versões da Matriz de Eisenhower evoluíram para refletir diferentes necessidades ao modificar os critérios nos eixos X e Y:

• Impacto vs. Esforço
• Valor vs. Viabilidade
• Gráfico PICK: Fácil/Difícil vs. Baixo Retorno/Alto Retorno
• Risco vs. Retorno
• Valor de Negócio, Esforço, Risco
• Prioridade estratégica vs. Urgência
• Impacto no cliente vs. Esperado/Inesperado
• Complexidade vs. Novidade
• Valor/Impacto vs. Probabilidade de sucesso/Probabilidade
• Novidade do mercado vs. Novidade do produto

Problemas com matrizes de priorização

A maioria dos frameworks de priorização categoriza oportunidades/funcionalidades com base em métricas específicas, depois prioriza de acordo com a lista ou matriz gerada. Isso cria dois problemas principais:

Resultados de priorização são arbitrários: Muitos fatores permanecem desconhecidos até que uma decisão seja tomada. Decisões pequenas têm menor benefício potencial do que decisões grandes, mas decisões grandes também carregam enorme desvantagem potencial. Como a maioria das ideias falha, os níveis de confiança são baixos. Pesquisa e prototipagem podem aumentar a confiança, mas o grande número de ideias torna impossível fazer isso para cada uma. Você deve operar e priorizar em um ambiente altamente imprevisível.

Alguns frameworks tentam resolver isso incluindo confiança como um componente, mas quantificar a incerteza continua sendo difícil. Os frameworks facilitam a identificação de itens de alto valor e baixo esforço e itens de baixo valor e alto esforço—estes são fáceis de reconhecer mesmo sem um framework. A confusão surge no meio, onde mudar algumas suposições pode afetar a ordem das ideias e, consequentemente, a prioridade.

Frameworks de priorização abordam o problema errado: O principal desafio da priorização é dizer não. Priorizar é difícil não porque identificar as ideias mais promissoras é difícil, mas porque dizer não a ideias menos promissoras—mas ainda assim boas—é difícil.

Grandes ambições, excesso de confiança e falta de vontade de dizer aos stakeholders que suas ideias favoritas não funcionarão resultam em equipes assumindo muitos projetos. Isso causa manipulação inadequada de muitas coisas, não gastar tempo suficiente pesquisando e compreendendo problemas, e apresentar soluções apressadas com atalhos. Esta abordagem é muito menos provável de entregar um bom produto.

Mesmo com tempo suficiente para implementar ideias prioritárias com o cuidado e experiência apropriados, as equipes frequentemente não alocaram tempo suficiente para revisões necessárias para garantir que o valor de negócio esperado seja entregue.

Otimizar matrizes de priorização

Aborde os problemas e desvantagens de matrizes de priorização de duas formas:

Construa uma equipe bem alinhada e coerente: Isso é muito mais valioso do que qualquer priorização baseada em frameworks teóricos. Reunir todas as entradas e depois ter um diálogo como uma equipe multifuncional e capacitada sobre as principais prioridades é uma abordagem muito superior à priorização. Se toda a equipe acredita na ideia e no plano—uma decisão compartilhada da equipe—você tem mais probabilidade de ter sucesso. Todos farão o seu melhor porque se sentem parte do processo e sua opinião é ouvida e considerada. As pessoas querem que o projeto tenha sucesso, então oferecem suas melhores ideias para melhoria e fazem brainstorming de soluções de alta qualidade.

Liderança forte: Os líderes devem criar objetivos claros e bem definidos para as equipes enquanto permitem que elas tomem suas próprias decisões de prioridade. Incentive as equipes a focar em menos ideias. Somente desta forma a equipe criará inovações que genuinamente agregam valor aos usuários e negócios.

Otimize a Matriz de Eisenhower com Ducalis

Ducalis permite que você adapte a Matriz de Eisenhower à sua organização e a otimize para superar desvantagens tradicionais. Considere o seguinte:

• Seus objetivos e recursos disponíveis
• Alinhamento da equipe
• Sincronização com sua pilha de gestão
• Abordagem dinâmica e adaptabilidade a diferentes tarefas

Construa em torno de seus objetivos e recursos

Para obter o máximo do seu framework de priorização, ele precisa:

• Considerar os objetivos da sua equipe e os recursos disponíveis
• Usar critérios personalizados relevantes para os objetivos e desempenho da sua equipe

Ducalis permite que você faça ambos. Existem dois tipos principais de critérios personalizáveis:

Critérios orientados a valor: Focados nos objetivos da sua equipe. Estes incluem Ativação, Retenção, Viralidade, Velocidade, Vendas, Alcance, etc.

Critérios orientados a esforço: Focados nos recursos disponíveis para sua equipe. Estes incluem Tempo de desenvolvimento, Tempo de UX, etc.

Esta otimização da Matriz de Eisenhower melhora sua precisão, eficiência e confiabilidade.

Capacite sua equipe

Para que sua equipe opere efetivamente, minimize o viés no julgamento, que pode impactar negativamente o processo geral. Um exemplo importante é o efeito HiPPO (opinião da pessoa mais bem paga), quando as decisões se submetem ao julgamento do indivíduo mais bem pago porque as pessoas desconsideram o conteúdo de uma questão para agradar a pessoa mais sênior na sala.

Elimine este problema usando alinhamento de equipe. Quando sua equipe está alinhada, há compreensão mútua através da qual funcionários de diversas funções e departamentos se comunicam e colaboram para alcançar objetivos da equipe. Isso proporciona muitos benefícios:

• Transparência e responsabilidade melhoradas
• Geração e processamento de ideias melhorados
• Responsabilidade compartilhada pelos resultados
• Redundância reduzida e troca de conhecimento melhorada
• Nível de confiança aumentado entre funcionários e colaboração

Ducalis fornece cinco ferramentas para alcançar alinhamento de equipe:

Critérios de priorização personalizáveis baseados em seus objetivos: Crie uma matriz única para cada equipe com base em seus requisitos.

Colaboração no processo de avaliação: A equipe inteira participa da avaliação. Isso é empoderador porque inclui todos, encoraja a troca de ideias e garante que a voz de todos seja ouvida. Depois de ver como os outros votaram e o que pensaram sobre várias questões, as pessoas entendem o que é essencial e por quê. Elas têm uma visão clara do que precisa ser feito a seguir.

Análise de diferenças através da grade de alinhamento de equipe: A grade de alinhamento de equipe mostra exatamente onde sua equipe discorda. Ela exibe diferenças nas pontuações para que você possa focar nas áreas que causam problemas. Você pode ver o nível de alinhamento da sua equipe em diferentes tarefas com base em como os indivíduos priorizam os mesmos critérios.

Seção de perguntas: Se há algo pouco claro sobre uma situação, faça perguntas. Cada tarefa tem sua própria área em Ducalis onde você pode fazer e receber perguntas de colegas de equipe. Você também pode ver todas as perguntas sendo discutidas dentro da sua equipe.

Expiração de pontuação para manter as prioridades atualizadas: Esta função ajuda a avaliar dinamicamente a importância das questões. Você pode dividir o projeto em sprints e ciclos, depois revisar a significância das tarefas à luz de condições externas em mudança. Isso mantém sua equipe engajada e fazendo brainstorming de novos conceitos.

Quando você alinha sua equipe, você otimiza o trade-off entre seus objetivos e recursos.

A grade de alinhamento de equipe mostra áreas de discordância entre sua equipe

Fortaleça sua pilha de gestão

Quando Dwight D. Eisenhower e Stephen Covey construíram a Matriz de Eisenhower pela primeira vez, eles a desenharam e preencheram as tarefas manualmente. As coisas mudaram desde então. Hoje, a maioria das equipes usa rastreadores de tarefas como Jira, Asana, Trello e ClickUp. Construir manualmente a Matriz de Eisenhower e copiar tarefas para ela a partir de rastreadores de tarefas desperdiça tempo que poderia ser melhor usado em outro lugar.

Ducalis resolve este problema. Todas as tarefas são sincronizadas com backlogs disponíveis e automaticamente distribuídas dentro dos quadrantes da matriz. Ducalis combina o poder de priorização com seu rastreador de tarefas favorito para fornecer os melhores resultados possíveis tudo em um lugar sem necessidade de trocar de ferramenta. Ducalis oferece sincronização com Asana, ClickUp, Jira, Pivotal, Google Sheets, Trello, Yandex Tracker e YouTrack.

Adapte-se às prioridades em mudança

A realidade do trabalho é que está constantemente mudando e evoluindo, tornando desafiador encontrar as tarefas mais produtivas que impactam todos os critérios simultaneamente.

Ducalis ajuda você a encontrar respostas para perguntas como como encontrar vitórias rápidas para melhorar a ativação e no que um especialista em UX deveria trabalhar ao ajustar os critérios relevantes. Ducalis permite que você atualize os critérios que usa a qualquer momento para se adaptar ao ambiente de negócios dinâmico. Isso dá a você a oportunidade de focar em objetivos em tempo real e reduzir o ruído do backlog.

Use a Matriz de Eisenhower em Ducalis

1. Sincronize seu rastreador de tarefas favorito com Ducalis ou adicione tarefas manualmente via planilha CSV.
2. Após se cadastrar em Ducalis, personalize seu modelo definindo e customizando seus critérios, depois atribuindo pesos a eles.
3. Avalie as tarefas sozinho ou com sua equipe.
4. Selecione critérios relevantes com base em seus objetivos atuais como base para priorização.
5. As tarefas serão colocadas na matriz com base nas pontuações que receberam.

Ative e desative critérios para ajustar a matriz às suas necessidades atuais

Comece agora

Ducalis é uma ferramenta de priorização de tarefas que mantém sua equipe alinhada em torno das principais prioridades. Ela garante que a opinião de cada membro da equipe seja ouvida e valorizada. As decisões são tomadas de forma colaborativa, então cada membro da equipe se sente empoderado. O alinhamento de equipe não é uma atividade única—quando feito adequadamente e repetidamente, aumenta o moral da equipe e o entendimento compartilhado e diminui a rotatividade de funcionários no longo prazo. Experimente Ducalis gratuitamente e convide membros da equipe para melhorar seus esforços de priorização e alinhamento de equipe.