Priorize tarefas rapidamente

Equipes acumulam milhares de ideias de produto e solicitações de funcionalidades de clientes. Decidir onde focar é o desafio. Este guia mostra como estabelecer um processo de priorização rápido e estruturado baseado em experiência comprovada.

Por que reuniões e frameworks sozinhos não funcionam

Discutir todas as tarefas durante reuniões online mostrou-se ineficiente. Revisar 100 itens requer horas, e as equipes perdem o foco após a primeira hora. Apenas 20% dos itens planejados são revisados. A comunicação se torna o maior gargalo.

"A comunicação é o maior desafio. É difícil saber o que cada equipe e pessoa está priorizando e como gostam de trabalhar." Hiten Shah

Frameworks de priorização ajudam a estruturar a avaliação. Membros da equipe atribuem pontuações de forma assíncrona com base em critérios. Começar com Google Sheets permitiu discutir apenas tarefas com pontuações altas.

Frameworks como RICE, REAN e KANO facilitam a priorização, mas não resolvem tudo. Você ainda precisa de processos para fornecer o contexto completo do item e coletar opiniões de forma eficiente.

Frameworks são o primeiro passo. Você precisa de um processo bem estabelecido para fazê-los funcionar.

5 passos para priorização rápida de tarefas

Este guia destila lições aprendidas em um processo passo a passo. Você pode estabelecer esta abordagem de priorização em cerca de uma semana.

Passo 1: Escreva descrições adequadas de itens

Entender uma tarefa requer uma descrição clara. Siga as diretrizes de declaração de problema:

Clara e breve Qualquer pessoa da equipe deve entender o problema sem contexto. Seja preciso, mas conciso — não perca tempo com explicações longas.

Específica e fundamentada Adicione capturas de tela, documentos, links ou materiais de apoio. Não faça as pessoas adivinharem ou procurarem dados.

Legível Use parágrafos, marcadores, listas numeradas e estilos de fonte. Destaque detalhes essenciais para melhorar a legibilidade.

Razoável Divida tarefas grandes em subtarefas para pontos de verificação intermediários. Não coloque tudo em uma única tarefa.

Template de declaração de problema

Problema

Descreva o problema com detalhes suficientes. Quanto melhor você descrevê-lo, mais provável que colegas de equipe ofereçam soluções alternativas.

Resultado

Descreva o resultado desejado e os resultados esperados.

Solução ou comentários (opcional)

Adicione suas ideias sobre como resolver o problema ou comentários relevantes de clientes ou colegas de equipe.

Um exemplo de item claramente declarado.

Passo 2: Defina critérios de avaliação claros

Você pode usar um framework de priorização, mas nenhum framework único funciona para todas as equipes. Combine critérios de vários frameworks e personalize-os para sua equipe e produto.

Exemplo de combinação:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point

• Sales — Influencia a receita (Aquisição do AARRR)
• Activation — Ajuda os usuários a entender como o produto funciona (Ativação do AARRR)
• Retention — Aumenta a motivação para usar o produto novamente (Retenção do AARRR)
• Service — Reduz o tempo de suporte ao cliente sem perda de qualidade (Business Pain Point)
• FB Ads — Aumenta anúncios do Facebook lançados via produto (Product North Star Metric)
• Time — Tempo de desenvolvimento necessário (Esforço do RICE)
• Mass — Número de clientes afetados (Alcance do RICE)

Avalie cada critério em uma escala de 0 a 3. Algumas equipes usam a Sequência de Fibonacci, mas uma escala simples funciona bem sem adicionar complexidade.

Passo 3: Escolha ferramentas de priorização

Ferramentas fornecem três benefícios principais:

Rápido Avaliação assíncrona em ferramentas ou planilhas é mais rápida do que discutir tudo em chamadas.

Flexível Nem todos os critérios têm valor igual. Tempo de Desenvolvimento tem impacto negativo, enquanto Retenção pode ser mais significativa que Vendas. As ferramentas permitem ajustar os pesos dos critérios rapidamente.

Automatizado Tempo é um recurso essencial. Gaste-o em priorização, mas muito menos do que na implementação de tarefas. As ferramentas automatizam o processo e economizam tempo para o trabalho real.

Como automatizar a priorização

Planilhas

Google Sheets, Notion, AirFocus e Coda funcionam bem quando você pode configurar fórmulas de cálculo.

Começar com Google Sheets significou fazer upload de itens do Jira e avaliá-los lá. A priorização ficou mais rápida inicialmente, mas parou de funcionar após algumas semanas. As fórmulas travavam, as planilhas congelavam, e tarefas se perdiam ou duplicavam. A equipe tinha que abrir dezenas de abas para ler itens no Jira e frequentemente esquecia da avaliação.

Planilhas funcionam, mas exigem um administrador. Espere gastar cerca de 15 horas por mês corrigindo-as.

Ferramentas dedicadas

Ferramentas de priorização oferecem outra abordagem. Após a experiência com Google Sheets, ferramentas como Ducalis surgiram. A interface lembra planilhas, mas inclui o contexto completo do item e funciona mais rápido.

Ducalis permite ajustar critérios sem perder pontuações ou quebrar fórmulas de cálculo. Também destaca divergências de pontuação para mostrar o alinhamento da equipe.

Passo 4: Colete opiniões diversas

Diferentes equipes podem avaliar tarefas juntas: gerentes de produto, desenvolvedores, designers e gerentes de vendas. Cada um tem contexto e expertise únicos. Isso torna a avaliação menos subjetiva e mais profissional.

Gerentes de vendas entendem o impacto nas vendas, desenvolvedores conhecem a complexidade do desenvolvimento e profissionais de marketing veem a utilidade da promoção.

Divida os critérios entre diferentes equipes. A avaliação conjunta sincroniza equipes, alinha-as em torno de objetivos e fornece uma visão geral de cada item.

Passo 5: Transforme a priorização em um hábito semanal

A priorização deve ser regular. Novas tarefas e ideias aparecem toda semana ou dia. Algumas podem ser mais relevantes para os objetivos de negócio do que o trabalho já planejado. Reavalie itens consistentemente para garantir que as prioridades permaneçam alinhadas.

Sexta-feira é o dia de avaliação — a equipe organiza o backlog de forma assíncrona e planeja a próxima Sprint. Lembretes semanais no Slack ajudam a manter o hábito.

Resumo

Ninguém quer passar horas avaliando e discutindo tarefas, mesmo sabendo como é importante. A priorização deve ser rápida, fluida e estruturada. Os passos acima ajudam a alcançar isso. Migrar de chamadas longas para um processo automatizado reduziu o tempo para cerca de 20 minutos em priorização e outros 0,5% do tempo da equipe em discussões toda semana.

Implemente este guia e economize centenas de horas da sua equipe para o trabalho real.