Melhore o planejamento de Sprints com reavaliação de tarefas

A reavaliação de tarefas constrói alinhamento da equipe, reduz o tempo de planejamento de Sprints e garante que as Sprints contenham apenas trabalho de alta prioridade. Este guia mostra como automatizar a organização do Backlog e dedicar o mínimo de tempo à reavaliação.

Por que reavaliar tarefas antes do planejamento de Sprint

Há dois anos, trabalhamos na ferramenta de promoção de eventos, Tendee, e recebíamos continuamente solicitações de funcionalidades dos nossos clientes.

Naquela época, eu era gerente de relacionamento com clientes. Eu corria até os desenvolvedores dizendo: 'Super importante! Muito urgente! Está pegando fogo!' Eles não conseguiam entender por que estávamos criando a funcionalidade. E nós, gerentes, pensávamos: 'É tão fácil e rápido, por que não? Eles sempre inventam dificuldades.'

Nadya, gerente de produto

A equipe não entendia quais tarefas eram mais importantes. Não havia uma visão compartilhada dos objetivos. Longas discussões não resolviam o problema. Foi quando começamos a priorizar — primeiro com Google Sheets, depois com nossa ferramenta, Ducalis. Avaliávamos todas as novas tarefas uma vez por semana.

A priorização funcionou bem. Mas depois de um mês, um problema apareceu — muitas tarefas ficaram desatualizadas. Algumas estavam em andamento, outras estavam paradas no Backlog. Elas se misturavam com novos itens, superando-os pelas pontuações de priorização. As prioridades máximas mostraram-se irrelevantes. O planejamento de Sprint nos levava algumas horas.

Então decidimos começar a reavaliar — resetar as pontuações antigas após um certo período e avaliar as tarefas mais uma vez. Considerávamos as novas prioridades durante as reuniões, e a discussão se tornou muito mais eficaz.

Como a reavaliação de tarefas aumenta a eficiência do planejamento de Sprint

Reavaliar o Backlog antecipadamente resolve vários problemas que as equipes enfrentam durante as reuniões de planejamento.

Consciência da equipe sobre os objetivos

Qualquer pessoa da equipe pode perder o foco, mergulhar nas suas tarefas e perder novas prioridades. O resultado — trabalhar em tarefas que não são mais relevantes.

A organização do Backlog antes do planejamento ajuda você a entender o que a equipe está fazendo, para onde está indo e como as prioridades mudaram.

Recentemente, de repente tive que reavaliar 65 tarefas (sem preocupações, precisávamos disso no nosso caso). Quando reli gradualmente todas as tarefas revisando seu valor, tive uma sensação satisfatória. Estava obtendo a visão geral do nosso curso na minha cabeça. Eu podia ver claramente o que toda a equipe e eu pessoalmente estamos fazendo para o propósito.

Nadya, gerente de produto

Atualizações de prioridade

O tempo é o recurso mais valioso da equipe. Se você faz tarefas triviais, o recurso é desperdiçado. A reavaliação ajuda você a adicionar apenas tarefas prioritárias à Sprint.

Fica fácil fechar tarefas obsoletas que você não queria excluir antes. Eu costumava pensar: 'Bem, não vai atrapalhar se armazenarmos no Backlog. Vamos mantê-la. Só para não esquecermos. Tenho certeza de que será útil.' Não. Não funciona dessa forma. Principalmente você vai esquecer. E não será útil.

Nadya, gerente de produto

Mesmo o item mais relevante e urgente hoje pode se tornar menos importante em um mês. E você pode começar a implementá-lo. E o que é pior, você pode até esquecer do que se tratava. Tivemos essas tarefas no fundo do nosso Backlog. A reavaliação antes do planejamento de Sprint pode lidar com esses problemas: esclarecer ou excluir.

Você poderia ouvir uma frase como: 'Sim, tenho certeza de que alguns clientes já solicitaram isso, mas não consigo lembrar quem e por quê.' Vimos a dor e tentamos refinar o Backlog: concordamos em cuidar das nossas próprias tarefas pelo menos uma vez por semana. Se possível, cuidar das tarefas de outras pessoas. Adivinha como lidamos com essa promessa? Esquecemos.

Nadya, gerente de produto

Discussões mais curtas

Após a reavaliação, recebemos a lista atualizada de itens com prioridades em ordem decrescente. Discutimos apenas aqueles no topo. O número de itens que podemos levar para a Sprint definimos com antecedência.

As discussões de Sprint começaram a levar não mais de 30 minutos.

Configure o processo de reavaliação

Comece com configurar o processo de avaliação de tarefas se ainda não estiver configurado. Avaliação e reavaliação devem ser um ritual único com regras claras.

1. Determine o período de reavaliação

Com que frequência você reavalia depende do projeto e formato de trabalho. Usamos Sprints semanais. Com Tendee, reavaliávamos os itens a cada 30 dias.

A nova ferramenta, Ducalis, está se desenvolvendo muito mais rápido. Interagimos com nossos clientes frequentemente e recebemos feedback e solicitações semanalmente. Por isso reduzimos o tempo de expiração da pontuação para 21 dias.

Automação

O Ducalis descarta as pontuações de cada item automaticamente no horário que você definir. Não é necessário monitorar a expiração da pontuação.

As tarefas simplesmente aparecem no momento certo na sua grade de avaliação. A reavaliação está entrelaçada com a avaliação como um todo. Itens antigos com pontuações descartadas entram na mesma lista com os novos.

2. Defina o prazo

A lista de prioridades deve estar pronta no horário da reunião. Não há sentido em arrastar a avaliação por uma semana inteira. Escolhemos sexta-feira como nosso dia de organização do Backlog, já que o planejamento de Sprint sempre acontece nas segundas-feiras.

3. Configure lembretes

Configure lembretes ou designe uma pessoa responsável por avisar. Sem lembretes, alguém certamente vai esquecer da avaliação.

Automação

O Ducalis envia lembretes automaticamente no horário que você definir.

Recebemos lembretes nos nossos canais do Slack toda sexta-feira. Eles nos dizem quantos itens cada membro da equipe ainda precisa priorizar.

Um bônus — você recebe reconhecimento se já avaliou tudo no horário do lembrete. Você pode personalizar a mensagem de reconhecimento. Gostamos de mudá-las semanalmente para surpreender e entreter uns aos outros. Queremos que sejam bobas e engraçadas, mas você pode definir mensagens sérias e significativas.

"Molodetz" significa "Muito bem!", "Bom trabalho!".

Assim, a avaliação se tornou um jogo. Algumas pessoas da equipe sempre querem ser elogiadas, então avaliam tarefas pontualmente.

Resumo

A reavaliação revive o Backlog, o limpa de tarefas obsoletas e torna o planejamento de Sprint super eficiente.

Quando a reavaliação é seu ritual:

• A equipe tem uma visão clara dos objetivos relevantes
• Apenas tarefas essenciais estão na sua lista de tarefas
• Você elimina longas discussões de planejamento

Experimente uma nova forma de melhorar as reuniões de planejamento de Sprint agora, antes que seus objetivos expirem.