Guia de Declaração de Problemas

Escreva declarações de problemas claras para melhorar o alinhamento da equipe e acelerar a priorização. Itens bem definidos ajudam as equipes a entender as tarefas claramente, reduzir mal-entendidos e entregar melhores resultados mais rapidamente.

Uma história cheia de dor

As declarações de problemas costumavam ser nosso ponto mais fraco. Desperdiçamos horas discutindo sobre o que fazer. Muitas tarefas deram errado por causa de mal-entendidos, e nosso Backlog cresceu com Itens incompletos.

Descobrimos o problema raiz quando começamos a priorizar. Configuramos Critérios no Ducalis e tentamos atribuir pontuações para identificar quais Itens teriam maior impacto no produto. Foi quando percebemos que as tarefas em si não eram claras e impossíveis de avaliar. A priorização parou onde começou. A equipe estava confusa e desalinhada. Cada pessoa interpretava as tarefas de forma diferente e atribuía pontuações completamente diferentes. Nenhum de nós conseguia entender no que a equipe estava trabalhando.

Pontuações dispersas indicam desalinhamento da equipe

Implementamos regras claras de declaração de problemas, que compartilhamos neste artigo. Agora gastamos mais tempo nas descrições dos Itens, mas elas são claras mesmo sem contexto completo.

Declarações claras de Itens otimizam as horas de trabalho e reduzem erros. Quanto menos perguntas forem necessárias ao ler, mais rápido e melhor o trabalho é feito.

Princípios gerais

O desenvolvimento de projetos começa com uma declaração de problema.

Um Item é a entidade-chave de trabalho. Ele define o que fazer, como testar e qual resultado alcançar. Os Itens são normalmente escritos por um relator. Não peça aos responsáveis que escrevam as declarações de problemas sozinhos—eles podem perder nuances, e sua visão pode diferir.

1. Claro e breve

Qualquer pessoa da equipe deve entender o problema sem contexto completo. Revise o texto e antecipe as perguntas que os membros da equipe possam ter. Responda-as diretamente na descrição. Verifique duas vezes o que você escreveu. Seja breve—não um ensaio livre, mas mais do que duas frases.

2. Específico e fundamentado

Todas as referências devem conter hiperlinks para materiais relacionados. Adicione capturas de tela quando possível. Anexe arquivos existentes (imagens, documentos ou itens semelhantes) que os responsáveis possam precisar. Não faça as pessoas adivinharem ou procurarem dados.

3. Legível

Torne o texto fácil de entender. Ajude os responsáveis a identificar pontos essenciais—evite descrições densas e não estruturadas. Use parágrafos, marcadores, listas numeradas, texto em negrito e itálico. Destaque todos os detalhes essenciais.

4. Razoável

Divida Itens grandes em subtarefas para pontos de verificação intermediários. Caso contrário, você pode acabar com o resultado errado. Se você não conseguir dividir um problema complexo em tarefas intermediárias, considere se ele tem um ponto final claro e deve existir nesta forma.

Estrutura do Item

Um Item deve ter várias seções obrigatórias destacadas com texto em negrito.

1. Problema

Este parágrafo descreve o problema a ser resolvido dentro da tarefa. Descreva-o com detalhes suficientes para que os responsáveis entendam o que devem fazer e por quê. Quanto mais claramente você descrever o problema, mais provável será que o responsável o entenda profundamente e ofereça soluções alternativas.

2. Resultado

Este parágrafo descreve o resultado desejado. Quanto mais detalhada esta seção, mais claro será para os responsáveis entenderem o que você espera e quais resultados alcançar. Para os testadores, ela descreve o que verificar.

3. Solução ou Comentários (opcional)

Use este parágrafo quando o relator souber como resolver o problema. Outros participantes também podem escrever seus comentários aqui.

Você pode gastar um tempo significativo selecionando Critérios que atendam perfeitamente aos valores e objetivos do seu produto. Mas para avaliar uma tarefa por esses Critérios, você precisa de uma imagem clara de como ela influencia o resultado. Você consegue fazer isso se não puder entender completamente do que se trata a tarefa?

Um Item bem escrito economiza tempo na Avaliação, discussão e implementação, reduzindo assim os custos. Gaste mais tempo na descrição do problema e pense duas vezes em vez de trabalhar duas vezes.

Sinta-se à vontade para usar e personalizar nosso guia. Compartilhe este artigo se você achá-lo útil. Vamos tornar o trabalho mais fácil uns para os outros.

Bônus

Criamos um plugin com um modelo baseado no nosso guia. Ele adiciona automaticamente as seções Problema, Resultado e Solução quando você cria uma nova tarefa. Funciona com Google Chrome + Jira. Obtenha aqui gratuitamente.