Resolvendo o pesadelo da priorização

O problema de priorização não é sobre funcionalidades—é sobre colisões, escolhas, compromissos e conflitos. Esta é a nossa história de luta contra o caos da priorização e construção de um framework que funciona. Se isso ressoar com você, considere tentar nossa abordagem.

O problema com a priorização e o alinhamento de equipe

CEOs exigem uma funcionalidade, concorrentes lançam outra, seus maiores clientes solicitam algo diferente, conselheiros pressionam por prioridades diferentes e sua equipe de produto tem sua própria visão. Antes de dizer "Sim" a qualquer solicitação, pergunte: Isso se encaixa na visão? É um passo à frente? Isso importará daqui a 5 anos?

Des Traynor da Intercom sobre priorização

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Hiten Shah disse honestamente que problemas de priorização arruinaram o KissMetrics. Ele lançava "bombas Hiten" na equipe—novas ideias, novas direções, coisas brilhantes que ele criava. "Boas ou ruins, nenhuma das minhas ideias era baseada em qualquer tipo de framework ou filtro. Eu estava atirando no escuro. Pensando que estava ajudando a focar e executar. Eu estava completamente errado." A equipe estava dispersa e eles perderam tudo.

"Meu erro de um bilhão de dólares" por Hiten Shah do KissMetrics

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Steli Efti da Close.io recentemente escreveu um post sobre a importância da comunicação excessiva em equipes remotas. Você precisa garantir que sua equipe permaneça em contato, muito além do necessário para realizar o trabalho. Todos devem saber não apenas Quem está fazendo O Quê, mas também Por Quê.

Post do LinkedIn por Steli Efti da Close.io

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Realizar tarefas inúteis é o maior roubo de tempo de uma empresa.

Como o RICE falhou: construindo um framework interno de priorização

Enfrentamos os mesmos problemas. É desafiador manter todos na mesma página em uma equipe remota, às vezes trabalhando de diferentes fusos horários. Clientes exigiam funcionalidades, gerentes ofereciam ideias, desenvolvedores tinham sua própria visão de produto. A lista de itens crescia rapidamente. Tarefas sem importância eram aleatoriamente puxadas do Backlog e transferidas para desenvolvimento sem aviso. Gerentes de produto continuavam perguntando "Por que estamos fazendo isso? As prioridades mudaram!"

Tentamos discutir todos os nossos itens do Jira Cloud toda semana. Acompanhamos coisas importantes no Google Keep. Adicionamos plugins sofisticados do Jira Cloud. Nada disso estava ajudando. Era uma bagunça.

A razão: não tínhamos critérios objetivos comuns para avaliar a importância dos itens. Cada um de nós estava perseguindo seus próprios interesses, e o trabalho remoto estava transformando tudo em caos completo. Foi quando decidimos tentar frameworks de priorização existentes.

Por que o RICE não funcionou

Começamos com o RICE Score—um framework de priorização de quatro fatores para avaliar ideias de produto: Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.

Modelo de priorização RICE

Mas não funcionou para nós. As equipes estavam confusas sobre Impacto. Todos tinham sua própria visão do que é impactante. Deveríamos valorizar um item pelo impacto financeiro ou de confiabilidade?

Desenvolvedores valorizavam a refatoração de código como crucial para o produto. Mas corrigir o layout do artigo da central de ajuda parecia uma perda de tempo. E vice-versa para os gerentes.

O maior problema com o RICE—ele não ajuda cada membro da equipe a ter em mente o que exatamente é impactante agora.

Corrigindo o RICE: sincronizando equipes sobre impacto

Melhorar a priorização não é sobre uma ferramenta ou um framework. É sobre consertar a colaboração quebrada. Discutimos o que é importante e criamos uma lista de requisitos para critérios de avaliação. Eles devem:

• Ser claros e inequívocos
• Refletir objetivos relevantes da empresa
• Considerar metas de negócios, produto, marketing e desenvolvimento
• Considerar pontos de vista de desenvolvedores e gerentes

No final do dia, acabamos com uma mistura de:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point:

• Sales. Influencia a receita de dinheiro (Aquisição do AARRR)
• Activation. Ajuda os usuários a entender como o produto funciona (Ativação do AARRR)
• Retention. Aumenta a motivação do usuário para usar o produto novamente (Retenção do AARRR)
• Service. Nos ajuda a gastar menos tempo no suporte ao cliente sem perda de qualidade (Nosso ponto de dor do negócio)
• FB Ads. Aumenta a quantidade de anúncios do Facebook que um usuário lança por meio do nosso produto. Importante para a parceria de marketing do Facebook (Product North Star Metric)
• Time. Tempo gasto no desenvolvimento, complexidade (Esforço do RICE)
• Mass. Quantos clientes, unidades de produto ou quanto dinheiro esta funcionalidade afetará (Alcance do RICE)

Para simplificar o processo de avaliação, pegamos emprestado um modelo de pontuação ponderada: diferentes pesos relativos são atribuídos a diferentes critérios. Por exemplo, o tempo gasto no desenvolvimento deve ter um multiplicador de -3 porque preferimos encontrar vitórias rápidas.

Você atribui uma pontuação de 0 a 3 para cada critério:

• 3 — tem que ter
• 2 — deveria ter
• 1 — poderia ter
• 0 — não terá

Jira Cloud + Google Sheets: casamento e divórcio

Então, tivemos que juntar tudo. Como muitos outros, começamos com o Google Sheets. Automate.io ajudou a extrair dados do Jira Cloud. 5 planilhas como bancos de dados para cálculos. Os resultados foram ótimos nas primeiras semanas.

A primeira versão do nosso framework de priorização ponderada construído com Google Sheets, Jira Cloud e Automate.io

Mas em dois meses nosso novo e brilhante sistema de priorização se tornou um arquivo gigante e lento com muitos problemas:

• A importação de itens estava constantemente travando
• Muitas linhas de dados duplicadas
• Cálculo inflexível
• Dezenas de abas do navegador para ler o contexto do item
• A equipe frequentemente esquecia de avaliar novos itens

Um dos nossos colegas de equipe se tornou um administrador de planilhas. Sua missão era consertar constantemente a planilha.

No final do dia, a equipe estava irritada com uma rotina monótona que ninguém queria perder tempo fazendo.

Construindo nossa própria ferramenta para priorização rápida

Finalmente, decidimos parar de bater no cavalo morto e construir nossa própria ferramenta.

Tentamos tornar a interface o mais rápida e simples possível. Ducalis se assemelha às planilhas usuais, só que as fórmulas não desmoronam. E você não precisa alternar entre abas do navegador—você atribui pontuações, lê o contexto do item e vê descrições de critérios em uma única tela.

Os itens são sincronizados em tempo real. Descrições de critérios aparecem em pop-ups—não é necessário lembrá-las ou mudar para um documento separado. A fórmula de cálculo não travará se você mudar algo, e as pontuações não desaparecerão. A equipe inteira pode atribuir pontuações simultaneamente. Ducalis não congela e a interface funciona super rápido. Você pode avaliar dezenas de itens em poucos minutos sem tirar as mãos do teclado.

Interface super rápida, atalhos de teclado, modo de foco, etc.

Visão panorâmica das prioridades da equipe

Após a avaliação, as pontuações são calculadas e os itens classificados no Backlog automaticamente. Você pode ver rapidamente o panorama geral das tarefas mais importantes do projeto. Todos os detalhes necessários como status do item, sprint, prioridade e descrição estão em uma tela.

Uma visão panorâmica das principais prioridades da equipe

Cada projeto é único

Então, começamos a usar os Quadros do Ducalis para avaliar diferentes projetos—dois Quadros de desenvolvimento de produto e um Quadro de plano de marketing. Um Quadro é uma combinação do O Quê (itens e tarefas), do Quem (colegas de equipe) e do Como (critérios).

Percebemos que podemos aplicar a mesma abordagem em muitas áreas:

• Solicitações de funcionalidades
• Correção de bugs
• Tarefas de marketing
• Ideias de conteúdo

Usamos três Quadros do Ducalis—dois para ideias de funcionalidades e um para tarefas de marketing

Resultados extremamente positivos

• Todo o processo leva apenas 15-20 minutos se você organizar as tarefas semanalmente
• Você pode ver qual é a prioridade da sua equipe e o que não é
• Os itens do Backlog são avaliados por toda a equipe, não por gerentes específicos
• Qualquer número de usuários pode avaliar simultaneamente
• As configurações sempre podem ser ajustadas: você pode adicionar/remover usuários e critérios sem perda de dados
• Não é necessário alternar abas: contexto do item e descrições de critérios estão em uma única tela
• Sincronização em tempo real—se o item mudar no rastreador, ele muda no Ducalis
• Notificações do Slack e e-mail lembram a equipe sobre a avaliação e criam um hábito forte
• Toda a equipe entende os objetivos e prioridades da empresa

Aqui você pode ler sobre o fluxo de trabalho do Ducalis com mais detalhes.

Isso faz mágica para a equipe quando olham para o Backlog—não apenas veem o que é importante, mas também entendem por quê. Sim, cada um percebe as tarefas de forma diferente. Mas isso é um bônus legal porque você coleta opiniões diversas.

Percorremos um longo e doloroso caminho. Após um ano usando o Ducalis, chegamos à conclusão de que o Google Sheets não é adequado para priorização colaborativa. A única solução viável é substituí-lo por uma ferramenta dedicada.

Depoimentos dos primeiros usuários

Lançamos em 16 de março de 2020. O número de solicitações foi dez vezes maior do que poderíamos imaginar. Priorização com planilhas era uma dor comum que agora poderia ser curada.

O feedback que recebemos após os primeiros testes

A melhor ferramenta para refinamento de backlog.

Coisa legal! Especialmente, gosto da expiração da pontuação.

Assim que vi, soube—precisamos disso.

Abordei este tópico de diferentes ângulos, e parece ser a melhor solução até agora.

Levamos eu e meu outro colega cerca de duas horas e meia no total para avaliar 80 funcionalidades. Isso é rápido.

Ducalis é um fluxo de trabalho pronto.

Ajuda toda a equipe a entender para onde estamos indo.