Priorizar tarefas rapidamente

As equipas acumulam milhares de ideias de produto e pedidos de funcionalidades dos clientes. Decidir onde focar é o desafio. Este guia mostra como estabelecer um processo de priorização rápido e estruturado com base em experiência comprovada.

Por que razão as reuniões e os frameworks sozinhos não funcionam

Discutir todas as tarefas durante sincronizações online revelou-se ineficiente. Rever 100 itens requer horas, e as equipas perdem o foco após a primeira hora. Apenas 20% dos itens planeados são revistos. A comunicação torna-se o maior obstáculo.

"A comunicação é o maior desafio. É difícil saber o que cada equipa e pessoa está a priorizar e como gostam de trabalhar." Hiten Shah

Os frameworks de priorização ajudam a estruturar a avaliação. Os membros da equipa atribuem pontuações de forma assíncrona com base em critérios. Começar com Google Sheets permitiu discutir apenas as tarefas com pontuação elevada.

Frameworks como RICE, REAN e KANO facilitam a priorização, mas não resolvem tudo. Ainda precisa de processos para fornecer o contexto completo dos itens e recolher opiniões de forma eficiente.

Os frameworks são o primeiro passo. Precisa de um processo bem estabelecido para os fazer funcionar.

5 passos para priorização rápida de tarefas

Este guia destila as lições aprendidas num processo passo a passo. Pode estabelecer esta abordagem de priorização em cerca de uma semana.

Passo 1: Escrever descrições adequadas dos itens

Compreender uma tarefa requer uma descrição clara. Siga as diretrizes de formulação de problemas:

Clara e breve Qualquer pessoa da equipa deve compreender o problema sem contexto. Seja preciso mas conciso—não perca tempo em explicações longas.

Específica e fundamentada Adicione capturas de ecrã, documentos, links ou materiais de apoio. Não faça as pessoas adivinhar ou procurar dados.

Legível Use parágrafos, marcadores, listas numeradas e estilos de letra. Destaque detalhes essenciais para melhorar a legibilidade.

Razoável Divida tarefas grandes em subtarefas para pontos de verificação intermédios. Não coloque tudo numa única tarefa.

Modelo de formulação de problemas

Problema

Descreva o problema em detalhe suficiente. Quanto melhor o descrever, maior a probabilidade de os colegas oferecerem soluções alternativas.

Resultado

Descreva o resultado desejado e os resultados esperados.

Solução ou comentários (opcional)

Adicione as suas ideias sobre como resolver o problema ou comentários relevantes de clientes ou colegas.

Um exemplo de um item claramente formulado.

Passo 2: Definir critérios de avaliação claros

Pode usar um framework de priorização, mas nenhum framework único funciona para todas as equipas. Combine critérios de vários frameworks e personalize-os para a sua equipa e produto.

Exemplo de combinação:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point

• Sales — Influencia a receita (Acquisition do AARRR)
• Activation — Ajuda os utilizadores a compreender como o produto funciona (Activation do AARRR)
• Retention — Aumenta a motivação para usar o produto novamente (Retention do AARRR)
• Service — Reduz o tempo de suporte ao cliente sem perda de qualidade (Business Pain Point)
• FB Ads — Aumenta os Facebook Ads lançados através do produto (Product North Star Metric)
• Time — Tempo de desenvolvimento necessário (Effort do RICE)
• Mass — Número de clientes afetados (Reach do RICE)

Avalie cada critério numa escala de 0 a 3. Algumas equipas usam a Sequência de Fibonacci, mas uma escala simples funciona bem sem adicionar complexidade.

Passo 3: Escolher ferramentas de priorização

As ferramentas proporcionam três benefícios principais:

Rápidas A avaliação assíncrona em ferramentas ou folhas de cálculo é mais rápida do que discutir tudo em chamadas.

Flexíveis Nem todos os critérios têm igual valor. O Tempo de Desenvolvimento tem impacto negativo, enquanto a Retenção pode ser mais significativa do que as Vendas. As ferramentas permitem ajustar rapidamente os pesos dos critérios.

Automatizadas O tempo é um recurso essencial. Gaste-o na priorização, mas muito menos do que na implementação de tarefas. As ferramentas automatizam o processo e poupam tempo para o trabalho real.

Como automatizar a priorização

Folhas de cálculo

Google Sheets, Notion, AirFocus e Coda funcionam bem quando pode configurar fórmulas de cálculo.

Começar com Google Sheets significou carregar itens do Jira e avaliá-los lá. A priorização tornou-se mais rápida inicialmente, mas deixou de funcionar após algumas semanas. As fórmulas falhavam, as folhas de cálculo congelavam e as tarefas perdiam-se ou duplicavam-se. A equipa tinha de abrir dezenas de separadores para ler os itens no Jira e muitas vezes esquecia-se da avaliação.

As folhas de cálculo funcionam, mas requerem um administrador. Espere gastar cerca de 15 horas por mês a corrigi-las.

Ferramentas dedicadas

As ferramentas de priorização oferecem outra abordagem. Após a experiência com Google Sheets, surgiram ferramentas como Ducalis. A interface assemelha-se a folhas de cálculo, mas inclui o contexto completo do item e executa mais rapidamente.

Ducalis permite ajustar critérios sem perder pontuações ou quebrar fórmulas de cálculo. Também destaca divergências de pontuação para mostrar o alinhamento da equipa.

Passo 4: Recolher opiniões diversas

Diferentes equipas podem avaliar tarefas em conjunto: gestores de produto, programadores, designers e gestores de vendas. Cada um tem contexto e conhecimentos únicos. Isto torna a avaliação menos subjetiva e mais profissional.

Os gestores de vendas compreendem o impacto nas vendas, os programadores conhecem a complexidade de desenvolvimento e os profissionais de marketing veem a utilidade da promoção.

Divida os critérios entre diferentes equipas. A avaliação conjunta sincroniza as equipas, alinha-as em torno dos objetivos e proporciona uma visão geral de cada item.

Passo 5: Tornar a priorização um hábito semanal

A priorização deve ser regular. Novas tarefas e ideias surgem todas as semanas ou dias. Algumas podem ser mais relevantes para os objetivos de negócio do que o trabalho já planeado. Reavalie os itens de forma consistente para garantir que as prioridades se mantêm alinhadas.

Sexta-feira é o dia de avaliação—a equipa prepara o Backlog de forma assíncrona e planeia o Sprint futuro. Lembretes semanais no Slack ajudam a manter o hábito.

Resumo

Ninguém quer passar horas a avaliar e discutir tarefas, mesmo sabendo a importância disso. A priorização deve ser rápida, fluida e estruturada. Os passos acima ajudam a alcançar isso. A mudança de chamadas longas para um processo automatizado reduziu o tempo para cerca de 20 minutos na priorização e outros 0,5% do tempo da equipa em discussões todas as semanas.

Implemente este guia e poupe centenas de horas da sua equipa para o trabalho real.