Melhorar o planeamento de Sprint com reavaliação de tarefas

A reavaliação de tarefas constrói alinhamento na equipa, reduz o tempo de planeamento de Sprint e garante que os Sprints contêm apenas trabalho de alta prioridade. Este guia mostra-lhe como automatizar o grooming de Backlog e dedicar tempo mínimo à reavaliação.

Por que reavaliar tarefas antes do planeamento de Sprint

Há dois anos, trabalhámos na ferramenta de promoção de eventos, Tendee, e recebíamos continuamente pedidos de funcionalidades dos nossos clientes.

Nessa altura, eu era gestora de clientes. Corria para os programadores dizendo: 'Super importante! Muito urgente! A arder!' Eles não conseguiam perceber por que estávamos a criar a funcionalidade. E nós, gestores, pensávamos: 'É tão fácil e rápido, por que não? Estão sempre a inventar dificuldades.'

Nadya, Product manager

A equipa não percebia quais tarefas eram mais importantes. Não havia uma visão partilhada dos objetivos. Discussões longas não resolviam o problema. Foi então que começámos a priorizar—primeiro com Google Sheets, depois com a nossa ferramenta, Ducalis. Avaliávamos todas as novas tarefas uma vez por semana.

A priorização funcionou bem. Mas após um mês, surgiu um problema—muitas tarefas ficaram desatualizadas. Algumas estavam em progresso, outras estavam mortas no Backlog. Estavam misturadas com novos pedidos, superando-os por pontuações de priorização. As principais prioridades revelaram-se irrelevantes. O planeamento de Sprint demorava-nos algumas horas.

Por isso decidimos começar a reavaliar—reinicializar as pontuações antigas após um determinado período e avaliar as tarefas novamente. Considerámos as novas prioridades durante as reuniões, e a discussão tornou-se muito mais eficaz.

Como a reavaliação de tarefas aumenta a eficiência do planeamento de Sprint

Reavaliar o Backlog antecipadamente resolve vários problemas que as equipas enfrentam durante reuniões de planeamento.

Consciência da equipa sobre objetivos

Qualquer pessoa na equipa pode perder o foco, atolada nas suas tarefas, e perder novas prioridades. O resultado—trabalhar em tarefas que já não são relevantes.

O grooming de Backlog antes do planeamento ajuda a perceber o que a equipa está a fazer, para onde se dirige e como as prioridades mudaram.

Recentemente, de repente tive de reavaliar 65 tarefas (não se preocupe, precisávamos disso no nosso caso). Quando reli gradualmente todas as tarefas revendo o seu valor, tive uma sensação satisfatória. Estava a obter a visão geral do nosso curso na minha cabeça. Podia ver claramente o que toda a equipa e eu pessoalmente estamos a fazer para o objetivo.

Nadya, Product manager

Atualizações de prioridades

O tempo é o recurso mais valioso da equipa. Se fizer tarefas triviais, o recurso é desperdiçado. A reavaliação ajuda a adicionar apenas tarefas prioritárias ao Sprint.

Torna-se fácil fechar tarefas obsoletas que não queria eliminar antes. Costumava pensar: 'Bem, não incomoda se as guardarmos no Backlog. Vamos mantê-las. Só para não esquecermos. Tenho a certeza de que será útil.' Não. Não funciona assim. Principalmente vai esquecer-se. E não será útil.

Nadya, Product manager

Mesmo o pedido mais relevante e urgente hoje pode tornar-se menos importante num mês. E pode começar a implementá-lo. E o que é pior, pode até esquecer-se do que se tratava. Tivemos tais tarefas no fundo do nosso Backlog. A reavaliação antes do planeamento de Sprint pode lidar com tais questões: clarificar ou eliminar.

Podia ouvir-se uma frase como: 'Sim, tenho a certeza de que alguns clientes já o pediram, mas não me lembro de quem e porquê.' Vimos a dor e tentámos refinar o Backlog: acordámos cuidar das nossas próprias tarefas pelo menos uma vez por semana. Se possível, cuidar das tarefas de outras pessoas. Adivinha como cumprimos essa promessa? Esquecemo-nos.

Nadya, Product manager

Discussões mais curtas

Após a reavaliação, recebemos a lista atualizada de pedidos com prioridades em ordem decrescente. Discutimos apenas os do topo. O número de pedidos que podemos levar para o Sprint definimos antecipadamente.

As discussões de Sprint começaram a demorar não mais de 30 minutos.

Configurar o processo de reavaliação

Comece por configurar o processo de avaliação de tarefas se ainda não estiver configurado. A avaliação e reavaliação devem ser um único ritual com regras claras.

1. Determinar o período de reavaliação

A frequência com que reavalia depende do projeto e formato de trabalho. Usamos Sprints semanais. Com o Tendee, reavaliávamos os pedidos uma vez a cada 30 dias.

A nova ferramenta, Ducalis, está a desenvolver-se muito mais rapidamente. Interagimos com os nossos clientes frequentemente e recebemos feedback e pedidos semanalmente. Por isso reduzimos o tempo de expiração da pontuação para 21 dias.

Automatização

Ducalis descarta as pontuações para cada pedido automaticamente no momento que definir. Não é necessário monitorizar a expiração da pontuação.

As tarefas simplesmente aparecem no momento certo na sua grelha de avaliação. A reavaliação está entrelaçada com a avaliação como um todo. Pedidos antigos com pontuações descartadas ficam na mesma lista com os novos.

2. Definir o prazo

A lista de prioridades deve estar pronta até ao momento da reunião. Não há razão para arrastar a avaliação durante uma semana inteira. Escolhemos sexta-feira como o nosso dia de grooming de Backlog, uma vez que o planeamento de Sprint acontece sempre às segundas-feiras.

3. Configurar lembretes

Configure lembretes ou atribua uma pessoa responsável por avisar. Sem lembretes, alguém vai certamente esquecer-se da avaliação.

Automatização

Ducalis envia lembretes automaticamente no momento que definir.

Recebemos lembretes nos nossos canais de Slack todas as sextas-feiras. Dizem-nos quantos pedidos cada membro da equipa ainda tem de priorizar.

Um bónus—recebe apreciação se já tiver avaliado tudo até ao momento do lembrete. Pode personalizar a mensagem de recompensa. Gostamos de alterá-las semanalmente para surpreender e entreter uns aos outros. Queremos que sejam tolas e engraçadas, mas pode definir mensagens sérias e significativas.

"Molodetz" significa "Bem feito!", "Muito bem!".

Assim a avaliação tornou-se um jogo. Algumas pessoas na equipa querem sempre ser elogiadas, por isso avaliam tarefas a tempo.

Resumo

A reavaliação revive o Backlog, limpa-o de tarefas obsoletas e torna o planeamento de Sprint super-eficiente.

Quando a reavaliação é o seu ritual:

• A equipa tem uma visão clara dos objetivos relevantes
• Apenas tarefas essenciais estão na sua lista de tarefas
• Elimina discussões longas de planeamento

Experimente uma nova forma de melhorar reuniões de planeamento de Sprint agora, antes que os seus objetivos expirem.