Resolver o Pesadelo da Priorização

O problema da priorização não é sobre funcionalidades—é sobre colisões, escolhas, compromissos e conflitos. Esta é a nossa história de luta contra o caos de priorização e construção de um modelo que funciona. Se isto fizer sentido, considere experimentar a nossa abordagem.

O Problema com a Priorização e o Alinhamento de Equipa

Os CEOs exigem uma funcionalidade, os concorrentes lançam outra, os seus maiores clientes pedem algo diferente, os consultores impulsionam prioridades diferentes e a sua equipa de produto tem a sua própria visão. Antes de dizer "Sim" a qualquer pedido, pergunte: Isto encaixa na visão? É um passo em frente? Vai importar daqui a 5 anos?

Des Traynor da Intercom sobre priorização

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Hiten Shah disse honestamente que problemas de priorização arruinaram a KissMetrics. Ele lançava "bombas Hiten" na equipa—novas ideias, novas direções, coisas brilhantes que ele inventava. "Boas ou más, nenhuma das minhas ideias era baseada em qualquer tipo de modelo ou filtro. Estava a atirar à sorte. Pensava que estava a ajudar-nos a focar e executar. Estava completamente errado." A equipa estava dispersa e eles perderam tudo.

"My Billion Dollar Mistake" por Hiten Shah da KissMetrics

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Steli Efti da Close.io escreveu recentemente uma publicação sobre a importância da comunicação excessiva em equipas remotas. Tem de garantir que a sua equipa se mantém em contacto, muito além do que é necessário para concluir o trabalho. Todos devem saber não apenas Quem está a fazer O Quê, mas também Porquê.

Publicação no LinkedIn por Steli Efti da Close.io

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Executar tarefas inúteis é o maior roubo de tempo da empresa.

Como o RICE Falhou: Construir um Modelo de Priorização Interno

Enfrentámos os mesmos problemas. É desafiante manter todos na mesma página numa equipa remota, por vezes a trabalhar em fusos horários diferentes. Os clientes exigiam funcionalidades, os gestores ofereciam ideias, os programadores tinham a sua própria visão do produto. A lista de Itens estava a crescer rapidamente. Tarefas sem importância eram retiradas aleatoriamente do backlog e transferidas para desenvolvimento sem aviso. Os gestores de produto perguntavam continuamente "Porque é que estamos sequer a fazer isto? As prioridades mudaram!"

Tentámos discutir todos os nossos Itens do Jira Cloud todas as semanas. Monitorizámos as coisas importantes no Google Keep. Adicionámos plugins elegantes do Jira Cloud. Nada disto estava a ajudar. Era uma confusão.

A razão: não tínhamos critérios objetivos comuns para avaliar a importância dos Itens. Cada um de nós estava a perseguir os seus próprios interesses, e o trabalho remoto estava a transformar tudo em caos completo. Foi então que decidimos experimentar modelos de priorização existentes.

Porque é que o RICE Não Funcionou

Começámos com o RICE Score—um modelo de priorização de quatro fatores para avaliar ideias de produto: Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.

Modelo de priorização RICE

Mas não funcionou para nós. As equipas estavam confusas sobre o Impacto. Todos tinham a sua própria visão do que é impactante. Devemos valorizar um Item pelo impacto monetário ou de fiabilidade?

Os programadores valorizavam a refatorização de código como crucial para o produto. Mas corrigir o layout do artigo da central de ajuda parecia um desperdício de tempo. E vice-versa para os gestores.

O maior problema com o RICE—não ajuda cada membro da equipa a ter em mente o que é exatamente impactante neste momento.

Corrigir o RICE: Sincronizar Equipas no Impacto

Melhorar a priorização não é sobre uma ferramenta ou um modelo. É sobre corrigir a colaboração quebrada. Discutimos o que é importante e criámos uma lista de requisitos para critérios de avaliação. Eles devem:

• Ser claros e inequívocos
• Refletir objetivos relevantes da empresa
• Considerar objetivos de negócio, produto, marketing e desenvolvimento
• Considerar os pontos de vista dos programadores e gestores

No final do dia, acabámos com uma mistura de:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point:

• Sales. Influencia o rendimento monetário (Aquisição do AARRR)
• Activation. Ajuda os utilizadores a compreender como o produto funciona (Ativação do AARRR)
• Retention. Aumenta a motivação do utilizador para usar o produto novamente (Retenção do AARRR)
• Service. Ajuda-nos a gastar menos tempo no suporte ao cliente sem perda de qualidade (O Nosso Ponto de Dor do Negócio)
• FB Ads. Aumenta a quantidade de Anúncios do Facebook que um utilizador lança através do nosso produto. Importante para a Parceria de Marketing do Facebook (Métrica North Star do Produto)
• Time. Tempo gasto no desenvolvimento, complexidade (Esforço do RICE)
• Mass. Quantos clientes, unidades de produto, ou quanto dinheiro esta funcionalidade vai afetar (Alcance do RICE)

Para simplificar o processo de avaliação, adotámos um modelo de pontuação ponderada: diferentes pesos relativos são atribuídos a diferentes critérios. Por exemplo, o tempo gasto no desenvolvimento deve ter um multiplicador de -3 porque preferimos encontrar vitórias rápidas.

Atribui uma pontuação de 0 a 3 a cada critério:

• 3 — tem de ser
• 2 — deve ser
• 1 — pode ser
• 0 — não será

Jira Cloud + Google Sheets: Casamento e Divórcio

Depois, tivemos de juntar tudo. Como muitos outros, começámos com o Google Sheets. O Automate.io ajudou a extrair dados do Jira Cloud. 5 folhas como bases de dados para cálculos. Os resultados foram excelentes durante as primeiras semanas.

A primeira versão do nosso modelo de priorização ponderada construído com Google Sheets, Jira Cloud e Automate.io

Mas em dois meses o nosso novo sistema brilhante de priorização tornou-se num ficheiro gigante e lento com muitos problemas:

• A importação de Itens estava constantemente a falhar
• Muitas linhas de dados duplicadas
• Cálculo inflexível
• Dezenas de separadores de browser para ler o contexto dos Itens
• A equipa esquecia-se frequentemente de avaliar novos Itens

Um dos nossos colegas tornou-se administrador de folhas de cálculo. A sua missão era corrigir constantemente a folha de cálculo.

No final do dia, a equipa estava irritada com uma rotina aborrecida em que ninguém queria desperdiçar tempo.

Construir a Nossa Própria Ferramenta para Priorização Rápida

Finalmente, decidimos parar de bater no cavalo morto e construir a nossa própria ferramenta.

Tentámos tornar a interface o mais rápida e simples possível. Ducalis assemelha-se às folhas de cálculo habituais, só que as fórmulas não se desmoronam. E não precisa de alternar entre separadores do browser—atribui pontuações, lê o contexto do Item e vê as descrições dos Critérios num único ecrã.

Os Itens sincronizam em tempo real. As descrições dos Critérios aparecem em pop-ups—não é necessário memorizá-los ou alternar para um documento separado. A fórmula de cálculo não vai falhar se mudar algo, e as pontuações não vão desaparecer. A equipa inteira pode atribuir pontuações simultaneamente. Ducalis não congela e a interface funciona super rapidamente. Pode avaliar dezenas de Itens em poucos minutos sem tirar as mãos do teclado.

Interface extremamente rápida, Atalhos, Modo de Foco, etc.

Visão Geral das Prioridades da Equipa

Depois da Avaliação, as pontuações são calculadas e os Itens ordenados no Backlog automaticamente. Pode ver rapidamente a visão geral das tarefas de projeto mais importantes. Todos os detalhes necessários como estado do Item, sprint, prioridade e descrição estão num único ecrã.

Uma visão geral das principais prioridades da equipa

Cada Projeto é Único

Depois, começámos a usar Boards Ducalis para avaliar diferentes projetos—dois Boards de desenvolvimento de produto e um Board de plano de marketing. Um Board é uma combinação do Quê (Itens e tarefas), do Quem (colegas de equipa) e do Como (Critérios).

Percebemos que podemos aplicar a mesma abordagem em muitas áreas:

• Pedidos de funcionalidades
• Correção de bugs
• Tarefas de marketing
• Ideias de conteúdo

Usamos três Boards Ducalis—dois para ideias de funcionalidades e um para tarefas de marketing

Resultados Extremamente Positivos

• Todo o processo leva apenas 15-20 minutos se organizar as tarefas semanalmente
• Pode ver qual é a prioridade da sua equipa e o que não é
• Os Itens do Backlog são avaliados pela equipa inteira, não por gestores específicos
• Qualquer número de utilizadores pode avaliar simultaneamente
• As definições podem sempre ser configuradas: pode adicionar/remover utilizadores e Critérios sem perda de dados
• Não é necessário alternar separadores: o contexto do Item e as descrições dos Critérios estão num único ecrã
• Sincronização em tempo real—se o Item muda no gestor de tarefas, muda em Ducalis
• Notificações do Slack e email lembram a equipa sobre a Avaliação e criam um hábito forte
• A equipa inteira compreende os objetivos e prioridades da empresa

Aqui pode ler sobre o Workflow Ducalis com mais detalhe.

Faz magia à equipa quando olham para o Backlog—não só veem o que é importante, como também compreendem porquê. Sim, todos percecionam as tarefas de forma diferente. Mas isso é um bónus fantástico porque recolhe opiniões diversas.

Percorremos um caminho longo e doloroso. Após um ano a usar Ducalis, chegámos à conclusão de que o Google Sheets não é adequado para priorização colaborativa. A única solução viável é substituí-lo por uma ferramenta dedicada.

Primeiros Testemunhos de Utilizadores

Lançámos a 16 de março de 2020. O número de aplicações revelou-se dez vezes maior do que poderíamos ter imaginado. A Priorização com Folhas de Cálculo era uma dor comum que agora podia ser curada.

O feedback que recebemos após os primeiros testes

A melhor ferramenta para refinamento do backlog.

Coisa fantástica! Especialmente, gosto da expiração de pontuação.

Assim que vi, soube—precisamos disto.

Abordei este tópico de diferentes ângulos, e parece a melhor solução até agora.

Demorou a mim e ao meu outro colega cerca de duas horas e meia no total para avaliar 80 funcionalidades. Isto é rápido.

Ducalis é um workflow pronto a usar.

Ajuda a equipa inteira a compreender para onde nos dirigimos.