Aufgaben schnell priorisieren

Teams sammeln Tausende von Produktideen und Anfragen nach neuen Features von Kunden. Die Entscheidung, wo der Fokus liegen soll, ist die Herausforderung. Dieser Leitfaden zeigt, wie du einen schnellen, strukturierten Priorisierungsprozess auf Basis bewährter Erfahrungen etablierst.

Warum Meetings und Frameworks allein nicht funktionieren

Die Diskussion aller Aufgaben während Online-Abstimmungen erwies sich als ineffizient. 100 Issues zu besprechen, erfordert Stunden, und Teams verlieren nach der ersten Stunde den Fokus. Nur 20 % der geplanten Issues werden besprochen. Kommunikation wird zum größten Engpass.

„Kommunikation ist die größte Herausforderung. Es ist schwierig zu wissen, was jedes Team und jede Person priorisiert und wie sie gerne arbeiten." Hiten Shah

Priorisierungs-Frameworks helfen, die Bewertung zu strukturieren. Teammitglieder vergeben asynchron Punktzahlen basierend auf Kriterien. Der Einstieg mit Google Sheets ermöglichte es, nur hoch bewertete Aufgaben zu besprechen.

Frameworks wie RICE, REAN und KANO erleichtern die Priorisierung, lösen aber nicht alles. Du brauchst weiterhin Prozesse, um den vollständigen Issue-Kontext bereitzustellen und Meinungen effizient zu sammeln.

Frameworks sind der erste Schritt. Du brauchst einen gut etablierten Prozess, um sie funktionieren zu lassen.

5 Schritte zur schnellen Aufgabenpriorisierung

Dieser Leitfaden destilliert die gewonnenen Erkenntnisse in einen schrittweisen Prozess. Du kannst diesen Priorisierungsansatz in etwa einer Woche etablieren.

Schritt 1: Schreibe klare Issue-Beschreibungen

Das Verständnis einer Aufgabe erfordert eine klare Beschreibung. Befolge die Richtlinien für Problemstellungen:

Klar und kurz Jeder im Team sollte das Problem ohne Kontext verstehen. Sei präzise, aber prägnant – verschwende keine Zeit mit langen Erklärungen.

Spezifisch und belegt Füge Screenshots, Dokumente, Links oder unterstützende Materialien hinzu. Lass niemanden raten oder nach Daten suchen.

Lesbar Verwende Absätze, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und Schriftarten. Hebe wesentliche Details hervor, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Angemessen Teile große Aufgaben in Teilaufgaben für Zwischenetappen auf. Packe nicht alles in eine Aufgabe.

Vorlage für Problemstellung

Problem

Beschreibe das Problem ausreichend detailliert. Je besser du es beschreibst, desto wahrscheinlicher werden Teammitglieder alternative Lösungen anbieten.

Ergebnis

Beschreibe das gewünschte Ergebnis und die erwarteten Resultate.

Lösung oder Kommentare (optional)

Füge deine Ideen zur Lösung des Problems oder relevante Kommentare von Kunden oder Teammitgliedern hinzu.

Ein Beispiel eines klar formulierten Issues.

Schritt 2: Definiere klare Bewertungskriterien

Du kannst ein Priorisierungs-Framework verwenden, aber kein einzelnes Framework funktioniert für alle Teams. Kombiniere Kriterien aus mehreren Frameworks und passe sie an dein Team und Produkt an.

Beispiel-Kombination:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point

• Sales – Beeinflusst Umsatzeinkommen (Akquisition aus AARRR)
• Activation – Hilft Nutzenden zu verstehen, wie das Produkt funktioniert (Aktivierung aus AARRR)
• Retention – Erhöht die Motivation, das Produkt erneut zu verwenden (Retention aus AARRR)
• Service – Reduziert die Zeit für Kundensupport ohne Qualitätsverlust (Business Pain Point)
• FB Ads – Erhöht über das Produkt gestartete Facebook Ads (Product North Star Metric)
• Time – Erforderliche Entwicklungszeit (Aufwand aus RICE)
• Mass – Anzahl betroffener Kunden (Reichweite aus RICE)

Bewerte jedes Kriterium auf einer Skala von 0 bis 3. Einige Teams verwenden die Fibonacci-Folge, aber eine einfache Skala funktioniert gut, ohne zusätzliche Komplexität.

Schritt 3: Wähle Priorisierungs-Tools

Tools bieten drei wesentliche Vorteile:

Schnell Asynchrone Bewertung in Tools oder Spreadsheets ist schneller als alles in Calls zu besprechen.

Flexibel Nicht alle Kriterien haben den gleichen Wert. Entwicklungszeit hat negative Auswirkungen, während Retention möglicherweise bedeutender ist als Sales. Tools ermöglichen es dir, Kriteriengewichtungen schnell anzupassen.

Automatisiert Zeit ist eine Kernressource. Verbringe sie mit Priorisierung, aber viel weniger als mit der Implementierung von Aufgaben. Tools automatisieren den Prozess und sparen Zeit für die eigentliche Arbeit.

Wie man Priorisierung automatisiert

Spreadsheets

Google Sheets, Notion, AirFocus und Coda funktionieren gut, wenn du Berechnungsformeln einrichten kannst.

Der Einstieg mit Google Sheets bedeutete, Issues aus Jira hochzuladen und sie dort zu bewerten. Die Priorisierung wurde anfangs schneller, funktionierte aber nach einigen Wochen nicht mehr. Formeln stürzten ab, Spreadsheets froren ein, und Aufgaben gingen verloren oder wurden dupliziert. Das Team musste Dutzende von Tabs öffnen, um Issues in Jira zu lesen und vergaß oft die Bewertung.

Spreadsheets funktionieren, erfordern aber einen Admin. Erwarte etwa 15 Stunden pro Monat, um sie zu reparieren.

Dedizierte Tools

Priorisierungs-Tools bieten einen anderen Ansatz. Nach der Google-Sheets-Erfahrung entstanden Tools wie Ducalis. Die Benutzeroberfläche ähnelt Spreadsheets, enthält aber den vollständigen Issue-Kontext und läuft schneller.

Ducalis ermöglicht es, Kriterien anzupassen, ohne Punktzahlen zu verlieren oder Berechnungsformeln zu beschädigen. Es hebt auch Score-Unstimmigkeiten hervor, um die Team-Übereinstimmung zu zeigen.

Schritt 4: Sammle unterschiedliche Meinungen

Verschiedene Teams können Aufgaben gemeinsam bewerten: Product Manager, Entwickler, Designer und Sales Manager. Jeder hat einen einzigartigen Kontext und Expertise. Das macht die Bewertung weniger subjektiv und professioneller.

Sales Manager verstehen die Auswirkungen auf den Vertrieb, Entwickler kennen die Entwicklungskomplexität, und Marketingexperten sehen den Nutzen für die Werbung.

Teile Kriterien zwischen verschiedenen Teams auf. Gemeinsame Bewertung synchronisiert Teams, richtet sie an Zielen aus und bietet einen Überblick über jedes Issue.

Schritt 5: Mache Priorisierung zu einer wöchentlichen Gewohnheit

Priorisierung muss regelmäßig erfolgen. Neue Aufgaben und Ideen erscheinen jede Woche oder jeden Tag. Einige können relevanter für Geschäftsziele sein als bereits geplante Arbeit. Bewerte Issues konsequent neu, um sicherzustellen, dass Prioritäten ausgerichtet bleiben.

Freitag ist Bewertungstag – das Team pflegt asynchron das Backlog und plant den zukünftigen Sprint. Wöchentliche Erinnerungen in Slack helfen, die Gewohnheit aufrechtzuerhalten.

Zusammenfassung

Niemand möchte Stunden mit der Bewertung und Diskussion von Aufgaben verbringen, selbst wenn man weiß, wie wichtig es ist. Priorisierung sollte schnell, reibungslos und strukturiert sein. Die oben genannten Schritte helfen, das zu erreichen. Der Wechsel von langen Calls zu einem automatisierten Prozess reduzierte die Zeit auf etwa 20 Minuten für Priorisierung und weitere 0,5 % der Teamzeit für Diskussionen jede Woche.

Implementiere diesen Leitfaden und spare deinem Team Hunderte von Stunden für echte Arbeit.