Verbessere die Sprint-Planung durch Aufgaben-Neubewertung

Die Neubewertung von Aufgaben stärkt die Teamausrichtung, verkürzt die Zeit für die Sprint-Planung und stellt sicher, dass Sprints nur hochpriorisierte Arbeit enthalten. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du das Backlog Grooming automatisierst und nur minimale Zeit für die Neubewertung aufwendest.

Warum Aufgaben vor der Sprint-Planung neu bewerten

Vor zwei Jahren arbeiteten wir am Event-Promotion-Tool Tendee und erhielten kontinuierlich Feature-Anfragen von unseren Kunden.

Damals war ich Kundenmanagerin. Ich lief zu den Entwicklern und sagte: 'Super wichtig! Sehr dringend! Absolut brennend!' Sie konnten nicht verstehen, warum wir das Feature erstellen. Und wir Manager dachten: 'Das ist so einfach und schnell, warum nicht? Sie erfinden immer Schwierigkeiten.'

Nadya, Product Managerin

Das Team verstand nicht, welche Aufgaben wichtiger waren. Es gab keine gemeinsame Zielsetzung. Lange Diskussionen lösten das Problem nicht. Dann begannen wir mit der Priorisierung – zuerst mit Google Sheets, dann mit unserem Tool, Ducalis. Wir bewerteten alle neuen Aufgaben einmal pro Woche.

Die Priorisierung funktionierte gut. Aber nach einem Monat trat ein Problem auf – viele Aufgaben waren veraltet. Einige waren in Bearbeitung, andere lagen tot im Backlog. Sie vermischten sich mit neuen Vorgängen und übertrafen diese nach Priorisierungswerten. Die obersten Prioritäten stellten sich als irrelevant heraus. Die Sprint-Planung dauerte mehrere Stunden.

Daher entschieden wir uns, mit der Neubewertung zu beginnen – alte Werte nach einer bestimmten Zeit zurückzusetzen und die Aufgaben erneut zu bewerten. Wir berücksichtigten die neuen Prioritäten während der Meetings, und die Diskussion wurde viel effektiver.

Wie die Neubewertung von Aufgaben die Effizienz der Sprint-Planung steigert

Die vorherige Neubewertung des Backlogs löst mehrere Probleme, mit denen Teams während der Planungsmeetings konfrontiert sind.

Teambewusstsein für Ziele

Jeder im Team kann den Fokus verlieren, sich in seinen Aufgaben verlieren und neue Prioritäten verpassen. Das Ergebnis – Arbeit an Aufgaben, die nicht mehr relevant sind.

Backlog Grooming vor der Planung hilft dir zu verstehen, was das Team macht, wohin es geht und wie sich die Prioritäten geändert haben.

Kürzlich musste ich plötzlich 65 Aufgaben neu bewerten (keine Sorge, wir brauchten das in unserem Fall). Als ich nach und nach alle Aufgaben erneut las und ihren Wert überprüfte, bekam ich ein befriedigendes Gefühl. Ich bekam das größere Bild unseres Kurses in meinem Kopf. Ich konnte klar sehen, was das gesamte Team und ich persönlich für den Zweck tun.

Nadya, Product Managerin

Prioritätsaktualisierungen

Zeit ist die wertvollste Ressource des Teams. Wenn du triviale Aufgaben erledigst, wird die Ressource verschwendet. Die Neubewertung hilft dir, nur priorisierte Aufgaben zum Sprint hinzuzufügen.

Es wird einfach, veraltete Aufgaben zu schließen, die du vorher nicht löschen wolltest. Ich dachte früher: 'Nun, es stört nicht, wenn wir es im Backlog speichern. Lass es uns behalten. Nur damit wir es nicht vergessen. Ich bin sicher, es wird nützlich sein.' Nein. So funktioniert es nicht. Meistens wirst du es vergessen. Und es wird nicht nützlich sein.

Nadya, Product Managerin

Selbst das relevanteste und brennendste Vorgang heute kann in einem Monat weniger wichtig werden. Und du kannst mit der Umsetzung beginnen. Und was noch schlimmer ist, du kannst sogar vergessen, worum es überhaupt ging. Wir hatten solche Aufgaben ganz unten in unserem Backlog. Die Neubewertung vor der Sprint-Planung kann solche Vorgänge handhaben: klären oder löschen.

Man konnte einen Satz hören wie: 'Ja, ich bin sicher, einige Kunden haben es bereits angefordert, aber ich kann mich nicht erinnern, wer und warum.' Wir sahen den Schmerz und versuchten, das Backlog zu verfeinern: vereinbarten, uns mindestens einmal pro Woche um unsere eigenen Aufgaben zu kümmern. Wenn möglich, auch um die Aufgaben anderer Leute. Rate mal, wie wir mit diesem Versprechen zurechtkamen? Wir vergaßen es.

Nadya, Product Managerin

Kürzere Diskussionen

Nach der Neubewertung erhalten wir die aktualisierte Vorgangsliste mit Prioritäten in absteigender Reihenfolge. Wir diskutieren nur die oben. Die Anzahl der Vorgänge, die wir zum Sprint nehmen können, haben wir im Voraus definiert.

Sprint-Diskussionen dauerten nicht mehr als 30 Minuten.

Richte den Neubewertungsprozess ein

Beginne mit der Einrichtung des Aufgabenbewertungsprozesses, falls er noch nicht eingerichtet ist. Bewertung und Neubewertung sollten ein einziges Ritual mit klaren Regeln sein.

1. Bestimme den Neubewertungszeitraum

Wie oft du neu bewertest, hängt vom Projekt und Arbeitsformat ab. Wir verwenden wöchentliche Sprints. Bei Tendee bewerteten wir die Vorgänge alle 30 Tage neu.

Das neue Tool, Ducalis, entwickelt sich viel schneller. Wir interagieren häufig mit unseren Kunden und erhalten wöchentlich Feedback und Anfragen. Deshalb haben wir die Ablaufzeit für Werte auf 21 Tage reduziert.

Automatisierung

Ducalis verwirft die Werte für jeden Vorgang automatisch zu der von dir festgelegten Zeit. Es ist nicht erforderlich, den Ablauf der Werte zu überwachen.

Aufgaben erscheinen einfach zum richtigen Zeitpunkt in deinem Bewertungsgrid. Die Neubewertung ist mit der Bewertung als Ganzes verwoben. Alte Vorgänge mit verworfenen Werten gelangen auf dieselbe Liste wie neue.

2. Lege die Frist fest

Die Prioritätenliste muss bis zur Meetingzeit fertig sein. Es hat keinen Sinn, die Bewertung eine Woche lang zu ziehen. Wir haben Freitag als unseren Backlog-Grooming-Tag gewählt, da die Sprint-Planung immer montags stattfindet.

3. Konfiguriere Erinnerungen

Richte Erinnerungen ein oder weise eine Person zu, die daran erinnert. Ohne Erinnerungen wird jemand die Bewertung sicher vergessen.

Automatisierung

Ducalis sendet automatisch Erinnerungen zu der von dir festgelegten Zeit.

Wir erhalten jeden Freitag Erinnerungen in unseren Slack-Kanälen. Sie teilen uns mit, wie viele Vorgänge jedes Teammitglied noch priorisieren muss.

Ein Bonus – du erhältst Anerkennung, wenn du bereits alles bis zur Ping-Zeit bewertet hast. Du kannst die Belohnungsnachricht anpassen. Wir ändern sie gerne wöchentlich, um uns gegenseitig zu überraschen und zu unterhalten. Wir mögen sie albern und lustig, aber du kannst ernsthafte und bedeutungsvolle festlegen.

„Molodetz" bedeutet „Gut gemacht!", „Attaboy/Attagirl".

So wurde die Bewertung zu einem Spiel. Einige Leute im Team möchten immer gelobt werden, also bewerten sie Aufgaben pünktlich.

Zusammenfassung

Die Neubewertung belebt das Backlog wieder, räumt es von veralteten Aufgaben auf und macht die Sprint-Planung super-effizient.

Wenn die Neubewertung dein Ritual ist:

• Das Team hat eine klare Vision der relevanten Ziele
• Nur wesentliche Aufgaben stehen auf deiner To-do-Liste
• Du eliminierst lange Planungsdiskussionen

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