Der Priorisierungs-Albtraum und seine Lösung

Das Priorisierungsproblem dreht sich nicht um Features – es geht um Kollisionen, Entscheidungen, Kompromisse und Konflikte. Dies ist unsere Geschichte vom Kampf gegen das Priorisierungs-Chaos und dem Aufbau eines funktionierenden Frameworks. Falls sie dich anspricht, probiere unseren Ansatz aus.

Das Problem mit Priorisierung und Team-Alignment

CEOs fordern ein Feature, Wettbewerber liefern ein anderes, deine größten Kunden verlangen etwas anderes, Berater drängen auf andere Prioritäten, und dein Produktteam hat seine eigene Vision. Bevor du zu einer Anfrage „Ja" sagst, frage dich: Passt das zur Vision? Ist es ein Schritt nach vorne? Wird es in 5 Jahren eine Rolle spielen?

Des Traynor von Intercom über Priorisierung

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Hiten Shah sagte ehrlich, dass Priorisierungsprobleme KissMetrics ruiniert haben. Er warf „Hiten-Bomben" ins Team – neue Ideen, neue Richtungen, brillante Einfälle, auf die er kam. „Gut oder schlecht, keine meiner Ideen basierte auf irgendeinem Framework oder Filter. Ich schoss aus der Hüfte. Ich dachte, ich helfe uns zu fokussieren und umzusetzen. Ich lag völlig falsch." Das Team war zerstreut und sie verloren alles.

„My Billion Dollar Mistake" von Hiten Shah von KissMetrics

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Steli Efti von Close.io schrieb kürzlich einen Post über die Bedeutung von Über-Kommunikation in Remote-Teams. Du musst sicherstellen, dass dein Team miteinander in Kontakt bleibt, weit über das hinaus, was für die Arbeit notwendig ist. Alle sollten nicht nur wissen, Wer Was tut, sondern auch Warum.

LinkedIn-Post von Steli Efti von Close.io

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Nutzlose Aufgaben auszuführen ist der größte Zeitdiebstahl im Unternehmen.

Wie RICE scheiterte: Ein internes Priorisierungs-Framework aufbauen

Wir standen vor denselben Problemen. Es ist herausfordernd, alle in einem Remote-Team auf dem gleichen Stand zu halten, manchmal sogar aus verschiedenen Zeitzonen. Kunden forderten Features, Manager boten Ideen an, Entwickler hatten ihre eigene Produktvision. Die Liste der Vorgänge wuchs rasant. Unwichtige Aufgaben wurden zufällig aus dem Backlog gezogen und unangekündigt in die Entwicklung verschoben. Produktmanager fragten ständig „Warum machen wir das überhaupt? Die Prioritäten haben sich geändert!"

Wir versuchten, jede Woche alle unsere Jira Cloud-Vorgänge zu besprechen. Wir verfolgten wichtige Dinge auf Google Keep. Wir fügten schicke Jira Cloud-Plugins hinzu. Nichts davon half. Es war ein Durcheinander.

Der Grund: Wir hatten keine gemeinsamen objektiven Kriterien zur Bewertung der Wichtigkeit von Vorgängen. Jeder von uns verfolgte seine eigenen Interessen, und Remote-Arbeit verwandelte alles in komplettes Chaos. Da beschlossen wir, bestehende Priorisierungs-Frameworks auszuprobieren.

Warum RICE nicht funktionierte

Wir begannen mit dem RICE-Score – ein Vier-Faktoren-Priorisierungs-Framework zur Bewertung von Produktideen: Reichweite, Auswirkung, Sicherheit und Aufwand.

RICE-Priorisierungsmodell

Aber es funktionierte nicht für uns. Die Teams waren verwirrt über die Auswirkung. Jeder hatte sein eigenes Bild davon, was wirkungsvoll ist. Sollten wir einen Vorgang nach Geld- oder Zuverlässigkeits-Auswirkung bewerten?

Entwickler bewerteten Code-Refactoring als entscheidend für das Produkt. Aber die Korrektur des Layouts im Hilfecenter-Artikel schien wie Zeitverschwendung. Und umgekehrt für die Manager.

Das größte Problem mit RICE – es hilft nicht jedem Teammitglied, im Kopf zu behalten, was gerade genau wirkungsvoll ist.

RICE reparieren: Teams bei der Auswirkung synchronisieren

Die Verbesserung der Priorisierung dreht sich nicht um ein Tool oder Framework. Es geht darum, defekte Zusammenarbeit zu reparieren. Wir besprachen, was wichtig ist, und kamen auf eine Liste von Anforderungen für Bewertungskriterien. Sie müssen:

• Klar und eindeutig sein
• Relevante Unternehmensziele widerspiegeln
• Geschäfts-, Produkt-, Marketing- und Entwicklungsziele berücksichtigen
• Die Sichtweisen von Entwicklern und Managern berücksichtigen

Am Ende hatten wir eine Mischung aus:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point:

• Sales. Beeinflusst das Geldeinkommen (Acquisition aus AARRR)
• Activation. Hilft Nutzenden zu verstehen, wie das Produkt funktioniert (Activation aus AARRR)
• Retention. Erhöht die Motivation der Nutzenden, das Produkt erneut zu verwenden (Retention aus AARRR)
• Service. Hilft uns, weniger Zeit für Kundensupport aufzuwenden, ohne Qualitätsverlust (Unser Business Pain Point)
• FB Ads. Erhöht die Anzahl der Facebook Ads, die Nutzende über unser Produkt launchen. Wichtig für die Facebook Marketing-Partnerschaft (Product North Star Metric)
• Time. Entwicklungszeit, Komplexität (Aufwand aus RICE)
• Mass. Wie viele Kunden, Produkteinheiten oder wie viel Geld dieses Feature beeinflussen wird (Reichweite aus RICE)

Um den Bewertungsprozess zu vereinfachen, liehen wir uns ein Weighted Scoring Model aus: Verschiedenen Kriterien werden unterschiedliche relative Gewichte zugewiesen. Zum Beispiel sollte die Entwicklungszeit einen Multiplikator von -3 haben, weil wir Quick Wins bevorzugen.

Du weist jedem Kriterium eine Punktzahl von 0 bis 3 zu:

• 3 – muss sein
• 2 – sollte sein
• 1 – könnte sein
• 0 – wird nicht sein

Jira Cloud + Google Sheets: Hochzeit und Scheidung

Dann mussten wir alles zusammenfügen. Wie viele andere begannen wir mit Google Sheets. Automate.io half, Daten aus Jira Cloud zu ziehen. 5 Sheets als Datenbanken für Berechnungen. Die Ergebnisse waren großartig für die ersten Wochen.

Die erste Version unseres gewichteten Priorisierungs-Frameworks, gebaut mit Google Sheets, Jira Cloud und Automate.io

Aber nach zwei Monaten wurde unser glänzendes neues Priorisierungssystem zu einer riesigen und langsamen Datei mit vielen Problemen:

• Der Vorgang-Import stürzte ständig ab
• Viele duplizierte Datenzeilen
• Unflexible Berechnung
• Dutzende Browser-Tabs, um den Vorgang-Kontext zu lesen
• Das Team vergaß oft, neue Vorgänge zu bewerten

Einer unserer Teamkollegen wurde Spreadsheet-Admin. Seine Mission war es, ständig das Spreadsheet zu reparieren.

Am Ende war das Team genervt von einer langweiligen Routine, für die niemand Zeit verschwenden wollte.

Unser eigenes Tool für schnelle Priorisierung bauen

Schließlich entschieden wir uns, das tote Pferd nicht weiter zu schlagen und unser eigenes Tool zu bauen.

Wir versuchten, die Oberfläche so schnell und einfach wie möglich zu gestalten. Ducalis ähnelt den üblichen Spreadsheets, nur dass Formeln nicht auseinanderfallen. Und du musst nicht zwischen Browser-Tabs wechseln – du weist Punktzahlen zu, liest den Vorgang-Kontext und siehst Kriterienbeschreibungen auf einem einzigen Bildschirm.

Vorgänge synchronisieren sich in Echtzeit. Kriterienbeschreibungen erscheinen in Pop-ups – keine Notwendigkeit, sie zu merken oder zu einem separaten Dokument zu wechseln. Die Berechnungsformel stürzt nicht ab, wenn du etwas änderst, und Punktzahlen verschwinden nicht. Das ganze Team kann gleichzeitig Punktzahlen zuweisen. Ducalis friert nicht ein und die Benutzeroberfläche funktioniert superschnell. Du kannst Dutzende Vorgänge in wenigen Minuten bewerten, ohne die Hände von der Tastatur zu nehmen.

Blitzschnelle Benutzeroberfläche, Hotkeys, Fokusmodus usw.

Überblick über Team-Prioritäten

Nach der Bewertung werden Punktzahlen berechnet und Vorgänge automatisch im Backlog eingeordnet. Du kannst schnell das Gesamtbild der wichtigsten Projektaufgaben sehen. Alle notwendigen Details wie Vorgang-Status, Sprint, Priorität und Beschreibung befinden sich auf einem Bildschirm.

Ein Überblick über die Top-Prioritäten des Teams

Jedes Projekt ist einzigartig

Dann begannen wir, Ducalis-Boards zur Bewertung verschiedener Projekte zu verwenden – zwei Boards für die Produktentwicklung und ein Marketing-Plan-Board. Ein Board ist eine Kombination aus dem Was (Vorgänge und Aufgaben), dem Wer (Teammitglieder) und dem Wie (Kriterien).

Wir erkannten, dass wir denselben Ansatz in vielen Bereichen anwenden können:

• Feature-Anfragen
• Bug-Fixing
• Marketing-Aufgaben
• Content-Ideen

Wir verwenden drei Ducalis-Boards – zwei für Feature-Ideen und eines für Marketing-Aufgaben

Überwältigend positive Ergebnisse

• Der gesamte Prozess dauert nur 15-20 Minuten, wenn du die Aufgaben wöchentlich sortierst
• Du kannst sehen, was die Priorität deines Teams ist und was nicht
• Backlog-Vorgänge werden vom gesamten Team bewertet, nicht von einzelnen Managern
• Beliebig viele Nutzende können gleichzeitig bewerten
• Einstellungen sind jederzeit konfigurierbar: Du kannst Nutzende und Kriterien hinzufügen/entfernen, ohne Datenverlust
• Kein Wechsel zwischen Tabs notwendig: Vorgang-Kontext und Kriterienbeschreibungen befinden sich auf einem einzigen Bildschirm
• Echtzeit-Synchronisierung – wenn sich der Vorgang im Tracker ändert, ändert er sich in Ducalis
• Slack- und E-Mail-Benachrichtigungen erinnern das Team an die Bewertung und schaffen eine starke Gewohnheit
• Das gesamte Team versteht die Ziele und Prioritäten des Unternehmens

Hier kannst du mehr über den Ducalis-Workflow erfahren.

Es wirkt Wunder für das Team, wenn sie das Backlog betrachten – sie sehen nicht nur, was wichtig ist, sondern verstehen auch warum. Ja, jeder nimmt die Aufgaben anders wahr. Aber das ist ein cooler Bonus, weil du vielfältige Meinungen sammelst.

Wir sind einen langen und schmerzhaften Weg gegangen. Nach einem Jahr der Nutzung von Ducalis kamen wir zu dem Schluss, dass Google Sheets nicht für kollaborative Priorisierung geeignet sind. Die einzige praktikable Lösung ist, sie durch ein dediziertes Tool zu ersetzen.

Erste Nutzer-Testimonials

Wir starteten am 16. März 2020. Die Anzahl der Bewerbungen war zehnmal größer, als wir uns vorstellen konnten. Spreadsheet-Priorisierung war ein verbreitetes Problem, das nun geheilt werden konnte.

Das Feedback, das wir nach den ersten Tests erhielten

Das beste Tool für Backlog-Grooming.

Cooles Ding! Besonders mag ich das Ablaufen der Bewertung.

Sobald ich es sah, wusste ich – wir brauchen es.

Ich habe mich diesem Thema aus verschiedenen Winkeln genähert, und es scheint die beste Lösung bisher zu sein.

Mein Kollege und ich brauchten insgesamt etwa zweieinhalb Stunden, um 80 Features zu bewerten. Das ist schnell.

Ducalis ist ein fertiger Workflow.

Hilft dem gesamten Team zu verstehen, wohin wir gehen.