Framework de Priorização Cross-Functional para Empresas

Uma gigante do varejo reduziu o tempo de planejamento de desenvolvimento de software em 9x (de 18 para 2 semanas) e entregou 5x mais funcionalidades impactantes sem aumentar a equipe de desenvolvimento.

O segredo? Adotar a priorização cross-functional.

Essa eficiência notável desbloqueou uma série de benefícios inesperados além da velocidade e do impacto.

Ganhos Inesperados

"Finalmente temos um processo de tomada de decisão único", disse um desenvolvedor. "É como acender uma luz — prioridades claras, sem mais debates intermináveis."

"Cada prioridade é 100% avaliada e acordada por todos, não apenas por intuição ou jogos de poder. Agora, confiamos no sistema."

"É transparente — todos sabemos como a pontuação de prioridade é calculada, e cada stakeholder, gatekeeper e potencial bloqueador tem voz antes de qualquer coisa ir para a fila de desenvolvimento. Sem mais tarefas arrastadas — sabemos o que realmente importa."

"Agora conversamos uns com os outros. Equipes de Software e Negócios. É um novo nível de compreensão e menos conflitos."

"Encontrei uma tarefa enterrada no backlog do Jira que ajudou a aumentar o resgate de pedidos em X pontos percentuais; no nosso volume, isso se traduz em milhões em receita adicional. Essa joia teria permanecido escondida se eu não tivesse avaliado as tarefas através do nosso novo processo de priorização."

Sobre a empresa

Imagine gerenciar dezenas de produtos de software para uma gigante do varejo com centenas de lojas, milhões de clientes e um negócio central construído em tijolo e argamassa. Esse é o desafio da varejista (nome omitido devido a preocupações de privacidade). Seu departamento de software, com centenas de engenheiros, precisava de uma forma de navegar pela complexidade e entregar funcionalidades impactantes rapidamente. O que eles alcançaram em seguida é notável.

Prioridades Desalinhadas Sobrecarregaram os Recursos de Desenvolvimento

O departamento de software da varejista enfrentava uma realidade assustadora:

• Sobrecarga: A cada seis meses, eram inundados com mais de 2.000 solicitações, superando em muito a capacidade e destacando a necessidade de foco extremamente afiado.

• Crescimento vs. Eficiência: Escalar a equipe de software não é a solução mágica. Eficiência de capital é fundamental, especialmente durante períodos de turbulência.

• O Buraco Negro da Negociação: Alocar 18 semanas (4,5 meses) anualmente para debater e alinhar prioridades significava navegar em um mar de ambiguidade sobre o que é crucial, simples, complexo ou ainda relevante.

• Terreno Movediço: No momento do lançamento, o ambiente de negócios em rápida mudança frequentemente tornava as tarefas obsoletas. Stakeholders frequentemente descobriam que o produto final não atendia mais suas necessidades, ressaltando a urgência de um processo de priorização que se adapta em tempo real.

• Potencial Não Aproveitado: Recursos preciosos de desenvolvimento não eram gastos em tarefas críticas para o negócio.

O objetivo da priorização:

1. Minimizar a sobrecarga de planejamento.

2. Garantir que o poder de fogo do desenvolvimento esteja focado como laser no que realmente move a agulha para o negócio.

De Planilhas ao Impasse: Por Que o WSJF Não Conseguiu Acompanhar

Embarcando na transformação digital, a varejista inicialmente escolheu o framework Weighted Shortest Job First (WSJF), usando planilhas para priorização. Esse método, porém, ficou aquém:

• Três meses foram gastos sem finalizar as prioridades.

• Critérios amplos e subjetivos: O WSJF depende de conceitos gerais como "risco," "tamanho do trabalho," e "criticalidade," que podem ser interpretados de forma diferente por várias funções e departamentos. Essa subjetividade levou a desalinhamentos e frustrações, com tarefas valiosas e complexas sendo ignoradas em favor de outras aparentemente "mais fáceis".

• Vitórias Rápidas vs. Valor Real: As Deficiências do WSJF em um Negócio em Crescimento. Fórmulas, como dividir pelo esforço, podiam priorizar tarefas menores e não significativas sobre outras estrategicamente críticas. Isso criou um backlog dominado por vitórias rápidas, negligenciando projetos essenciais mas complexos como tarefas legais e de conformidade.

• Pântano de Planilhas: As planilhas rapidamente se tornaram um pesadelo — lentas, sujeitas a erros e exigindo atualizações manuais constantes. Manter dados consistentes com o Jira tornou-se um exercício tedioso de copiar e colar, prejudicando eficiência e transparência.

Principais aprendizados das limitações do WSJF:

1. WSJF e frameworks similares não se adequam à complexidade de organizações maiores.

2. Evite fórmulas que priorizam esforço sobre valor (divisão por Esforço) para garantir foco em projetos impactantes.

Estágio I: Priorização Unificada Sobre Tomada de Decisão Isolada

Após suas lutas iniciais com o WSJF, a gigante do varejo sabia que precisava de uma abordagem fundamentalmente diferente.

Insight Chave

O maior culpado não era o framework em si, mas o processo tradicional de tomada de decisão em silos.

Imagine a priorização dentro de equipes individuais (produto, crescimento, software) com entrada limitada de outros stakeholders cruciais como jurídico, segurança, suporte, riscos, etc. Isso levou a perspectivas isoladas, prioridades desalinhadas e estimativas de entrega em constante mudança devido a ciclos de feedback tardios.

Sua solução radical: abraçar o processo "Summitinals". Em vez de decisões isoladas, eles convidaram todos para a mesa de priorização. Todas as vozes foram ouvidas, de designers a engenheiros, profissionais de marketing a jurídico, suporte, logística e até alguns gerentes de lojas de varejo. Isso criou um ciclo de feedback mais curto, garantindo que todos estivessem alinhados e possíveis obstáculos fossem identificados precocemente.

Benefícios da Priorização Unificada

A mudança para um processo de priorização holístico não apenas simplificou a tomada de decisões, mas também trouxe vantagens significativas:

• Verificação de Relevância: Garante a relevância contínua dos Itens, confirmando que os problemas abordados permanecem prioridades para o negócio.

• Alinhamento de Soluções: Ao manter todos os stakeholders informados, o processo garante que as soluções propostas abordem efetivamente os desafios atuais, evitando desalinhamento entre problema e solução.

• Sem Surpresas Pós-Lançamento: Envolver várias perspectivas, incluindo arquitetos, equipes jurídicas, gerenciamento de riscos e segurança, garante que possíveis preocupações sejam abordadas antes do lançamento, evitando problemas imprevistos.

Essa abordagem promove uma cultura de transparência e colaboração, onde cada voz é ouvida e cada solução é verificada quanto ao seu impacto e relevância.

"Ninguém nas unidades de Negócios e Software tinha qualquer dúvida de que as tarefas selecionadas para desenvolvimento eram as mais priorizadas e significativas para o negócio." Chefe do Centro de Competência em Metodologia de Abordagem de Produto

Estágio II: Criando um Framework de Priorização Cross-Functional Personalizado

Ao desenvolver seu framework de priorização único, a varejista abraçou um princípio que permite verdadeira colaboração cross-functional. Links para usar o modelo estão no final do artigo.

Um framework cross-functional proprietário emergiu. Cada função recebeu critérios específicos para ponderar tarefas, garantindo que todos tivessem voz significativa. Isso enfrentou diretamente a "regra de ouro":

Regra de Ouro

O melhor framework de priorização reflete os processos da empresa e é compreensível para cada tomador de decisão.

Como resultado, a empresa criou um framework proprietário que ressoou com suas necessidades e dinâmicas únicas.

Dica Profissional: Sempre defina claramente e renomeie critérios de priorização para eliminar ambiguidade. Isso garante que todos estejam na mesma página e contribuam de forma significativa para o processo de priorização.

"Acomodou com sucesso os diversos interesses de muitos stakeholders e obteve uma fila priorizada de solicitações dentro de um prazo razoável." Chefe de Análise de Dados

Critérios de Negócios

Key Results (KR): o impacto direto em um KPI de produto/processo/função/empresa.

Peso: 3

Esse critério deve ser renomeado para um resultado ou métrica específica do produto. Objetivo: Identificar tarefas para melhorar uma métrica de negócio numérica específica dentro da mesma temporada ou, no máximo, na seguinte. Base de Avaliação: Considere se uma tarefa influencia diretamente resultados focados em BI/KPI. Mesmo que uma tarefa não altere imediatamente indicadores de desempenho, ela merece uma pontuação mais alta com base nesse alinhamento estratégico se contribui para objetivos relacionados a KPI. Esse critério garante que a priorização esteja alinhada com objetivos estratégicos, focando em tarefas que oferecem melhorias tangíveis para métricas de negócio críticas.

Escala:

• 1: Sem impacto direto em nenhuma métrica.

• 2: Influência negligenciável, improvável de ser vista nas métricas.

• 3: Impacto menor, possivelmente perceptível nas métricas.

• 5: Impacto moderado, com algum nível de confiança.

• 8: Impacto esperado significativo, apoiado por cálculos.

• 13: Impacto esperado importante na empresa/função, com cálculos de eficiência e confirmações de KPI.

• 21: Impacto esperado substancial, confiantemente apoiado por dados piloto, benchmarks e referências.

Exemplos de Tarefas:

• 1: Rastrear visualizações de regras de seleção de produtos.

• 2: Melhorar layout de produtos no iPhone 4s.

• 3: Aprimorar qualidade de exibição de regras de seleção de produtos em todos os dispositivos móveis.

• 5: Adicionar regras de seleção de produtos.

• 8: Exibir disponibilidade de produtos por tamanho.

• 13: Pedir múltiplos tamanhos para entrega.

• 21: Implementar pedidos de produtos em todo o site.

Customer Satisfaction (CSAT): mede a satisfação do usuário e o número de usuários afetados por uma mudança.

Peso: 1

Objetivo: Avaliar o quanto os usuários aguardam ansiosamente as mudanças, quais usuários serão afetados e a extensão do impacto no usuário/cliente. Inclui clientes externos e funcionários da empresa que se beneficiam da conclusão da tarefa, melhorando a eficiência do trabalho.

Foco de Avaliação: O valor inerente da tarefa em gerar satisfação do usuário.

• 1: Sem impacto na alegria do usuário.

• 2: Melhorias quase imperceptíveis por alguns.

• 3: Um pequeno segmento de usuários apreciará a mudança.

• 5: Perceptível por um quarto dos clientes, metade dos usuários de negócios ou chefes de departamento.

• 8: Metade dos clientes, todos os usuários de negócios ou líderes de função notarão melhorias.

• 13: Todos os clientes, usuários de negócios e líderes de função aguardam ansiosamente a mudança.

• 21: A funcionalidade está em alta demanda, com perguntas constantes de clientes, usuários de negócios e até feedback não solicitado do público.

Exemplos de Tarefas:

• 1: Rastrear entrega de e-mail.

• 2: Melhorar layout de e-mail para Lotus Notes.

• 3: Habilitar texto alternativo para imagens em e-mails.

• 5: Adaptar layouts de e-mail para Gmail.

• 8: Enviar notificações ajustadas para fusos horários.

• 13: Introduzir central de notificações no aplicativo móvel.

• 21: Gerenciar assinaturas de notificações no aplicativo móvel.

Opportunities: o potencial para investimentos estratégicos e eliminação de obstáculos ao desenvolvimento.

Peso: 1

Abrir caminho para o desenvolvimento ou criar novas avenidas para o crescimento da empresa. Isso inclui tarefas que fazem parte de iniciativas estratégicas mais amplas (alinhadas com BI/KPI) que facilitam tais desenvolvimentos. Pode não influenciar receita em um período de curto prazo.

• 1: Não abre novas oportunidades.

• 2: Oferece oportunidades negligenciáveis.

• 3: Cria oportunidades locais para processos de negócio/funcionalidades de produto.

• 5: Fornece oportunidades substanciais para desenvolvimento de processo de negócio/funcionalidade de produto.

• 8: Desbloqueia oportunidades com potencial impacto futuro na função ou processo de negócio, visível em métricas futuras.

• 13: Abre oportunidades significativas com impacto importante previsto na empresa ou função, refletido em métricas futuras.

• 21: Revela oportunidades críticas para atender aos planos estratégicos de longo prazo da empresa.

Exemplos de Tarefas:

• 1: Colocar banner estático na página do produto.

• 2: Capacidade de alterar banners nas páginas de produtos do site através do painel de administração.

• 3: Banners personalizáveis em todas as frentes nas páginas de produtos através do painel de administração.

• 5: Teste A/B de dois banners em páginas de produtos em todas as frentes através do painel de administração.

• 8: Testar dois ou mais banners em páginas de produtos em todas as frentes.

• 13: Teste de banners com seleção automática do vencedor e minimização de perda de receita durante o teste.

• 21: Seleção automática de comunicações, locais de colocação e usuários em todas as frentes com teste do melhor algoritmo de seleção.

Legal: Os riscos legais potenciais, danos à reputação e multas associadas a uma tarefa.

Peso: 2

Foco: Identifica o impacto da tarefa na posição legal, incluindo processos de usuários, danos à reputação por disputas legais e penalidades por não conformidade com leis.

Escala:

• -10: Aumenta muito os riscos legais.

• -6: Aumenta significativamente os riscos legais.

• -2: Aumenta marginalmente os riscos legais.

• 0: Impacto neutro nos riscos legais.

• 2: Reduz levemente os riscos legais.

• 6: Reduz consideravelmente os riscos legais.

• 10: Reduz drasticamente os riscos legais.

Exemplos:

• -10: Introduzir práticas de coleta de dados não conformes.

• -6: Implementar funcionalidade com possíveis preocupações de privacidade.

• -2: Pequenas mudanças contratuais que requerem revisão jurídica.

• 0: Sem impacto nos riscos legais.

• 2: Melhorar conformidade de acessibilidade.

• 6: Aprimorar medidas de segurança de dados.

• 10: Implementar protocolos de criptografia padrão da indústria.

Critérios de Software

Dev Risks: Riscos de TI como diminuição da produtividade da equipe, aumento de manutenção ou vulnerabilidades de segurança.

Peso: 2

Aborda riscos como diminuição da produtividade da equipe, aumento injustificado do esforço de manutenção, criação de processos manuais, aumento da fragilidade do sistema, redução de desempenho, diminuição de segurança e outros riscos relacionados a TI.

Escala:

• -10: Aumenta significativamente os riscos de TI.

• -6: Aumenta substancialmente os riscos de TI.

• -2: Aumenta levemente os riscos de TI.

• 0: Não tem impacto nos riscos de TI.

• 2: Diminui marginalmente os riscos de TI.

• 6: Reduz notavelmente os riscos de TI.

• 10: Mitiga drasticamente os riscos de TI.

Exemplos:

• -10: Introduzir base de código complexa e não mantível.

• -6: Implementar funcionalidade com vulnerabilidades de segurança conhecidas.

• -2: Adicionar nova dependência que requer manutenção adicional.

• 0: Sem impacto nos riscos de TI.

• 2: Refatorar código para melhorar manutenibilidade.

• 6: Implementar melhores práticas de segurança.

• 10: Migrar para infraestrutura de nuvem segura.

Architecture: Determina se uma tarefa está alinhada com a arquitetura alvo ou aborda débito técnico.

Peso: 2

Foco de Avaliação: Os méritos da tarefa em relação à contribuição arquitetônica ou redução de débito.

• -10: Aumenta drasticamente o débito (grande workaround).

• -6: Aumenta significativamente o débito (workaround significativo).

• -2: Aumenta levemente o débito técnico (workaround menor).

• 0: Impacto neutro na arquitetura; nem avança nem retrocede em relação à solução alvo.

• 2: Reduz marginalmente o débito.

• 6: Move substancialmente em direção à arquitetura alvo, incluindo abordar lacunas na automação.

• 10: Alcança diretamente a arquitetura alvo.

Exemplos:

• -10: Integrar sistema legado com a plataforma central usando código customizado e conexões ponto a ponto.

• -6: Usa tecnologia "beco sem saída" que é incompatível com a arquitetura alvo e requer esforço adicional para migrar no futuro.

• -2: Pequena refatoração de código devido a duplicação de código. Débito técnico de curto prazo que pode ser abordado rapidamente em breve.

• 0: Atualizar documentação ou pequenas correções de bugs.

• 2: Consolidar fontes de dados em uma plataforma única e unificada, contribuindo para uma arquitetura mais limpa e mantível.

• 6: Alinha-se com a arquitetura de microsserviços e reduz débito técnico de longo prazo.

• 10: Completar migração em larga escala para solução baseada em nuvem, plataforma como serviço (PaaS).

Refinement: O progresso feito em uma tarefa, minimizando o abandono de tarefas em andamento.

Peso: 1

Objetivo: Determinar quanto da tarefa foi completado para priorizar a continuação e conclusão do trabalho já iniciado, garantindo uso eficiente de recursos e minimizando desperdício de tarefas abandonadas.

• 55: Perto da conclusão, com menos de 10% do trabalho restante. Esforço mínimo é necessário para finalizar.

• 35: Trabalho substancial foi feito e mais de 40% foi completado. É mais eficiente completar do que abandonar.

• 5: Algum progresso foi feito, não especificamente quantificado, mas suficiente para que abandonar resultaria em esforço perdido.

• 0: Estágio de preparação, com descrições de tarefas e critérios de aceitação (AC) preliminarmente validados pela equipe.

• -10: Descrição da tarefa e AC estão preparados mas não validados, indicando prontidão para trabalho com algumas incertezas.

• -15: Falta descrição clara além de um título, com ambiguidades significativas sobre requisitos e execução da tarefa, necessitando esforço adicional de clarificação e planejamento.

Exemplos:

• 55: Escrever testes unitários para funcionalidade já implementada.

• 35: Atualizar elemento de interface do usuário para pedido de compra para aplicativo móvel.

• 5: Algum progresso feito, não especificamente quantificado mas suficiente para que abandonar resultaria em esforço perdido.

• 0: Atualizar documentação do projeto com mudanças recentes.

• -10: Melhorar velocidade de carregamento da página 'no carrinho'.

• -15: Corrigir problemas do site.

Critérios de Confiança

Research: Mede a confiança da tarefa com dados de suporte.

Peso: 20

Vital para aproveitar dados de interação do usuário para informar estratégias de marketing e omnichannel.

• 0 — Sem novos insights; puramente baseado em suposições.

• 21 — Coletou novos dados de comportamento do usuário, indicando tarefas baseadas em evidências com potencial para insights novos.

Urgency: Garante flexibilidade dentro do framework para priorizar e abordar rapidamente tarefas com implicações urgentes e de alto risco.

Esse critério é exclusivamente atribuído a líderes de equipe ou gerentes e ativado em situações urgentes.

Peso: 20

Escala: 0 ou 1.

Exemplo de Pontuação (1 ponto): Atribuir a tarefas com riscos imediatos e significativos, tais como:

• Vulnerabilidades detectadas que podem levar a violações de dados.

• Ameaças de suspensão de aplicativo por plataformas como App Store ou Meta.

• Injunções legais de órgãos reguladores.

• Alto risco de incorrer em multas substanciais.

Critérios de Esforço

Front End, Back End, Mobile, UX Criteria: Tempo Necessário para desenvolvimento de produtos Web e Mobile.

É um exemplo de quatro critérios: adicione/edite/remova todos os desnecessários espelhando a estrutura da sua equipe de desenvolvimento.

Peso: 1

• 1 — Sem esforço: nenhum esforço é necessário.

• 2 — Meio dia ou menos.

• 3 — Um dia.

• 5 — Dois dias (metade de uma Sprint).

• 8 — Quatro a cinco dias (uma Sprint).

• 13 — Mais de uma Sprint mas menos de duas Sprints.

• 21 — Duas Sprints e mais.

Dica Profissional

Cada critério usa uma escala de avaliação não linear como 1, 2, 3, 5, 8, 13 e 21—Sequência de Fibonacci.

Esse framework visa equilibrar objetivos estratégicos com considerações práticas, garantindo que cada tarefa seja avaliada através de uma lente abrangente que respeita as contribuições únicas de todos os departamentos.

Estágio III: Simplificando o Processo de Avaliação

O Poder da Propriedade: Atribuindo Avaliadores Dedicados

A gigante do varejo começou atribuindo campeões para cada critério de priorização. Imagine isso: uma combinação perfeita de Evaluation Planning Poker e previsão estratégica, onde cada área-chave — Negócios, TI, Pesquisa e Urgência — recebe um maestro dedicado. Inicialmente, era um quarteto, mas o conjunto cresceu para uma orquestra de 16-20 pessoas por equipe, todos tocando harmoniosamente.

Mágica de Sincronização com Jira

Outro impulsionador de processo é a integração bidirecional em tempo real com Jira Server. O backlog Jira de cada equipe é sincronizado dinamicamente, pulsando com atualizações em tempo real no Ducalis. Um novo Item aparece no Jira. Instantaneamente, ele aparece no Ducalis. Uma atualização de última hora em um item do backlog? Ele atualiza em tempo real — diga adeus a avaliar tarefas desatualizadas.

Imagine isso: o fim da movimentação manual de tarefas. Isso não foi meramente uma melhoria; revolucionou a eficiência das equipes, simplificando o fluxo de trabalho como nunca antes.

Foco em Porções Pequenas

Diante da extensão assustadora do backlog do Jira, o volume puro de tarefas já pareceu impossível. Solução? Segmentação estratégica. Eles fatiaram o backlog gigante em pedaços digeríveis de tamanho pequeno, uma organização mental que transformou uma montanha expansiva de tarefas em colinas organizadas e gerenciáveis. Cada segmento, agora abrigando 25-50 tarefas, foi claramente definido e preparado para avaliação.

Essa abordagem levou à criação de 150 Quadros de Ducalis distintos e de tamanho pequeno para cada equipe, culminando em um Quadro mestre agregado que mostrava prioridades de ponta a ponta. Foi uma virada de jogo, simplificando o processo e trazendo uma clareza renovada aos esforços coletivos.

Abraçando Perspectivas Diversas

Reconhecer e discutir pontos de vista diferentes é inestimável na priorização de equipe. Com o relatório de Team Alignment, eles identificam isso rapidamente. Disparidades nas avaliações de valor da tarefa podem destacar mal-entendidos ou percepções variadas da importância de uma tarefa, sinalizando necessidade de clarificação. Com 20 avaliadores por Quadro, apenas 5% a 10% das funções requeriam discussão adicional. Isso era então abordado em chamadas, levando a uma pontuação finalizada diretamente influenciada por facilitadores como líderes de equipe ou proprietários de produto.

A Arte da Relevância

No mundo da priorização, diversidade de pensamento não é apenas bem-vinda — é essencial. Quando opiniões divergem — digamos, um vê ouro enquanto outro vê cascalho — é uma deixa para pausar e ponderar. Com o relatório de Team Alignment, a diferença foi identificada automaticamente.

Apareceu que aproximadamente 5-10% das tarefas geraram debate, uma oportunidade de ouro para mergulhos mais profundos e compreensão mais rica, culminando naquela Pontuação Final tão importante.

Reconhecendo que as prioridades podem rapidamente se tornar desatualizadas, a empresa adotou a prática de resetar pontuações a cada três meses. Essa "descascamento" regular garantiu que tarefas obsoletas fossem eliminadas e fechadas, focando apenas nos Itens relevantes.

Estágio IV: Priorização Cross-Functional — 500% de Crescimento em Impacto de Negócios

Sim, você leu corretamente. Uma entrega impressionante de tarefas com 5x mais impacto de negócios. Como tal transformação ocorreu? Tudo se resume à priorização estratégica de tarefas usando Ducalis, um sentimento ecoado pelo CTO do cliente:

"Ao simplesmente priorizar tarefas no Ducalis, desbloqueamos um novo nível de produtividade. A verdadeira mágica foi combinar a ferramenta certa com nosso processo visionado."

Planejamento 9x Mais Rápido

A priorização cross-functional comprimiu o tempo de tomada de decisão de exaustivas 18 semanas (quatro meses e meio) por ano para duas semanas. Esse salto quântico foi alcançado através de:

• Ferramentas Especializadas: Aproveitar sincronização em tempo real entre Jira e a ferramenta de priorização simplificou o processo.

• Atualizações Dinâmicas de Critérios: Adaptar critérios de priorização ao cenário de negócios em evolução garantiu alinhamento constante.

• Detecção Automática de Desalinhamento: Identificar instantaneamente discrepâncias manteve o foco nítido e relevante.

• Processo Simplificado: Uma abordagem direta significou menos falhas e gargalos.

Eliminando Tarefas de Baixo Impacto

Pós-priorização, eles observaram:

• 30% das tarefas de desenvolvimento em andamento foram removidas devido a baixa prioridade, realocando recursos para projetos de maior valor.

• 50% das tarefas de alta prioridade não estavam prontas para desenvolvimento imediato, permitindo resolução preventiva de problemas ou consolidação de tarefas.

• 60% das tarefas na fila para produção foram despriororizadas, perdendo relevância devido a contextos de negócios em mudança.

Um Impulso Colossal na Produtividade

Não se trata apenas de remover tarefas desnecessárias, mas também de otimizar todo o fluxo de trabalho com o mesmo tamanho de equipe.

• Lead time reduzido em 40% (são semanas economizadas)

• Tempo de ciclo de entrega cortado em 50%

• Aumento da velocidade do desenvolvedor em 2x

A jornada de um backlog desordenado para um pipeline de desenvolvimento simplificado e focado em impacto não é apenas possível — é uma realidade. Se você está buscando uma revolução em como sua equipe prioriza tarefas, considere essa abordagem seu modelo para o sucesso. O esforço compensa, ampliando produtividade e garantindo que cada tarefa o aproxime de seus objetivos de negócio.

Implementando a Abordagem de Priorização Cross-Functional: Um Guia Passo a Passo

Com modelos prontos e diretrizes detalhadas, adotar esse método dentro da sua organização é simples. Embora os passos abaixo sejam baseados na configuração do Ducalis, os princípios centrais podem ser experimentados com planilhas.

1. Comece com um Modelo: Crie um Quadro de priorização usando um modelo de framework. Isso serve como sua base.

2. Importe Seu Backlog: Traga um segmento do seu backlog (30-50 tarefas) do seu rastreador de tarefas (por exemplo, Jira Cloud/Server, Asana, Linear, ClickUp, GitHub, Trello, YouTrack). Opcionalmente, configure para sincronizar resultados de priorização de volta ao seu rastreador de tarefas para um fluxo de trabalho perfeito.

3. Personalize Critérios: Revise todos os critérios cuidadosamente. Esses critérios ressoariam com sua equipe durante discussões? Os termos são familiares ou precisam de ajustes? Ajuste descrições para alinhar com a linguagem da sua equipe, remova o que não é necessário e adicione quaisquer critérios que possam estar faltando.

4. Atribua Responsabilidade: Designe um ou mais indivíduos responsáveis por cada critério. Esses podem ser qualquer combinação de membros da equipe, garantindo ampla representação e expertise.

5. Engaje Sua Equipe: Convide todos os participantes para avaliar as tarefas. Esse esforço coletivo é crucial para uma avaliação abrangente.

6. Refine com Alinhamento: Utilize a seção de Alinhamento para ajustar pontuações conforme necessário, garantindo consenso e abordando discrepâncias.

7. Avalie o Resultado: Revise a lista priorizada de tarefas. Ajuste os pesos e o número de critérios conforme necessário para refinar ainda mais as prioridades.

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Abraçar essa abordagem simplifica seu processo de priorização e promove um ambiente colaborativo onde cada tarefa é avaliada através de uma lente multifacetada. Mergulhe, experimente e veja a produtividade e o foco da sua equipe dispararem.

Baixe o estudo de caso em PDF.

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FAQ

O processo é muito demorado para valer a pena?

Adotar esse framework transforma a priorização de projetos. As equipes frequentemente descobrem que o que parecia "promissor" pode não resistir ao escrutínio cross-functional, enquanto funcionalidades "desejáveis" negligenciadas emergem como oportunidades de alto ROI. A verdadeira vitória? Descobrir joias escondidas no backlog que poderiam ter sido perdidas de outra forma.

Como pessoas não profundamente envolvidas em um projeto podem avaliar tarefas efetivamente?

A força da priorização entre equipes está na inclusividade — reunir todos que possam impactar a execução de uma tarefa, não apenas um círculo restrito de produto/crescimento/técnico. Encontramos desafios com descrições de tarefas pouco claras para indivíduos em outras funções. A opção "incapaz de avaliar" levou muitas tarefas a serem puxadas para redescrição por seus autores. Inicialmente recebida com resistência, essa prática eventualmente promoveu "pressão positiva" sobre os autores de tarefas para refinar, consolidar ou remover tarefas, naturalmente melhorando o refinamento do backlog com motivação clara.

Qual é o número ideal de participantes no processo de priorização?

• 4 pessoas fornecem um começo sólido, com pelo menos um representante de cada unidade central (Negócios, Software, Análises, Urgência).

• 10 pessoas alcançam cobertura mais abrangente, garantindo pelo menos um avaliador por critério.

• 20+ pessoas é o ideal, permitindo múltiplos avaliadores por critério para verificar cruzadamente estimativas e identificar desalinhamentos.

E se algumas funções, como jurídico, não puderem avaliar tarefas específicas?

Isso é completamente normal e gerenciável através de algumas abordagens:

• Eles podem pular a tarefa para reavaliação posterior, especialmente se considerada necessária mediante revisão.

• Fazer perguntas para clarificação da tarefa.

• Ajustar a sincronização do backlog do Quadro para refinar a seleção de tarefas para avaliação.

Como você aborda o dilema "todas as tarefas são urgentes e de alta prioridade"?

Aproveite o recurso de Evaluation Poker para ocultar estimativas dos outros. Isso encoraja avaliação imparcial e ajuda a priorizar tarefas genuinamente críticas, mitigando a tendência de marcar tudo como urgente e de alta prioridade.