Framework de Priorização Interfuncional para Empresas

Um gigante do retalho reduziu o tempo de planeamento de desenvolvimento de software em 9x (de 18 para 2 semanas) e entregou 5x mais funcionalidades impactantes sem aumentar a equipa de desenvolvimento.

A chave? Adotar a priorização interfuncional.

Esta eficiência notável desbloqueou uma série de benefícios inesperados para além da velocidade e do impacto.

Resultados Inesperados

"Finalmente temos um processo único de tomada de decisão", disse um programador. "É como acender um interruptor — prioridades claras, sem mais debates intermináveis."

"Cada prioridade é 100% avaliada e acordada por todos, não apenas intuições ou jogos de poder. Agora, confiamos no sistema."

"É transparente — todos sabemos como a pontuação de prioridade é calculada, e cada stakeholder, gatekeepers e potenciais bloqueadores têm voz antes de qualquer coisa chegar à fila de desenvolvimento. Sem mais tarefas arrastadas — sabemos o que realmente importa."

"Falamos uns com os outros agora. Equipas de Software e Negócio. É um novo nível de compreensão e diminuição de conflitos."

"Encontrei uma tarefa enterrada no Backlog do Jira que ajudou a aumentar o resgate de pedidos em X% pontos percentuais; no nosso volume, isso traduz-se em milhões em receita adicional. Esta joia teria permanecido escondida se eu não tivesse avaliado as tarefas através do nosso novo processo de priorização."

Sobre a empresa

Imagine gerir dezenas de produtos de software para um gigante do retalho com centenas de lojas, milhões de clientes e um negócio principal construído em tijolo e cimento. Esse é o desafio do retalhista (nome omitido por questões de privacidade). O seu departamento de software, com centenas de engenheiros, precisava de uma forma de navegar a complexidade e entregar funcionalidades impactantes rapidamente. O que alcançaram a seguir é notável.

Prioridades Desalinhadas Sobrecarregaram os Recursos de Desenvolvimento

O departamento de software do retalhista enfrentava uma realidade assustadora:

• Sobrecarga: A cada seis meses, eram inundados com mais de 2.000 pedidos, ultrapassando a capacidade e destacando a necessidade de um foco extremamente afiado.

• Crescimento vs. Eficiência: Aumentar a equipa de software não é a solução mágica. A eficiência de capital é rei, especialmente em tempos de turbulência.

• O Buraco Negro da Negociação: Alocar 18 semanas (4,5 meses) anualmente para debater e alinhar prioridades significava navegar num mar de ambiguidade sobre o que é crucial, simples, complexo ou ainda relevante.

• Areias Movediças: Até ao momento de lançamento, o ambiente de negócios em rápida mudança frequentemente tornava as tarefas obsoletas. Os stakeholders frequentemente descobriam que o produto final já não satisfazia as suas necessidades, sublinhando a urgência de um processo de priorização que se adapta em tempo real.

• Potencial Inexplorado: Recursos preciosos de programadores não eram gastos em tarefas críticas para o negócio.

O objetivo da priorização:

1. Minimizar a sobrecarga de planeamento.

2. Garantir que o poder de fogo do desenvolvimento está focado no que realmente move a agulha para o negócio.

Das Folhas de Cálculo ao Impasse: Porque o WSJF Não Conseguiu Acompanhar

Ao embarcar na transformação digital, o retalhista escolheu inicialmente o framework Weighted Shortest Job First (WSJF), usando folhas de cálculo para priorização. Este método, no entanto, ficou aquém:

• Três meses foram gastos sem finalizar prioridades.

• Critérios amplos e subjetivos: O WSJF baseia-se em conceitos gerais como "risco", "tamanho do trabalho" e "criticidade", que podem ser interpretados de forma diferente por várias funções e departamentos. Esta subjetividade levou a desalinhamentos e frustrações, com tarefas valiosas e complexas a serem negligenciadas em favor de tarefas aparentemente "mais fáceis".

• Vitórias Rápidas vs. Valor Verdadeiro: As Deficiências do WSJF num Negócio em Crescimento. Fórmulas, como dividir pelo esforço, podiam priorizar tarefas menores e não significativas sobre tarefas estrategicamente críticas. Isto criou um Backlog dominado por vitórias rápidas, negligenciando projetos essenciais mas complexos como tarefas legais e de conformidade.

• Pântano de folhas de cálculo: As folhas de cálculo rapidamente se tornaram um pesadelo — lentas, propensas a erros e a requerer atualizações manuais constantes. Manter os dados consistentes com o Jira tornou-se um exercício tedioso de copiar e colar, dificultando a eficiência e a transparência.

Principais aprendizagens das limitações do WSJF:

1. O WSJF e frameworks similares não se adequam à complexidade de organizações maiores.

2. Evitar fórmulas que priorizam o esforço sobre o valor (divisão pelo Esforço) para garantir o foco em projetos impactantes.

Fase I: Priorização Unificada em Vez de Tomada de Decisão Isolada

Após as suas dificuldades iniciais com o WSJF, o gigante do retalho sabia que precisava de uma abordagem fundamentalmente diferente.

Insight Chave

O maior culpado não era o framework em si, mas o processo de tomada de decisão tradicional e isolado.

Imagine a priorização dentro de equipas individuais (produto, crescimento, software) com input limitado de outros stakeholders cruciais como jurídico, segurança, suporte, riscos, etc. Isto levou a perspetivas isoladas, prioridades desalinhadas e estimativas de entrega em constante mudança devido a ciclos de feedback em fases tardias.

A sua solução radical: adotar o processo "Summitinals". Em vez de decisões isoladas, convidaram todos para a mesa de priorização. Todas as vozes foram ouvidas, desde designers a engenheiros, profissionais de marketing a jurídico, suporte, logística e até alguns gestores de lojas de retalho. Isto criou um ciclo de feedback mais curto, garantindo que todos estavam alinhados e que potenciais obstáculos eram identificados precocemente.

Benefícios da Priorização Unificada

A mudança para um processo de priorização holístico não só simplificou a tomada de decisões como também trouxe vantagens significativas:

• Verificação de Relevância: Garante a relevância contínua dos Itens, confirmando que os problemas abordados permanecem prioridades para o negócio.

• Alinhamento de Soluções: Ao manter todos os stakeholders informados, o processo garante que as soluções propostas abordam eficazmente os desafios atuais, evitando desalinhamento entre problema e solução.

• Sem Surpresas Pós-Lançamento: Envolver várias perspetivas, incluindo arquitetos, equipas jurídicas, gestão de riscos e segurança, garante que potenciais preocupações são abordadas antes do lançamento, prevenindo que questões imprevistas surjam.

Esta abordagem promove uma cultura de transparência e colaboração, onde cada voz é ouvida e cada solução é examinada pelo seu impacto e relevância.

"Ninguém nas unidades de Negócio e Software tinha qualquer dúvida de que as tarefas selecionadas para desenvolvimento eram as mais priorizadas e significativas para o negócio." Responsável pelo Centro de Competência de Metodologia de Abordagem de Produto

Fase II: Criar um Framework de Priorização Interfuncional Personalizado

Ao desenvolver o seu framework de priorização único, o retalhista adotou um princípio que permite verdadeira colaboração interfuncional. As ligações para usar o modelo estão no final do artigo.

Emergiu um framework interfuncional proprietário. Cada função recebeu critérios específicos para ponderar tarefas, garantindo que todos tinham uma voz significativa. Isto abordou diretamente a "regra de ouro":

Regra de Ouro

O melhor framework de priorização reflete os processos da empresa e é compreensível para cada decisor.

Como resultado, a empresa criou um framework proprietário que ressoou com as suas necessidades e dinâmicas únicas.

Dica Profissional: Sempre defina e renomeie claramente os critérios de priorização para eliminar ambiguidade. Isto garante que todos estão na mesma página e contribuem de forma significativa para o processo de priorização.

"Acomodou com sucesso os interesses diversos de muitos stakeholders e obteve uma fila priorizada de pedidos dentro de um prazo razoável." Responsável de Análise de Dados

Critérios de Negócio

Resultados-Chave (KR): o impacto direto num KPI de produto/processo/função/empresa.

Peso: 3

Esse critério deve ser renomeado para um resultado ou métrica específica do produto. Objetivo: Identificar tarefas para melhorar uma métrica de negócio numérica específica dentro da mesma estação ou, no máximo, da seguinte. Base de Avaliação: Considerar se uma tarefa influencia diretamente resultados focados em BI/KPI. Mesmo que uma tarefa não altere imediatamente os indicadores de desempenho, merece uma pontuação mais alta com base neste alinhamento estratégico se contribuir para objetivos relacionados com KPI. Este critério garante que a priorização se alinha com objetivos estratégicos, focando em tarefas que oferecem melhorias tangíveis em métricas de negócio críticas.

Escala:

• 1: Sem impacto direto em quaisquer métricas.

• 2: Influência negligenciável, improvável de ser vista nas métricas.

• 3: Impacto menor, possivelmente notável nas métricas.

• 5: Impacto moderado, com algum nível de confiança.

• 8: Impacto significativo esperado, suportado por cálculos.

• 13: Grande impacto esperado na empresa/função, com cálculos de eficiência e confirmações de KPI.

• 21: Impacto substancial esperado, confiantemente suportado por dados piloto, benchmarks e referências.

Exemplos de Tarefas:

• 1: Rastreamento de visualizações de regras de seleção de produtos.

• 2: Melhoria da disposição de produtos no iPhone 4s.

• 3: Melhoria da qualidade de exibição de regras de seleção de produtos em todos os dispositivos móveis.

• 5: Adição de regras de seleção de produtos.

• 8: Exibição da disponibilidade de produtos por tamanho.

• 13: Encomendar múltiplos tamanhos para entrega.

• 21: Implementação de encomenda de produtos em todo o site.

Satisfação do Cliente (CSAT): avalia a satisfação do utilizador e o número de utilizadores afetados por uma mudança.

Peso: 1

Objetivo: Avaliar o quão ansiosamente os utilizadores aguardam mudanças, que utilizadores serão afetados e a extensão do impacto no utilizador/cliente. Inclui clientes externos e funcionários da empresa que beneficiam da conclusão da tarefa, melhorando a eficiência do trabalho.

Foco de Avaliação: O valor inerente da tarefa em gerar satisfação do utilizador.

• 1: Sem impacto na alegria do utilizador.

• 2: Melhorias quase impercetíveis por alguns.

• 3: Um pequeno segmento de utilizadores apreciará a mudança.

• 5: Notável por um quarto dos clientes, metade dos utilizadores de negócio ou diretores de departamento.

• 8: Metade dos clientes, todos os utilizadores de negócio ou líderes de função notarão melhorias.

• 13: Todos os clientes, utilizadores de negócio e líderes de função aguardam ansiosamente a mudança.

• 21: A funcionalidade está em alta demanda, com perguntas constantes de clientes, utilizadores de negócio e até feedback não solicitado do público.

Exemplos de Tarefas:

• 1: Rastreamento de entrega de emails.

• 2: Melhoria da disposição de emails para Lotus Notes.

• 3: Ativação de texto alternativo para imagens em emails.

• 5: Adaptação de layouts de email para Gmail.

• 8: Envio de notificações ajustadas para fusos horários.

• 13: Introdução de um centro de notificações na aplicação móvel.

• 21: Gerir subscrições de notificações na aplicação móvel.

Oportunidades: o potencial para investimentos estratégicos e eliminação de obstáculos ao desenvolvimento.

Peso: 1

Abrir caminho para o desenvolvimento ou abrir novas avenidas para o crescimento da empresa. Isto inclui tarefas parte de iniciativas estratégicas mais amplas (alinhadas com BI/KPI) que facilitam tais desenvolvimentos. Pode não influenciar a receita num período de curto prazo.

• 1: Não abre novas oportunidades.

• 2: Oferece oportunidades negligenciáveis.

• 3: Cria oportunidades locais para processos de negócio/funcionalidades de produto.

• 5: Fornece oportunidades substanciais para desenvolvimento de processos de negócio/funcionalidades de produto.

• 8: Desbloqueia oportunidades com potencial impacto futuro na função ou processo de negócio, visível em métricas futuras.

• 13: Abre oportunidades significativas com um impacto importante previsível na empresa ou função, refletido em métricas futuras.

• 21: Revela oportunidades críticas para cumprir os planos estratégicos de longo prazo da empresa.

Exemplos de Tarefas:

• 1: Colocar um banner estático na página de produto.

• 2: Capacidade de alterar banners nas páginas de produtos do website a partir do painel de administração.

• 3: Banners personalizáveis em todas as frentes em páginas de produtos a partir do painel de administração.

• 5: Teste A/B de dois banners em páginas de produtos em todas as frentes a partir do painel de administração.

• 8: Testar dois ou mais banners em páginas de produtos em todas as frentes.

• 13: Teste de banners com seleção automática do vencedor e minimização de perda de receita durante os testes.

• 21: Seleção automática de comunicações, locais de colocação e utilizadores em todas as frentes com teste do melhor algoritmo de seleção.

Jurídico: Os potenciais riscos legais, danos reputacionais e multas associadas a uma tarefa.

Peso: 2

Foco: Identifica o impacto da tarefa em situações legais, incluindo processos de utilizadores, danos reputacionais de disputas legais e penalidades por não conformidade com leis.

Escala:

• -10: Aumenta muito os riscos legais.

• -6: Aumenta significativamente os riscos legais.

• -2: Aumenta marginalmente os riscos legais.

• 0: Impacto neutro nos riscos legais.

• 2: Mitiga ligeiramente os riscos legais.

• 6: Reduz consideravelmente os riscos legais.

• 10: Reduz drasticamente os riscos legais.

Exemplos:

• -10: Introdução de práticas de recolha de dados não conformes.

• -6: Implementação de uma funcionalidade com potenciais preocupações de privacidade.

• -2: Pequenas alterações contratuais que requerem revisão jurídica.

• 0: Sem impacto nos riscos legais.

• 2: Melhoria da conformidade de acessibilidade.

• 6: Melhoria das medidas de segurança de dados.

• 10: Implementação de protocolos de encriptação padrão da indústria.

Critérios de Software

Riscos de Dev: Riscos de TI como diminuição da produtividade da equipa, aumento de manutenção ou vulnerabilidades de segurança.

Peso: 2

Aborda riscos como diminuição da produtividade da equipa, aumento injustificado no esforço de manutenção, criação de processos manuais, maior fragilidade do sistema, desempenho reduzido, segurança diminuída e outros riscos de TI relacionados.

Escala:

• -10: Aumenta significativamente os riscos de TI.

• -6: Aumenta substancialmente os riscos de TI.

• -2: Aumenta ligeiramente os riscos de TI.

• 0: Não tem impacto nos riscos de TI.

• 2: Diminui marginalmente os riscos de TI.

• 6: Reduz notavelmente os riscos de TI.

• 10: Mitiga drasticamente os riscos de TI.

Exemplos:

• -10: Introdução de uma base de código complexa e não mantível.

• -6: Implementação de uma funcionalidade com vulnerabilidades de segurança conhecidas.

• -2: Adição de uma nova dependência que requer manutenção adicional.

• 0: Sem impacto nos riscos de TI.

• 2: Refatorização de código para melhorar a manutenibilidade.

• 6: Implementação das melhores práticas de segurança.

• 10: Migração para uma infraestrutura cloud segura.

Arquitetura: Determina se uma tarefa se alinha com a arquitetura alvo ou aborda dívida técnica.

Peso: 2

Foco de Avaliação: Os méritos da tarefa em relação à contribuição arquitetural ou redução de dívida.

• -10: Aumenta drasticamente a dívida (grande solução temporária).

• -6: Aumenta significativamente a dívida (solução temporária significativa).

• -2: Aumenta ligeiramente a dívida técnica (pequena solução temporária).

• 0: Impacto neutro na arquitetura; nem avança nem regride da solução alvo.

• 2: Reduz marginalmente a dívida.

• 6: Move-se substancialmente em direção à arquitetura alvo, incluindo abordar lacunas na automação.

• 10: Alcança diretamente a arquitetura alvo.

Exemplos:

• -10: Integração de um sistema legado com a plataforma principal usando código personalizado e conexões ponto a ponto.

• -6: Usa uma tecnologia "sem saída" que é incompatível com a arquitetura alvo e requer esforço adicional para migrar no futuro.

• -2: Uma pequena refatorização de código devido a duplicação de código. Dívida técnica de curto prazo que pode ser abordada rapidamente num futuro próximo.

• 0: Atualização de documentação ou correções de bugs menores.

• 2: Consolidação de fontes de dados numa única plataforma unificada, contribuindo para uma arquitetura mais limpa e mantível.

• 6: Alinha-se com a arquitetura de microsserviços e reduz a dívida técnica de longo prazo.

• 10: Conclusão de uma migração em larga escala para uma solução cloud baseada em plataforma como serviço (PaaS).

Refinamento: O progresso realizado numa tarefa, minimizando o abandono de tarefas em progresso.

Peso: 1

Objetivo: Determinar quanto da tarefa foi concluída para priorizar a continuação e conclusão do trabalho que já começou, garantindo o uso eficiente de recursos e minimizando o desperdício de tarefas abandonadas.

• 55: Próximo da conclusão, com menos de 10% do trabalho restante. É necessário esforço mínimo para terminar.

• 35: Foi feito trabalho substancial e mais de 40% foi concluído. É mais eficiente completar do que abandonar.

• 5: Foi feito algum progresso, não especificamente quantificado, mas suficiente para que abandoná-lo resultasse em esforço perdido.

• 0: Fase de preparação, com descrições de tarefas e critérios de aceitação (AC) preliminarmente validados pela equipa.

• -10: A descrição da tarefa e AC estão preparados mas não validados, indicando prontidão para o trabalho com algumas incertezas.

• -15: Falta descrição clara além de um título, com ambiguidades significativas sobre os requisitos e execução da tarefa, necessitando esforço adicional de clarificação e planeamento.

Exemplos:

• 55: Escrever testes unitários para uma funcionalidade já implementada.

• 35: Atualizar um elemento de interface de utilizador para uma ordem de compra para uma aplicação móvel.

• 5: Foi feito algum progresso, não especificamente quantificado mas suficiente para que o abandono resultasse em esforço perdido.

• 0: Atualizar a documentação do projeto com alterações recentes.

• -10: Melhorar a velocidade de carregamento da página 'no carrinho'.

• -15: Corrigir problemas do website.

Critérios de Confiança

Pesquisa: Mede a confiança da tarefa com dados de suporte.

Peso: 20

Vital para aproveitar dados de interação do utilizador para informar estratégias de marketing e omnicanal.

• 0 — Sem novos insights; puramente baseado em suposições.

• 21 — Recolheram-se novos dados de comportamento do utilizador, indicando tarefas baseadas em evidências com potencial para novos insights.

Urgência: Garante flexibilidade dentro do framework para priorizar e abordar rapidamente tarefas com implicações urgentes e de alto risco.

Este critério é exclusivamente atribuído a líderes de equipa ou gestores e ativado em situações urgentes.

Peso: 20

Escala: 0 ou 1.

Exemplo de Pontuação (1 ponto): Atribuir a tarefas com riscos imediatos e significativos tais como:

• Vulnerabilidades detetadas que podem levar a violações de dados.

• Ameaças de risco de suspensão de aplicação por plataformas como App Store ou Meta.

• Intimações legais de órgãos reguladores.

• Alto risco de incorrer em multas substanciais.

Critérios de Esforço

Critérios Front End, Back End, Mobile, UX: Tempo necessário para desenvolvimento de produtos Web e Mobile.

É um exemplo de quatro critérios: adicione/edite/remova todos os desnecessários espelhando a estrutura da sua equipa de desenvolvimento.

Peso: 1

• 1 — Sem esforço: nenhum esforço é necessário.

• 2 — Meio dia ou menos.

• 3 — Um dia.

• 5 — Dois dias (meio Sprint).

• 8 — Quatro a cinco dias (um Sprint).

• 13 — Mais de um Sprint mas menos de dois Sprints.

• 21 — Dois Sprints e mais.

Dica Profissional

Cada critério usa uma escala de avaliação não linear como 1, 2, 3, 5, 8, 13 e 21 — Sequência de Fibonacci.

Este framework visa equilibrar objetivos estratégicos com considerações práticas, garantindo que cada tarefa é avaliada através de uma lente abrangente que respeita as contribuições únicas de todos os departamentos.

Fase III: Simplificar o Processo de Avaliação

O Poder da Responsabilidade: Atribuir Avaliadores Dedicados

O gigante do retalho começou por atribuir responsáveis por cada critério de priorização. Imagine isto: uma combinação perfeita de Evaluation Planning Poker e previsão estratégica, onde cada área-chave — Negócio, TI, Pesquisa e Urgência — tem um maestro dedicado. Inicialmente, era um quarteto, mas o conjunto cresceu para uma orquestra de 16-20 pessoas por equipa, todas a tocar harmoniosamente.

Magia de Sincronização com o Jira

Mais um impulsionador do processo é a integração bidirecional em tempo real com o Jira Server. O Backlog do Jira de cada equipa é sincronizado dinamicamente, pulsando com atualizações em tempo real em Ducalis. Um novo Item aparece no Jira. Instantaneamente, aparece em Ducalis. Uma atualização de última hora a um item do Backlog? Atualiza em tempo real — adeus a avaliar tarefas desatualizadas.

Imagine isto: o fim da troca manual de tarefas. Isto não foi meramente uma melhoria; revolucionou a eficiência das equipas, simplificando o fluxo de trabalho como nunca antes.

Foco em Pequenas Porções

Perante a extensão assustadora do Backlog do Jira, o volume total de tarefas parecia outrora impossível. Solução? Segmentação estratégica. Cortaram o Backlog gigante em pedaços digeríveis, uma arrumação mental que transformou uma montanha enorme de tarefas em colinas organizadas e geríveis. Cada segmento, agora albergando 25-50 tarefas, foi claramente definido e preparado para avaliação.

Esta abordagem levou à criação de 150 Boards Ducalis distintos e de tamanho adequado para cada equipa, culminando num Board mestre agregado que apresentava prioridades de ponta a ponta. Foi uma mudança de jogo, simplificando o processo e trazendo uma clareza renovada aos esforços coletivos.

Abraçar Perspetivas Diversas

Reconhecer e discutir pontos de vista diferentes é inestimável na priorização de equipa. Com o relatório de Team Alignment, detetam-no rapidamente. Disparidades nas avaliações de valor de tarefas podem destacar mal-entendidos ou perceções variadas da importância de uma tarefa, sinalizando necessidade de clarificação. Com 20 avaliadores por Board, apenas 5% a 10% das funções necessitaram de discussão adicional. Isto foi então abordado em chamadas, levando a uma pontuação finalizada diretamente influenciada por facilitadores como líderes de equipa ou proprietários de produto.

A Arte da Relevância

No mundo da priorização, a diversidade de pensamento não é apenas bem-vinda — é essencial. Quando as opiniões divergem — digamos, um vê ouro enquanto outro vê cascalho — é uma indicação para pausar e ponderar. Com o relatório de Team Alignment, a diferença foi detetada automaticamente.

Pareceu que aproximadamente 5-10% das tarefas geraram debate, uma oportunidade de ouro para mergulhos mais profundos e compreensão mais rica, culminando nessa Pontuação Final tão importante.

Reconhecendo que as prioridades podem rapidamente ficar desatualizadas, a empresa adotou uma prática de redefinir pontuações a cada três meses. Este "descascar" regular garantiu que tarefas obsoletas foram eliminadas e fechadas, focando apenas nos Itens relevantes.

Fase IV: Priorização Interfuncional — 500% de Crescimento no Impacto de Negócio

Sim, leu bem. Uma entrega impressionante de tarefas com 5x mais impacto de negócio. Como ocorreu tal transformação? Tudo se resume à priorização estratégica de tarefas usando Ducalis, um sentimento ecoado pelo CTO do cliente:

"Ao simplesmente priorizar tarefas em Ducalis, desbloqueámos um novo nível de produtividade. A verdadeira magia foi emparelhar a ferramenta certa com o nosso processo visionado."

Planeamento 9x Mais Rápido

A priorização interfuncional comprimiu o tempo de tomada de decisão de exaustivas 18 semanas (quatro meses e meio) por ano para duas semanas. Este salto quântico foi alcançado através de:

• Ferramentas Especializadas: Aproveitar a sincronização em tempo real entre Jira e a ferramenta de priorização simplificou o processo.

• Atualizações Dinâmicas de Critérios: Adaptar os critérios de priorização ao cenário de negócio em evolução garantiu alinhamento constante.

• Deteção Automática de Desalinhamento: Identificar instantaneamente discrepâncias manteve o foco afiado e relevante.

• Processo Simplificado: Uma abordagem direta significou menos quebras e estrangulamentos.

Eliminar Tarefas de Baixo Impacto

Pós-priorização, observaram:

• 30% das tarefas de desenvolvimento em curso foram removidas devido a baixa prioridade, realocando recursos para projetos de maior valor.

• 50% das tarefas de prioridade máxima não estavam prontas para desenvolvimento imediato, permitindo resolução preventiva de problemas ou consolidação de tarefas.

• 60% das tarefas na fila para produção foram despriorizadas, perdendo relevância devido a contextos de negócio em mudança.

Um Impulso Colossal na Produtividade

Não se trata apenas de remover tarefas desnecessárias, mas também de otimizar todo o fluxo de trabalho com o mesmo tamanho de equipa.

• Tempo de entrega reduzido em 40% (isso são semanas poupadas)

• Tempo de ciclo de entrega cortado em 50%

• Aumento da velocidade do programador em 2x

A jornada de um Backlog desordenado para um pipeline de desenvolvimento simplificado e focado em impacto não é apenas possível — é uma realidade. Se procura uma revolução na forma como a sua equipa prioriza tarefas, considere esta abordagem o seu plano para o sucesso. O esforço compensa, ampliando a produtividade e garantindo que cada tarefa o aproxima dos seus objetivos de negócio.

Implementar a Abordagem de Priorização Interfuncional: Um Guia Passo a Passo

Com modelos prontos a usar e diretrizes detalhadas, adotar este método dentro da sua organização é direto. Embora os passos abaixo sejam baseados na configuração de Ducalis, os princípios fundamentais podem ser experimentados com folhas de cálculo.

1. Começar com um Modelo: Criar um Board de priorização usando um modelo de framework. Isto serve como a sua fundação.

2. Importar o Seu Backlog: Trazer um segmento do seu Backlog (30-50 tarefas) do seu gestor de tarefas (por exemplo, Jira Cloud/Server, Asana, Linear, ClickUp, GitHub, Trello, YouTrack). Opcionalmente, configurar para sincronizar os resultados de priorização de volta ao seu gestor de tarefas para um fluxo de trabalho contínuo.

3. Personalizar Critérios: Rever todos os critérios minuciosamente. Estes critérios ressoarão com a sua equipa durante discussões? Os termos são familiares ou precisam de ajustes? Ajustar descrições para alinhar com a linguagem da sua equipa, remover o que não é necessário e adicionar quaisquer critérios que possam estar em falta.

4. Atribuir Responsabilidade: Designar uma ou mais pessoas responsáveis por cada critério. Estas podem ser qualquer combinação de membros da equipa, garantindo representação ampla e experiência.

5. Envolver a Sua Equipa: Convidar todos os participantes a avaliar as tarefas. Este esforço coletivo é crucial para uma avaliação abrangente.

6. Refinar com Alinhamento: Utilizar a secção de Alinhamento para ajustar pontuações conforme necessário, garantindo consenso e abordando discrepâncias.

7. Avaliar o Resultado: Rever a lista priorizada de tarefas. Afinar os pesos e o número de critérios conforme necessário para refinar ainda mais as prioridades.

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Abraçar esta abordagem simplifica o seu processo de priorização e promove um ambiente colaborativo onde cada tarefa é avaliada através de uma lente multifacetada. Mergulhe, experimente e observe a produtividade e o foco da sua equipa dispararem.

Transferir o estudo de caso em PDF.

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FAQ

O processo é demasiado demorado para valer a pena?

Adotar este framework transforma a priorização de projetos. As equipas frequentemente descobrem que o que parecia "promissor" pode não resistir ao escrutínio interfuncional, enquanto funcionalidades "agradáveis de ter" negligenciadas emergem como oportunidades de alto ROI. A verdadeira vitória? Descobrir joias escondidas no Backlog que poderiam ter sido perdidas de outra forma.

Como podem pessoas não profundamente envolvidas num projeto avaliar tarefas eficazmente?

A força da priorização entre equipas reside na inclusividade — reunir todos que possam impactar a execução de uma tarefa, não apenas um círculo restrito de produto/crescimento/técnico. Encontrámos desafios com descrições de tarefas pouco claras para indivíduos noutras funções. A opção "incapaz de avaliar" levou a que muitas tarefas fossem retiradas para redescrição pelos seus autores. Inicialmente recebida com resistência, esta prática acabou por fomentar "pressão positiva" sobre os autores de tarefas para refinar, consolidar ou remover tarefas, melhorando naturalmente o refinamento do Backlog com motivação clara.

Qual é o número ideal de participantes no processo de priorização?

• 4 pessoas fornecem um início sólido, com pelo menos um representante de cada unidade central (Negócio, Software, Análises, Urgência).

• 10 pessoas alcançam cobertura mais abrangente, garantindo pelo menos um avaliador por critério.

• 20+ pessoas são ideais, permitindo múltiplos avaliadores por critério para verificar cruzadamente estimativas e identificar desalinhamentos.

E se algumas funções, como jurídico, não puderem avaliar tarefas específicas?

Isso é completamente normal e gerível através de algumas abordagens:

• Podem saltar a tarefa para reavaliação posterior, especialmente se for considerada necessária após revisão.

• Colocar questões para clarificação da tarefa.

• Ajustar a sincronização do Backlog do Board para refinar a seleção de tarefas para avaliação.

Como abordar o dilema "todas as tarefas são urgentes e de prioridade máxima"?

Aproveitar a funcionalidade Evaluation Poker para ocultar estimativas dos outros. Isto encoraja avaliação imparcial e ajuda a priorizar tarefas genuinamente críticas, mitigando a tendência de marcar tudo como urgente e de alta prioridade.