Otimizar a Matriz de Eisenhower para Máximo Potencial
A Matriz de Eisenhower ajuda-o a priorizar tarefas ao distinguir entre o que é urgente e o que é importante. Utilize-a para gerir a carga de trabalho, reduzir o stress e focar-se em objetivos estratégicos em vez de combater incêndios constantemente.
Este guia mostra-lhe como construir e otimizar a Matriz de Eisenhower, superar armadilhas comuns de priorização e adaptar a framework aos fluxos de trabalho modernos de equipas.
Fotografia por US Army Signal Corps/Interim Archives
"Conto esta história para ilustrar a verdade da afirmação que ouvi há muito tempo no Exército: Os planos são inúteis, mas o planeamento é tudo."
Dwight D. Eisenhower, Observações na Conferência da Reserva Executiva de Defesa Nacional, 14/11/57
História da Matriz de Eisenhower
Dwight D. Eisenhower foi o 34.º Presidente dos Estados Unidos e um general de 5 estrelas durante a Segunda Guerra Mundial. Organizou e dirigiu a Operação Torch (invasão do Norte de África em 1942–1943) e a invasão da Normandia na Frente Ocidental em 1944–1945. Como presidente, as suas conquistas incluíram assinar a Lei dos Direitos Civis de 1957, lançar a Lei de Auxílio Federal a Rodovias de 1956 (que criou o sistema de autoestradas interestaduais), equilibrar o orçamento federal três vezes, terminar a Guerra da Coreia e desescalar as crises da Guerra Fria mantendo o prestígio americano.
Eisenhower manteve-se no topo de responsabilidades esmagadoras ao distinguir entre o importante e o urgente. Quando questionado sobre o seu princípio de priorização, disse: "O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante." Este princípio tornou-se a fundação da Matriz de Eisenhower.
Stephen Covey popularizou a framework de Eisenhower no seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, tornando a Matriz de Eisenhower numa ferramenta amplamente utilizada de tomada de decisão e gestão do tempo nos negócios.
O que é a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma framework de priorização que categoriza tarefas por urgência e importância. Divide o trabalho em quatro quadrantes, ajudando-o a decidir que tarefas priorizar, delegar ou eliminar.
A Matriz de Eisenhower também é conhecida como Matriz Urgente-Importante, Matriz de Decisão de Eisenhower ou Caixa de Eisenhower.
Quando utilizar a Matriz de Eisenhower
Utilize a Matriz de Eisenhower se estiver a experienciar qualquer um dos seguintes:
- Falta de progresso em objetivos a longo prazo
- O trabalho não produz os resultados desejados apesar do esforço
- A maior parte do tempo gasto em emergências em vez de tarefas necessárias
- Dificuldade em delegar ou dizer não a pedidos
- Procrastinação constante
Construir a Matriz de Eisenhower
- Crie uma grelha 2×2 com quatro quadrantes.
- Identifique o eixo x como Urgente e Não Urgente.
- Identifique o eixo y como Importante e Não Importante.
- Categorize as suas tarefas nos quatro quadrantes.
- Aborde primeiro as tarefas no quadrante Importante e Urgente.
Modelo da Matriz de Eisenhower
Diferença entre tarefas importantes e urgentes
A abordagem de priorização de Eisenhower baseia-se na distinção entre tarefas urgentes e importantes. Para gerir o tempo eficazmente, deve ser tanto eficaz (fazer as coisas certas) como eficiente (fazer as coisas corretamente). Isto significa alocar tempo a tarefas importantes além das urgentes. Compreender esta distinção previne o stress de prazos apertados constantes.
Tarefas importantes contribuem para a sua missão, objetivos e valores a longo prazo. Podem não produzir resultados imediatos, tornando-as mais fáceis de ignorar. As tarefas importantes nem sempre são urgentes. Focar-se em tarefas importantes mantém-no calmo, lógico e aberto a novas ideias—opera numa mentalidade responsiva.
Tarefas urgentes são sensíveis ao tempo, requerem atenção imediata e estão frequentemente ligadas aos objetivos de outra pessoa. Sente-se compelido a abordá-las. Focar-se em tarefas urgentes torna-o reativo—defensivo, pressionado e fixado.
As tarefas importantes tornam-se urgentes se as adiar por demasiado tempo. Evite esperar até que o trabalho estratégico se transforme numa crise.
As pessoas assumem que todas as tarefas urgentes são também importantes, mas isto raramente é verdade. Este equívoco decorre da nossa tendência para nos focarmos em problemas e soluções imediatas.
Utilizar a Matriz de Eisenhower
Depois de criar a sua Matriz de Eisenhower, categorize todas as tarefas em quatro níveis de prioridade:
Quadrante 1 (Superior Esquerdo) – Tarefas Importantes e Urgentes: O quadrante "Fazer". Estas tarefas são críticas e devem ser concluídas o mais rapidamente possível (geralmente no mesmo dia).
Quadrante 2 (Superior Direito) – Tarefas Importantes mas não Urgentes: O quadrante "Decidir". Estes são objetivos a longo prazo essenciais sem prazos fixos. Agende-os o mais cedo possível, começando pelos mais importantes após concluir tudo no quadrante "Fazer".
Quadrante 3 (Inferior Esquerdo) – Tarefas Urgentes mas não Importantes: O quadrante "Delegar". Delegue estas tarefas a outros. Atribua-as a si próprio apenas após concluir as tarefas nos quadrantes 1 e 2.
Quadrante 4 (Inferior Direito) – Tarefas Não Importantes, Não Urgentes: O quadrante "Eliminar". Evite estas tarefas totalmente. A maioria são desnecessárias e desperdiçam tempo.
Priorizar tarefas para produtividade
Siga estes passos para priorizar as suas tarefas:
- Registe o seu tempo durante uma semana para ver como o gasta de acordo com a matriz. Registe o seu tempo em intervalos de 30 minutos utilizando uma folha de cálculo ou aplicação de gestão de tarefas.
- Após uma semana, ordene as tarefas concluídas no quadrante apropriado com base nos seus objetivos:
- Isto foi importante para mim?
- Isto foi urgente para mim?
- Examine a distribuição das tarefas pelos quadrantes para compreender o que fazer e como reequilibrar a sua matriz se necessário. Idealmente, a maioria das tarefas deve cair no quadrante 2 (Importante mas não Urgente).
Analisar os quadrantes
O quadrante "Fazer": As tarefas aqui são atividades críticas que devem ser concluídas imediatamente—idealmente no mesmo dia, o mais tardar no dia seguinte. Estas incluem crises, prazos e problemas prementes. Consomem mais tempo e energia devido ao esforço necessário. Gastar a maior parte do seu tempo no Quadrante 1 causa stress, esgotamento e uma sensação de que os seus dias estão fora de controlo. Combater incêndios constantemente drena energia e entusiasmo, tornando mais fácil escapar para as distrações sem sentido do Quadrante 4.
O quadrante "Decidir": Estas tarefas importantes mas não urgentes têm um maior impacto na sua capacidade a longo prazo de alcançar objetivos. O Quadrante 2 permite-lhe focar-se em oportunidades e crescimento em vez de obstáculos e problemas. Quando a maioria das tarefas cai neste quadrante, é proativo e pode priorizar atividades que melhoram as suas competências e energia enquanto contribui para objetivos importantes. O Quadrante 2 é onde o "trabalho profundo" acontece porque está livre de distrações urgentes.
O quadrante "Delegar": Estas tarefas não são tão importantes mas são no entanto urgentes. A colaboração em equipa desempenha um papel crucial aqui. Pode realizar estas tarefas si próprio, mas delegar a um membro da equipa adequado melhora o trabalho de equipa e liberta tempo para tarefas nos primeiros dois quadrantes. Registe as tarefas delegadas para poder fazer um acompanhamento posteriormente.
Delegar sem registar o progresso é inútil—ninguém pode ser responsabilizado. Demasiado tempo neste quadrante pode fazer com que sinta que não está a alcançar objetivos maiores ou não tem controlo sobre o seu trabalho do dia a dia.
O quadrante "Eliminar": Este quadrante encoraja-o a eliminar maus hábitos que desperdiçam tempo e não melhoram a produtividade. Descubra e elimine atividades da sua rotina diária/semanal. Exemplos incluem navegar na internet sem propósito claro ou desperdiçar tempo em emails não importantes e não urgentes.
Reequilibrar a sua matriz
Examine e analise onde o seu tempo é gasto após organizar as tarefas nos quadrantes apropriados:
A maior parte do tempo gasto no Quadrante 1: Foque-se no planeamento e preparação para prever, detetar e evitar problemas.
Solução: Crie um calendário semanal/mensal baseado nos objetivos e prazos atuais. Faça uma revisão e reflexão semanal. Considere quão bem a sua estratégia funcionou e ajuste para a próxima semana. Se a maioria das tarefas do Quadrante 1 vem de fontes externas, pense em como melhorar o planeamento e antecipá-las melhor. Pode precisar de colaborar com um cliente ou colega para estabelecer uma abordagem mais proativa, ou falar com o seu gestor sobre reequilibrar um calendário sobrecarregador.
A maior parte do tempo gasto no Quadrante 2: Esta é a situação ideal.
Solução: Distribua e agende tarefas e atividades para aproveitar oportunidades e maximizar o crescimento. Defina um prazo adequado para cada etapa da tarefa.
A maior parte do tempo gasto no Quadrante 3: Elimine ou delegue estas tarefas se possível para minimizar o tempo gasto aqui.
Solução: Planeie e escreva ações detalhadas para limitar estas tarefas. Tente:
- Delegar tarefas
- Dizer não a tarefas
- Discutir como gasta o tempo com o seu gestor
Se for um gestor, informe a sua equipa de que vai delegar trabalho para que ambos possam reorganizar prioridades.
A maior parte do tempo gasto no Quadrante 4: Provavelmente está a sentir-se insatisfeito, a evitar um problema ou stressado.
Solução: Registe o seu tempo, descubra e analise os seus principais desperdiçadores de tempo e elabore uma estratégia para evitá-los ou limitá-los. Prepare uma estratégia para superar a procrastinação. Lembre-se de que embora seja aceitável relaxar ocasionalmente, as atividades neste quadrante oferecem retornos decrescentes quando realizadas em excesso. Pergunte a si próprio:
- O que estou a tentar alcançar?
- O que estou a fazer está a ajudar-me a alcançar o meu objetivo?
Dicas para utilizar a Matriz de Eisenhower
- Elimine distrações e defina as suas próprias prioridades.
- Planeie de manhã, depois foque-se nas tarefas durante as horas de desempenho máximo.
- Utilize ferramentas de gestão de tempo e tarefas para registar o progresso em tarefas delegadas.
- Quebre hábitos prejudiciais como navegação na web e redes sociais durante o horário de trabalho utilizando software de bloqueio.
- Pergunte a si próprio: Qual é a coisa mais importante para começar? Para tarefas nos quadrantes "Fazer" e "Decidir", aplique o conceito de Mark Twain "Coma o Sapo Primeiro"—faça a tarefa mais difícil primeiro. Isto dá-lhe momentum e energia para o resto do dia.
- Evite procrastinação e gestão excessiva.
- Preencha cada quadrante com não mais de 8 tarefas. Conclua a mais crítica primeiro antes de adicionar mais. O objetivo é concluir tarefas, não colecioná-las.
- Crie uma lista de tarefas. Isto alivia-o da memorização constante e ajuda-o a assumir responsabilidade pelas coisas que priorizou.
Variações da Matriz de Eisenhower
Com o tempo, diferentes versões da Matriz de Eisenhower evoluíram para refletir diferentes necessidades ao modificar os critérios nos eixos X e Y:
- Impacto vs. Esforço
- Valor vs. Viabilidade
- Gráfico PICK: Fácil/Difícil vs. Baixo Retorno/Alto Retorno
- Risco vs. Retorno
- Valor de Negócio, Esforço, Risco
- Prioridade estratégica vs. Urgência
- Impacto no cliente vs. Esperado/Inesperado
- Complexidade vs. Novidade
- Valor/Impacto vs. Probabilidade de sucesso/Probabilidade
- Novidade de mercado vs. Novidade de produto
Problemas com matrizes de priorização
A maioria das frameworks de priorização categoriza oportunidades/funcionalidades com base em métricas específicas, depois prioriza de acordo com a lista ou matriz gerada. Isto cria dois problemas principais:
Os resultados de priorização são arbitrários: Muitos fatores permanecem desconhecidos até após uma decisão ser tomada. Decisões pequenas têm menor benefício potencial do que decisões grandes, mas decisões grandes também carregam enorme desvantagem potencial. Como a maioria das ideias falha, os níveis de confiança são baixos. A investigação e prototipagem podem aumentar a confiança, mas o grande número de ideias torna impossível fazer isto para cada uma. Deve operar e priorizar num ambiente altamente imprevisível.
Algumas frameworks tentam resolver isto incluindo confiança como componente, mas quantificar a incerteza permanece difícil. As frameworks facilitam detetar itens de alto valor e baixo esforço e itens de baixo valor e alto esforço—estes são diretos de reconhecer mesmo sem uma framework. A confusão surge no meio, onde mudar algumas suposições pode afetar a ordem das ideias e, consequentemente, a prioridade.
As frameworks de priorização abordam o problema errado: O principal desafio da priorização é dizer não. Priorizar é difícil não porque identificar as ideias mais promissoras é difícil, mas porque dizer não a ideias menos promissoras—mas no entanto boas—é difícil.
Grandes ambições, excesso de confiança e relutância em dizer às partes interessadas que as suas ideias favoritas não funcionarão resultam em equipas a assumir demasiados projetos. Isto causa tratamento inadequado de muitas coisas, não gastar tempo suficiente a investigar e compreender problemas, e apresentar soluções apressadas com atalhos. Esta abordagem é muito menos provável de entregar um bom produto.
Mesmo com tempo suficiente para implementar ideias prioritárias com cuidado e perícia apropriados, as equipas frequentemente não alocaram tempo suficiente para as revisões necessárias para garantir que o valor de negócio esperado é entregue.
Otimizar matrizes de priorização
Aborde os problemas e desvantagens das matrizes de priorização de duas formas:
Construa uma equipa bem alinhada e coerente: Isto é muito mais valioso do que qualquer priorização baseada em frameworks teóricas. Reunir todos os inputs e depois ter um diálogo como uma equipa multifuncional e capacitada sobre as principais prioridades é uma abordagem muito superior à priorização. Se toda a equipa acredita na ideia e no plano—uma decisão de equipa partilhada—é mais provável que tenha sucesso. Todos farão o seu melhor porque se sentem parte do processo e a sua opinião é ouvida e considerada. As pessoas querem que o projeto tenha sucesso, por isso oferecem as suas melhores ideias para melhoria e fazem brainstorming de soluções de alta qualidade.
Liderança forte: Os líderes devem criar objetivos claros e bem definidos para as equipas enquanto lhes permitem tomar as suas próprias decisões de prioridade. Encoraje as equipas a focarem-se em menos ideias. Só desta forma a equipa criará inovações que genuinamente acrescentam valor aos utilizadores e negócios.
Otimizar a Matriz de Eisenhower com Ducalis
Ducalis permite-lhe adaptar a Matriz de Eisenhower à sua organização e otimizá-la para superar as desvantagens tradicionais. Considere o seguinte:
- Os seus objetivos e recursos disponíveis
- Alinhamento da equipa
- Sincronização com a sua stack de gestão
- Abordagem dinâmica e adaptabilidade a diferentes tarefas
Construir em torno dos seus objetivos e recursos
Para obter o máximo da sua framework de priorização, esta precisa de:
- Considerar os objetivos da sua equipa e os recursos disponíveis
- Utilizar critérios personalizados relevantes para os objetivos e desempenho da sua equipa
Ducalis permite-lhe fazer ambos. Existem dois tipos principais de critérios personalizáveis:
Critérios orientados ao valor: Focados nos objetivos e objetivos da sua equipa. Estes incluem Ativação, Retenção, Viralidade, Velocidade, Vendas, Alcance, etc.
Critérios orientados ao esforço: Focados nos recursos disponíveis para a sua equipa. Estes incluem Tempo de desenvolvimento, Tempo de UX, etc.
Esta otimização da Matriz de Eisenhower melhora a sua precisão, eficiência e fiabilidade.
Capacitar a sua equipa
Para a sua equipa operar eficazmente, minimize o viés no julgamento, que pode impactar negativamente o processo geral. Um exemplo importante é o efeito HiPPO (Opinião da Pessoa Mais Bem Paga), quando as decisões se submetem ao julgamento do indivíduo mais bem pago porque as pessoas ignoram o conteúdo de um problema para apaziguar a pessoa mais sénior na sala.
Elimine este problema utilizando alinhamento de equipa. Quando a sua equipa está alinhada, há compreensão mútua através da qual colaboradores de funções e departamentos diversos comunicam e colaboram para alcançar os objetivos da equipa. Isto proporciona muitos benefícios:
- Transparência e responsabilidade melhoradas
- Geração e processamento de ideias melhorados
- Responsabilidade partilhada pelos resultados
- Redundância reduzida e troca de conhecimento melhorada
- Nível de confiança aumentado entre colaboradores e colaboração
Ducalis fornece cinco ferramentas para alcançar alinhamento de equipa:
Critérios de priorização personalizáveis baseados nos seus objetivos: Crie uma matriz única para cada equipa com base nos seus requisitos.
Colaboração no processo de avaliação: Toda a equipa participa na avaliação. Isto é capacitador porque inclui todos, encoraja a troca de ideias e garante que a voz de todos é ouvida. Depois de ver como os outros votaram e o que pensaram sobre vários itens, as pessoas compreendem o que é essencial e porquê. Têm uma imagem clara do que precisa de ser feito a seguir.
Análise de diferenças através da grelha de alinhamento de equipa: A grelha de alinhamento de equipa mostra exatamente onde a sua equipa discorda. Exibe diferenças nas pontuações para que possa focar-se nas áreas que causam problemas. Pode ver o nível de alinhamento da sua equipa em diferentes tarefas com base em como os indivíduos priorizam os mesmos critérios.
Secção de perguntas: Se houver algo pouco claro sobre uma situação, faça perguntas. Cada tarefa tem a sua própria área em Ducalis onde pode fazer e receber perguntas de colegas de equipa. Também pode ver todas as perguntas a serem discutidas dentro da sua equipa.
Expiração de pontuação para manter as prioridades atualizadas: Esta função ajuda a avaliar dinamicamente a importância dos itens. Pode dividir o projeto em sprints e ciclos, depois rever a importância das tarefas à luz das condições externas em mudança. Isto mantém a sua equipa envolvida e a fazer brainstorming de novos conceitos.
Quando alinha a sua equipa, otimiza o trade-off entre os seus objetivos e recursos.
A grelha de alinhamento de equipa mostra áreas de desacordo entre a sua equipa
Fortalecer a sua stack de gestão
Quando Dwight D. Eisenhower e Stephen Covey construíram pela primeira vez a Matriz de Eisenhower, desenharam-na e preencheram as tarefas manualmente. As coisas mudaram desde então. Hoje, a maioria das equipas utiliza gestores de tarefas como Jira, Asana, Trello e ClickUp. Construir manualmente a Matriz de Eisenhower e copiar tarefas para ela a partir de gestores de tarefas desperdiça tempo que poderia ser melhor utilizado noutro lugar.
Ducalis resolve este problema. Todas as tarefas são sincronizadas com os backlogs disponíveis e distribuídas automaticamente dentro dos quadrantes da matriz. Ducalis combina o poder de priorização com o seu gestor de tarefas favorito para lhe dar os melhores resultados possíveis tudo num único lugar sem necessidade de mudar de ferramenta. Ducalis oferece sincronização com Asana, ClickUp, Jira, Pivotal, Google Sheets, Trello, Yandex Tracker e YouTrack.
Adaptar a prioridades em mudança
A realidade do trabalho é que está constantemente a mudar e a evoluir, tornando desafiante encontrar as tarefas mais produtivas que impactam todos os critérios simultaneamente.
Ducalis ajuda-o a encontrar respostas a perguntas como como encontrar quick wins para melhorar a ativação e no que um especialista de UX deve trabalhar ao ajustar os critérios relevantes. Ducalis permite-lhe atualizar os critérios que utiliza a qualquer momento para se adaptar ao ambiente empresarial dinâmico. Isto dá-lhe a oportunidade de se focar em objetivos em tempo real e reduzir o ruído do backlog.
Utilizar a Matriz de Eisenhower em Ducalis
- Sincronize o seu gestor de tarefas favorito com Ducalis ou adicione tarefas manualmente através de uma folha CSV.
- Após registar-se em Ducalis, personalize o seu modelo ao definir e customizar os seus critérios, depois atribuindo pesos a eles.
- Avalie as tarefas sozinho ou com a sua equipa.
- Selecione critérios relevantes com base nos seus objetivos atuais como fundação para a priorização.
- As tarefas serão colocadas na matriz com base nas pontuações que receberam.
Ative e desative critérios para ajustar a matriz às suas necessidades atuais
Começar
Ducalis é uma ferramenta de priorização de tarefas que mantém a sua equipa alinhada em torno das principais prioridades. Garante que a opinião de cada membro da equipa é ouvida e valorizada. As decisões são tomadas colaborativamente, para que cada membro da equipa se sinta capacitado. O alinhamento de equipa não é uma atividade única—quando feito adequadamente e repetidamente, aumenta o moral da equipa e a compreensão partilhada e diminui a rotatividade de colaboradores a longo prazo. Experimente Ducalis gratuitamente e convide membros da equipa para melhorar os seus esforços de priorização e alinhamento de equipa.