优化艾森豪威尔矩阵以发挥最大潜力
艾森豪威尔矩阵通过区分紧急和重要事项来帮助你确定任务的优先级。使用它来管理工作量、减轻压力，并专注于战略目标，而不是持续救火。
本指南向你展示如何构建和优化艾森豪威尔矩阵，克服常见的优先级排序陷阱，并使该框架适应现代团队工作流程。
摄影：US Army Signal Corps/Interim Archives
"我讲述这个故事是为了说明我很久以前在军队听到的这句话的真实性：计划一文不值，但规划就是一切。"
德怀特·D·艾森豪威尔在国防行政后备会议上的讲话，1957 年 11 月 14 日
艾森豪威尔矩阵的历史
德怀特·D·艾森豪威尔是美国第 34 任总统，第二次世界大战期间的五星上将。他组织并指挥了火炬行动（1942-1943 年北非入侵）以及 1944-1945 年西线的诺曼底登陆。作为总统，他的成就包括签署 1957 年民权法案、启动 1956 年联邦资助公路法案（该法案创建了州际公路系统）、三次平衡联邦预算、结束朝鲜战争，以及在维护美国声望的同时缓和冷战危机。
艾森豪威尔通过区分重要和紧急事项来应对压倒性的责任。当被问及他的优先级原则时，他说："重要的事情很少紧急，紧急的事情很少重要。"这一原则成为艾森豪威尔矩阵的基础。
斯蒂芬·柯维在他的著作《高效能人士的七个习惯》中推广了艾森豪威尔的框架，使艾森豪威尔矩阵成为商业中广泛使用的决策和时间管理工具。
什么是艾森豪威尔矩阵
艾森豪威尔矩阵是一个优先级排序框架，根据紧急程度和重要性对任务进行分类。它将工作划分为四个象限，帮助你决定优先处理、委派或消除哪些任务。
艾森豪威尔矩阵也被称为"紧急-重要矩阵"、"艾森豪威尔决策矩阵"或"艾森豪威尔箱"。
何时使用艾森豪威尔矩阵
如果你遇到以下任何情况，请使用艾森豪威尔矩阵：
- 长期目标缺乏进展
- 尽管付出努力，工作却未产生预期结果
- 大部分时间花在紧急情况上，而不是必要任务上
- 难以委派或拒绝请求
- 持续拖延
构建艾森豪威尔矩阵
- 创建一个包含四个象限的 2×2 网格。
- 将 x 轴标记为紧急和不紧急。
- 将 y 轴标记为重要和不重要。
- 将任务分类到四个象限中。
- 首先处理重要且紧急象限中的任务。
艾森豪威尔矩阵模板
重要任务和紧急任务的区别
艾森豪威尔的优先级排序方法基于紧急任务和重要任务之间的区别。要有效管理时间，你必须既有效（做正确的事）又高效（正确地做事）。这意味着除了紧急任务之外，还要为重要任务分配时间。理解这种区别可以防止持续紧张截止日期带来的压力。
重要任务有助于你的长期使命、目标和价值观。它们可能不会产生立即的结果，因此更容易被忽视。重要任务并不总是紧急的。专注于重要任务会让你保持冷静、逻辑和对新想法的开放——你以响应的心态运作。
紧急任务具有时间敏感性，需要立即关注，并且通常与他人的目标相关。你感到有必要处理它们。专注于紧急任务会让你变得被动——防御性、压力大且固执。
如果拖延太久，重要任务会变得紧急。避免等到战略工作变成危机。
人们认为所有紧急任务也都很重要，但这很少是真的。这种误解源于我们倾向于关注眼前的问题和解决方案。
使用艾森豪威尔矩阵
创建艾森豪威尔矩阵后，将所有任务分为四个优先级：
象限 1（左上）— 重要且紧急任务："执行"象限。这些任务至关重要，应尽快完成（通常是当天）。
象限 2（右上）— 重要但不紧急任务："决定"象限。这些是没有固定截止日期的重要长期目标。尽快安排它们，在完成"执行"象限中的所有内容后，从最重要的任务开始。
象限 3（左下）— 紧急但不重要任务："委派"象限。将这些任务委派给他人。仅在完成象限 1 和 2 中的任务后才将它们分配给自己。
象限 4（右下）— 不重要、不紧急任务："删除"象限。完全避免这些任务。大多数都是不必要的，浪费时间。
确定任务优先级以提高生产力
按照以下步骤确定任务的优先级：
- 跟踪一周的时间，查看你根据矩阵如何使用时间。使用电子表格或任务管理应用程序以 30 分钟为间隔记录时间。
- 一周后，根据你的目标将已完成的任务分类到适当的象限中：
- 这对我来说重要吗？
- 这对我来说紧急吗？
- 检查任务在各个象限中的分布，以了解该做什么以及如果需要如何重新平衡矩阵。理想情况下，大多数任务应该落在象限 2（重要但不紧急）中。
分析象限
**"执行"象限：**这里的任务是必须立即完成的关键活动——理想情况下是当天，最晚不超过第二天。这些包括危机、截止日期和紧迫问题。它们消耗最多的时间和精力，因为需要付出努力。大部分时间花在象限 1 会导致压力、倦怠，并感觉你的日子失控。持续救火会消耗精力和热情，使人更容易逃到象限 4 的无意识分心中。
**"决定"象限：**这些重要但不紧急的任务对你实现目标的长期能力影响更大。象限 2 让你专注于机会和增长，而不是障碍和问题。当大多数任务落在这个象限时，你是主动的，可以优先考虑提高技能和精力的活动，同时有助于重要目标。象限 2 是"深度工作"发生的地方，因为你不受紧急干扰的影响。
**"委派"象限：**这些任务不那么重要，但仍然紧急。团队协作在这里起着至关重要的作用。你可以自己执行这些任务，但委派给合适的团队成员可以增强团队合作，并为前两个象限的任务腾出时间。跟踪已委派的任务，以便稍后跟进。
在不跟踪进度的情况下委派是毫无意义的——没有人可以被问责。在这个象限花费太多时间可能会让你感觉没有实现更大的目标，或者无法控制日常工作。
**"删除"象限：**这个象限鼓励你消除浪费时间且不提高生产力的不良习惯。发现并从日常/每周例程中删除活动。示例包括没有明确目的的浏览互联网或在不重要、不紧急的电子邮件上浪费时间。
重新平衡矩阵
将任务组织到适当的象限后，检查并分析时间的使用情况：
**大部分时间花在象限 1：**专注于规划和准备，以预见、检测和避免问题。
**解决方案：**根据当前的目标和截止日期创建每周/每月计划。进行每周审查和反思。考虑战略的表现如何，并为下周进行调整。如果大多数象限 1 任务来自外部来源，请考虑如何改进规划并更好地预测它们。你可能需要与客户或同事合作建立更主动的方法，或与经理讨论重新平衡过度繁重的时间表。
**大部分时间花在象限 2：**这是理想的情况。
**解决方案：**分配和安排任务和活动，以利用机会并最大化增长。为任务的每个步骤设置合适的截止日期。
**大部分时间花在象限 3：**如果可能，消除或委派这些任务，以最大程度地减少在这里花费的时间。
**解决方案：**计划并详细写下限制这些任务的行动。尝试：
- 委派任务
- 拒绝任务
- 与经理讨论如何使用时间
如果你是经理，请告知团队你将把工作委派给他们，以便双方都可以重新安排优先级。
**大部分时间花在象限 4：**你可能感到不满足、逃避问题或压力很大。
**解决方案：**跟踪时间，发现并分析最大的时间浪费因素，并制定避免或限制它们的策略。准备克服拖延的策略。请记住，虽然偶尔放松是可以的，但这个象限中的活动如果过度进行会产生递减回报。问问自己：
- 我想要实现什么？
- 我正在做的事情是否有助于我实现目标？
使用艾森豪威尔矩阵的技巧
- 消除干扰并设定自己的优先级。
- 在早上计划，然后在高峰表现时段专注于任务。
- 使用时间和任务管理工具来跟踪已委派任务的进度。
- 使用屏蔽软件打破不健康的习惯，例如在工作时间浏览网页和社交媒体。
- 问问自己：从什么开始最重要？对于"执行"和"决定"象限中的任务，应用马克·吐温的"先吃青蛙"概念——首先做最困难的任务。这会给你一天剩余时间的动力和精力。
- 避免拖延和过度管理。
- 每个象限最多填充 8 项任务。在添加更多任务之前，先完成最关键的任务。目标是完成任务，而不是收集任务。
- 创建待办事项列表。这可以让你不必持续记忆，并帮助你对已优先处理的事情负责。
艾森豪威尔矩阵的变体
随着时间的推移，艾森豪威尔矩阵的不同版本通过修改 X 轴和 Y 轴上的标准来反映不同的需求：
- 影响力 vs. 投入
- 价值 vs. 可行性
- PICK 图表：容易/困难 vs. 低回报/高回报
- 风险 vs. 回报
- 业务价值、投入、风险
- 战略优先级 vs. 紧急程度
- 客户影响 vs. 预期/意外
- 复杂性 vs. 新颖性
- 价值/影响力 vs. 成功概率/可能性
- 市场新颖性 vs. 产品新颖性
优先级矩阵存在的问题
大多数优先级排序框架根据特定指标对机会/功能进行分类，然后根据生成的列表或矩阵确定优先级。这会产生两个主要问题：
**优先级排序结果是任意的：**在做出决定之前，许多因素仍然未知。小决策的潜在收益低于大决策，但大决策也带有巨大的潜在负面影响。由于大多数想法都会失败，信心水平很低。研究和原型制作可以增加信心，但大量想法使得无法对每个想法都这样做。你必须在高度不可预测的环境中运作和确定优先级。
一些框架试图通过将信心作为一个组成部分来解决这个问题，但量化不确定性仍然很困难。框架使发现高价值低投入项目和低价值高投入项目变得容易——即使没有框架，这些也很容易识别。困惑出现在中间，改变一些假设可能会影响想法的顺序，从而影响优先级。
**优先级排序框架解决了错误的问题：**优先级排序的主要挑战是说不。优先级排序困难不是因为识别最有前途的想法很难，而是因为对不那么有前途但仍然不错的想法说不很难。
宏大的抱负、过度自信以及不愿告诉利益相关者他们最喜欢的想法行不通，导致团队承担太多项目。这会导致对许多事情处理不当，没有花足够的时间研究和理解问题，以及呈现带有快捷方式的匆忙解决方案。这种方法提供优质产品的可能性要低得多。
即使有足够的时间以适当的关怀和专业知识实施优先想法，团队通常也没有为确保交付预期业务价值所需的修订分配足够的时间。
优化优先级矩阵
通过两种方式解决优先级矩阵的问题和缺点：
**建立一个协调一致、连贯的团队：**这比基于理论框架的任何优先级排序都更有价值。收集所有输入，然后作为一个跨职能、被授权的团队就首要优先事项进行对话，这是一种优越得多的优先级排序方法。如果整个团队相信这个想法和计划——一个共同的团队决策——你更有可能成功。每个人都会尽力而为，因为他们感到参与了这个过程，他们的意见被听到并被考虑。人们希望项目成功，因此他们提供最佳的改进想法并集思广益高质量的解决方案。
**强有力的领导：**领导者应该为团队创建清晰、明确的目标，同时允许他们做出自己的优先级决策。鼓励团队专注于更少的想法。只有这样，团队才能创造真正为用户和企业增加价值的创新。
使用 Ducalis 优化艾森豪威尔矩阵
Ducalis 允许你根据组织定制艾森豪威尔矩阵，并对其进行优化以克服传统缺点。请考虑以下内容：
- 目标和可用资源
- 团队一致性
- 与管理堆栈的同步
- 动态方法和对不同任务的适应性
围绕目标和资源构建
要充分利用优先级排序框架，它需要：
- 考虑团队的目标和可用资源
- 使用与团队目标和绩效相关的自定义标准
Ducalis 允许你同时做到这两点。有两种主要类型的可自定义标准：
**价值导向标准：**专注于团队的目标和目的。这些包括激活、留存、病毒式传播、速度、销售、覆盖范围等。
**投入导向标准：**专注于团队可用的资源。这些包括开发时间、UX 时间等。
艾森豪威尔矩阵的这种优化提高了其准确性、效率和可靠性。
赋能团队
为了让团队有效运作，请最大程度地减少判断中的偏见，这可能会对整个过程产生负面影响。一个重要的例子是 HiPPO 效应（最高薪酬人士的意见），即当人们无视问题的内容而迎合房间里最资深的人时，决策服从于最高薪酬个人的判断。
使用团队一致性消除这个问题。当团队保持一致时，就会产生相互理解，通过这种理解，来自不同角色和部门的员工可以沟通和协作以实现团队目标和目的。这提供了许多好处：
- 提高透明度和问责制
- 改进想法的生成和处理
- 对结果的共同责任
- 减少冗余并改善知识交流
- 提高员工之间的信任水平和协作
Ducalis 提供五种工具来实现团队一致性：
**基于目标的可自定义优先级排序标准：**根据每个团队的要求为其创建独特的矩阵。
**评估过程中的协作：**整个团队参与评估。这具有赋能作用，因为它包括每个人，鼓励想法交流，并确保每个人的声音都被听到。在看到其他人如何投票以及他们对各种工单的看法后，人们了解什么是重要的以及为什么。他们清楚地知道接下来需要做什么。
**通过团队一致性网格分析差异：**团队一致性网格准确显示团队在哪些方面存在分歧。它显示评分差异，以便你可以专注于导致问题的领域。你可以根据个人如何对相同标准进行优先级排序来查看团队在不同任务上的一致性水平。
**提问部分：**如果对某种情况有不清楚的地方，请提出问题。每个任务在 Ducalis 中都有自己的区域，你可以在其中向队友提出和接收询问。你还可以看到团队内正在讨论的所有问题。
**评分过期以保持优先级最新：**此功能有助于动态评估工单的重要性。你可以将项目划分为迭代和周期，然后根据不断变化的外部条件审查任务的重要性。这使团队保持参与并集思广益新概念。
当你让团队保持一致时，你就优化了目标和资源之间的权衡。
团队一致性网格显示团队之间的分歧领域
加强管理堆栈
当德怀特·D·艾森豪威尔和斯蒂芬·柯维首次构建艾森豪威尔矩阵时，他们手绘并手动填写任务。从那时起，情况发生了变化。如今，大多数团队使用任务管理工具，例如 Jira、Asana、Trello 和 ClickUp。手动构建艾森豪威尔矩阵并从任务管理工具中复制任务会浪费时间，这些时间可以更好地用在其他地方。
Ducalis 解决了这个问题。所有任务都与可用的待办事项同步，并自动分配到矩阵的象限内。Ducalis 将优先级排序能力与你喜欢的任务管理工具结合起来，在一个地方为你提供最佳结果，无需切换工具。Ducalis 提供与 Asana、ClickUp、Jira、Pivotal、Google Sheets、Trello、Yandex Tracker 和 YouTrack 的同步。
适应不断变化的优先级
工作的现实是它不断变化和发展，这使得找到同时影响所有标准的最具生产力的任务具有挑战性。
Ducalis 帮助你找到问题的答案，例如如何找到速赢项目以改善激活，以及 UX 专家应该通过调整相关标准来做什么。Ducalis 允许你随时更新使用的标准，以适应动态的业务环境。这使你有机会专注于实时目标并减少待办事项噪音。
在 Ducalis 中使用艾森豪威尔矩阵
- 将你喜欢的任务管理工具与 Ducalis 同步，或通过 CSV 表格手动添加任务。
- 注册 Ducalis 后，通过定义和自定义标准来个性化模板，然后为它们分配权重。
- 自己或与团队一起评估任务。
- 根据当前目标选择相关标准作为优先级排序的基础。
- 任务将根据收到的评分放置在矩阵中。
激活和停用标准以根据当前需求调整矩阵
开始使用
Ducalis 是一个任务优先级排序工具，可使团队围绕首要优先事项保持一致。它确保每个团队成员的意见都被听到并受到重视。决策是协作做出的，因此每个团队成员都感到被赋能。团队一致性不是一次性活动——如果正确且反复进行，它会提高团队士气和共同理解，并从长远来看降低员工流失率。免费试用 Ducalis 并邀请团队成员改善优先级排序和团队一致性工作。