快速进行任务优先级排序
团队会积累数千个产品想法和客户功能需求。决定将重点放在哪里是一项挑战。本指南展示如何基于已验证的经验建立快速、结构化的优先级排序流程。
为什么仅靠会议和框架无法解决问题
在在线同步会议中讨论所有任务被证明效率低下。浏览 100 个工单需要数小时，团队在第一个小时后就会失去专注力。只有 20% 的计划工单得到审查。沟通成为最大的瓶颈。
"沟通是最大的挑战。很难知道每个团队和每个人正在优先考虑什么，以及他们喜欢如何工作。" Hiten Shah
优先级排序框架有助于结构化评估。团队成员根据标准异步分配评分。从 Google Sheets 开始，可以只讨论高分任务。
像 RICE、REAN 和 KANO 这样的框架简化了优先级排序，但并不能解决所有问题。你仍然需要流程来提供完整的工单背景信息并高效收集意见。
框架只是第一步。你需要一个完善的流程来使它们发挥作用。
快速进行任务优先级排序的 5 个步骤
本指南将经验教训提炼为分步流程。你可以在大约一周内建立这种优先级排序方法。
步骤 1：编写恰当的工单描述
理解任务需要清晰的描述。遵循问题陈述指南：
清晰简洁 团队中的任何人都应该在没有背景信息的情况下理解问题。准确但简洁——不要在冗长的解释上浪费时间。
具体且有依据 添加截图、文档、链接或支持材料。不要让人们猜测或搜索数据。
可读性强 使用段落、项目符号、编号列表和字体样式。突出重点细节以提高可读性。
合理 将大任务划分为子任务以设置中间检查点。不要将所有内容都放入一个任务中。
问题陈述模板
问题
详细描述问题。你描述得越好，团队成员就越有可能提供替代解决方案。
结果
描述期望的结果和预期效果。
解决方案或评论（可选）
添加你对解决问题的想法，或客户或团队成员的相关评论。
清晰陈述的工单示例。
步骤 2：定义明确的评估标准
你可以使用优先级排序框架，但没有一个框架适用于所有团队。结合多个框架的标准，并根据你的团队和产品进行定制。
组合示例：
North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point
- Sales（销售）——影响收入（来自 AARRR 的 Acquisition）
- Activation（激活）——帮助用户理解产品工作方式（来自 AARRR 的 Activation）
- Retention（留存）——增加再次使用产品的动机（来自 AARRR 的 Retention）
- Service（服务）——在不降低质量的情况下减少客户支持时间（Business Pain Point）
- FB Ads（Facebook 广告）——增加通过产品投放的 Facebook 广告（Product North Star Metric）
- Time（时间）——所需的开发时间（来自 RICE 的 Effort）
- Mass（规模）——受影响的客户数量（来自 RICE 的 Reach）
在 0 到 3 的量表上评估每个标准。一些团队使用斐波那契数列，但简单的量表在不增加复杂性的情况下运作良好。
步骤 3：选择优先级排序工具
工具提供三个关键优势：
快速 在工具或表格中进行异步评估比在电话会议中讨论所有内容更快。
灵活 并非所有标准都具有相同的价值。开发时间具有负面影响，而留存可能比销售更重要。工具让你可以快速调整标准权重。
自动化 时间是核心资源。花时间在优先级排序上，但比实施任务少得多。工具使流程自动化，为实际工作节省时间。
如何实现优先级排序自动化
表格
当你可以设置计算公式时，Google Sheets、Notion、AirFocus 和 Coda 运作良好。
从 Google Sheets 开始意味着从 Jira 上传工单并在那里评估它们。优先级排序最初变得更快，但几周后停止工作。公式崩溃，表格冻结，任务丢失或重复。团队不得不打开数十个标签页在 Jira 中阅读工单，并且经常忘记评估。
表格有效，但需要管理员。预计每月花费约 15 小时修复它们。
专用工具
优先级排序工具提供了另一种方法。在 Google Sheets 经验之后，像 Ducalis 这样的工具出现了。用户界面类似于表格，但包含完整的工单背景信息并运行更快。
Ducalis 允许调整标准而不丢失评分或破坏计算公式。它还突出显示评分分歧以显示团队一致性。
步骤 4：收集多样化的意见
不同的团队可以一起评估任务：产品经理、开发人员、设计师和销售经理。每个人都有独特的背景和专业知识。这使得评估更客观、更专业。
销售经理了解对销售的影响，开发人员了解开发复杂性，营销人员看到推广的有用性。
在不同团队之间分配标准。联合评估使团队同步，围绕目标保持一致，并提供每个工单的全局视图。
步骤 5：将优先级排序变成每周习惯
优先级排序必须定期进行。每周或每天都会出现新任务和想法。其中一些可能比已计划的工作更符合业务目标。持续重新评估工单以确保优先级保持一致。
星期五是评估日——团队异步整理待办事项并计划未来的迭代。Slack 中的每周提醒有助于保持这一习惯。
总结
没有人想花几个小时评估和讨论任务，即使知道这有多重要。优先级排序应该快速、流畅且结构化。上述步骤有助于实现这一目标。从冗长的电话会议转向自动化流程，将时间减少到每周约 20 分钟的优先级排序和另外 0.5% 的团队时间用于讨论。
实施本指南，为你的团队节省数百小时用于实际工作。