Cross-Functional Prioritization Framework für Unternehmen

Ein Handelsriese reduzierte die Planungszeit für die Softwareentwicklung um das 9-fache (von 18 auf 2 Wochen) und lieferte 5-mal mehr wirkungsvolle Features, ohne das Entwicklungsteam zu vergrößern.

Der Schlüssel? Cross-funktionale Priorisierung.

Diese bemerkenswerte Effizienz eröffnete eine Schatzkammer unerwarteter Vorteile jenseits von Geschwindigkeit und Auswirkung.

Unerwartete Erfolge

„Wir haben endlich einen einheitlichen Entscheidungsprozess", sagte ein Entwickler. „Es ist wie ein Lichtschalter – klare Prioritäten, keine endlosen Debatten mehr."

„Jede Priorität wird zu 100 % von allen bewertet und vereinbart, nicht nur durch Bauchgefühl oder Machtspielchen. Jetzt vertrauen wir dem System."

„Es ist transparent – wir wissen alle, wie der Prioritätswert berechnet wird, und jeder Stakeholder, Gatekeeper und potenzielle Stopper hat sein Mitspracherecht, bevor etwas in die Entwicklungswarteschlange kommt. Kein Verschleppen von Aufgaben mehr – wir wissen, was wirklich wichtig ist."

„Wir sprechen jetzt miteinander. Software- und Business-Teams. Es ist ein völlig neues Niveau an Verständnis und weniger Konflikten."

„Ich habe eine Aufgabe im Jira-Backlog gefunden, die dabei half, die Einlösung von Bestellungen um X Prozentpunkte zu steigern; bei unserem Volumen bedeutet das Millionen an zusätzlichem Umsatz. Dieser Schatz wäre verborgen geblieben, wenn ich die Aufgaben nicht durch unseren neuen Priorisierungsprozess bewertet hätte."

Über das Unternehmen

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten Dutzende von Softwareprodukten für einen Handelsriesen mit Hunderten von Geschäften, Millionen von Kunden und einem Kerngeschäft, das auf Ladengeschäften basiert. Das ist die Herausforderung des Einzelhändlers (Name aus Datenschutzgründen zurückgehalten). Ihre Softwareabteilung mit Hunderten von Ingenieuren benötigte einen Weg, um die Komplexität zu bewältigen und schnell wirkungsvolle Features zu liefern. Was sie als Nächstes erreichten, ist bemerkenswert.

Fehlausgerichtete Prioritäten belasteten Entwicklungsressourcen

Die Softwareabteilung des Einzelhändlers sah sich einer beängstigenden Realität gegenüber:

• Überlastung: Alle sechs Monate wurden sie mit über 2.000 Anfragen überschwemmt, was die Kapazität bei Weitem überstieg und den Bedarf an messerscharfem Fokus verdeutlichte.

• Wachstum vs. Effizienz: Das Skalieren des Softwareteams ist nicht der Stein der Weisen. Kapitaleffizienz ist entscheidend, besonders in turbulenten Zeiten.

• Das Verhandlungs-Schwarze-Loch: Die Zuweisung von 18 Wochen (4,5 Monate) jährlich für Debatten und Abstimmung über Prioritäten bedeutete die Navigation durch ein Meer von Unklarheiten darüber, was entscheidend, einfach, komplex oder noch relevant ist.

• Treibsand: Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung hatte das sich schnell ändernde Geschäftsumfeld Aufgaben oft obsolet gemacht. Stakeholder stellten häufig fest, dass das Endprodukt nicht mehr ihren Bedürfnissen entsprach, was die Dringlichkeit eines Priorisierungsprozesses unterstreicht, der sich in Echtzeit anpasst.

• Ungenutztes Potenzial: Wertvolle Entwicklerressourcen wurden nicht für geschäftskritische Aufgaben eingesetzt.

Das Priorisierungsziel:

1. Planungsaufwand minimieren.

2. Sicherstellen, dass die Entwicklungskraft laserfokussiert auf das ausgerichtet ist, was das Geschäft wirklich voranbringt.

Von Tabellen zur Sackgasse: Warum WSJF nicht Schritt halten konnte

Bei der digitalen Transformation wählte der Einzelhändler zunächst das Weighted Shortest Job First (WSJF) Framework und nutzte Tabellen für die Priorisierung. Diese Methode erwies sich jedoch als unzureichend:

• Drei Monate wurden verbracht, ohne Prioritäten zu finalisieren.

• Breite, subjektive Kriterien: WSJF stützt sich auf allgemeine Konzepte wie „Risiko", „Jobgröße" und „Kritikalität", die von verschiedenen Rollen und Abteilungen unterschiedlich interpretiert werden können. Diese Subjektivität führte zu Fehlausrichtungen und Frustrationen, wobei wertvolle, komplexe Aufgaben zugunsten scheinbar „einfacherer" übersehen wurden.

• Quick Wins vs. echter Wert: WSJFs Schwächen in einem wachsenden Unternehmen. Formeln, wie die Division durch Aufwand, könnten kleinere, unbedeutende Aufgaben gegenüber strategisch kritischen priorisieren. Dies schuf ein Backlog, das von Quick Wins dominiert wird, während wesentliche, aber komplexe Projekte wie rechtliche und Compliance-Aufgaben vernachlässigt werden.

• Tabellen-Sumpf: Tabellen wurden schnell zu einem Albtraum – langsam, fehleranfällig und erforderten ständige manuelle Updates. Die Datenkonsistenz mit Jira aufrechtzuerhalten, wurde zu einer mühsamen Kopier- und Einfügeübung, die Effizienz und Transparenz behinderte.

Wichtigste Erkenntnisse aus den Einschränkungen von WSJF:

1. WSJF und ähnliche Frameworks passen nicht zur Komplexität größerer Organisationen.

2. Vermeiden Sie Formeln, die Aufwand über Wert priorisieren (Division durch Aufwand), um sicherzustellen, dass der Fokus auf wirkungsvollen Projekten liegt.

Phase I: Vereinheitlichte Priorisierung über isolierte Entscheidungsfindung

Nach ihren anfänglichen Schwierigkeiten mit WSJF wusste der Handelsriese, dass ein grundlegend anderer Ansatz erforderlich war.

Wichtige Erkenntnis

Der größte Übeltäter war nicht das Framework selbst, sondern der traditionelle, isolierte Entscheidungsprozess.

Stellen Sie sich Priorisierung innerhalb einzelner Teams (Produkt, Wachstum, Software) mit begrenztem Input von anderen wichtigen Stakeholdern wie Recht, Sicherheit, Support, Risiken usw. vor. Dies führte zu isolierten Perspektiven, fehlausgerichteten Prioritäten und ständig wechselnden Lieferschätzungen aufgrund später Feedback-Schleifen.

Ihre radikale Lösung: den „Summitinals"-Prozess annehmen. Anstatt isolierter Entscheidungen luden sie alle an den Priorisierungstisch ein. Alle Stimmen wurden gehört, von Designern über Ingenieure, Marketingspezialisten bis hin zu Rechtsexperten, Support, Logistik und sogar einigen Filialmanagern. Dies schuf eine kürzere Feedback-Schleife, die sicherstellte, dass alle aufeinander abgestimmt waren und potenzielle Hindernisse frühzeitig identifiziert wurden.

Vorteile der vereinheitlichten Priorisierung

Der Wechsel zu einem ganzheitlichen Priorisierungsprozess rationalisierte nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern brachte auch erhebliche Vorteile:

• Relevanzprüfung: Stellt die fortlaufende Relevanz von Vorgängen sicher und bestätigt, dass angesprochene Probleme Prioritäten für das Geschäft bleiben.

• Lösungsabstimmung: Indem alle Stakeholder auf dem Laufenden gehalten werden, garantiert der Prozess, dass vorgeschlagene Lösungen die aktuellen Herausforderungen effektiv angehen und eine Fehlausrichtung zwischen Problem und Lösung vermieden wird.

• Keine Überraschungen nach der Veröffentlichung: Die Einbeziehung verschiedener Perspektiven, einschließlich Architekten, Rechts-, Risikomanagement- und Sicherheitsteams, stellt sicher, dass potenzielle Bedenken vor der Veröffentlichung angesprochen werden und verhindert, dass unvorhergesehene Probleme auftauchen.

Dieser Ansatz fördert eine Kultur der Transparenz und Zusammenarbeit, in der jede Stimme gehört wird und jede Lösung auf ihre Auswirkung und Relevanz geprüft wird.

„Niemand in den Business- und Software-Einheiten hatte irgendeinen Zweifel, dass die für die Entwicklung ausgewählten Aufgaben die priorisiertesten und bedeutendsten für das Geschäft waren." Leiter des Kompetenzzentrums für Produktansatz-Methodik

Phase II: Entwicklung eines maßgeschneiderten Cross-Functional Prioritization Framework

Bei der Entwicklung ihres einzigartigen Priorisierungs-Frameworks nahm der Einzelhändler ein Prinzip an, das echte cross-funktionale Zusammenarbeit ermöglicht. Links zur Nutzung der Vorlage befinden sich am Ende des Artikels.

Ein proprietäres cross-funktionales Framework entstand. Jede Rolle erhielt spezifische Kriterien zur Bewertung von Aufgaben, um sicherzustellen, dass jeder eine bedeutungsvolle Stimme hatte. Dies packte die „goldene Regel" direkt an:

Goldene Regel

Das beste Priorisierungs-Framework spiegelt die Prozesse des Unternehmens wider und ist für jeden Entscheidungsträger verständlich.

Als Ergebnis schuf das Unternehmen ein proprietäres Framework, das mit seinen einzigartigen Bedürfnissen und Dynamiken resonierte.

Profi-Tipp: Definieren und benennen Sie Priorisierungskriterien immer klar, um Mehrdeutigkeiten zu eliminieren. Dies stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind und sinnvoll zum Priorisierungsprozess beitragen.

„Die vielfältigen Interessen vieler Stakeholder erfolgreich berücksichtigt und innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens eine priorisierte Warteschlange von Anfragen erhalten." Leiter der Datenanalyse

Business-Kriterien

Key Results (KR): die direkte Auswirkung auf ein Produkt/Prozess/Funktion/Unternehmens-KPI.

Gewichtung: 3

Dieses Kriterium muss in ein produktspezifisches Ergebnis oder eine Metrik umbenannt werden. Ziel: Aufgaben identifizieren, um eine bestimmte numerische Geschäftsmetrik innerhalb derselben oder höchstens der folgenden Saison zu verbessern. Bewertungsgrundlage: Überlegen Sie, ob eine Aufgabe direkt BI/KPI-fokussierte Ergebnisse beeinflusst. Selbst wenn eine Aufgabe nicht sofort Leistungsindikatoren verändert, verdient sie basierend auf dieser strategischen Ausrichtung eine höhere Punktzahl, wenn sie zu KPI-bezogenen Zielen beiträgt. Dieses Kriterium stellt sicher, dass die Priorisierung mit strategischen Zielen übereinstimmt und sich auf Aufgaben konzentriert, die greifbare Verbesserungen kritischer Geschäftsmetriken bieten.

Skala:

• 1: Keine direkte Auswirkung auf Metriken.

• 2: Vernachlässigbarer Einfluss, wahrscheinlich nicht in Metriken sichtbar.

• 3: Geringfügige Auswirkung, möglicherweise in Metriken erkennbar.

• 5: Moderate Auswirkung, mit gewissem Maß an Zuversicht.

• 8: Bedeutende erwartete Auswirkung, unterstützt durch Berechnungen.

• 13: Große erwartete Auswirkung auf Unternehmen/Funktion, mit Effizienzberechnungen und KPI-Bestätigungen.

• 21: Erhebliche erwartete Auswirkung, zuversichtlich unterstützt durch Pilotdaten, Benchmarks und Referenzen.

Aufgabenbeispiele:

• 1: Nachverfolgung von Ansichten der Produktauswahlregeln.

• 2: Verbesserung des Produktlayouts auf iPhone 4s.

• 3: Verbesserung der Anzeigequalität von Produktauswahlregeln auf allen mobilen Geräten.

• 5: Hinzufügen von Produktauswahlregeln.

• 8: Anzeige der Produktverfügbarkeit nach Größe.

• 13: Bestellung mehrerer Größen für die Lieferung.

• 21: Implementierung der standortweiten Produktbestellung.

Customer Satisfaction (CSAT): misst die Benutzerzufriedenheit und die Anzahl der von einer Änderung betroffenen Benutzer.

Gewichtung: 1

Ziel: Bewerten Sie, wie sehr Benutzer auf Änderungen warten, welche Benutzer betroffen sein werden und das Ausmaß der Auswirkungen auf Benutzer/Kunden. Umfasst externe Kunden und Mitarbeiter des Unternehmens, die von der Aufgabenerledigung profitieren und die Arbeitseffizienz steigern.

Bewertungsfokus: Der inhärente Wert der Aufgabe bei der Generierung von Benutzerzufriedenheit.

• 1: Keine Auswirkung auf die Freude der Benutzer.

• 2: Kaum erkennbare Verbesserungen für einige wenige.

• 3: Ein kleines Segment von Benutzern wird die Änderung schätzen.

• 5: Erkennbar für ein Viertel der Kunden, die Hälfte der Business-Benutzer oder Abteilungsleiter.

• 8: Die Hälfte der Kunden, alle Business-Benutzer oder Funktionsleiter werden Verbesserungen bemerken.

• 13: Alle Kunden, Business-Benutzer und Funktionsleiter erwarten die Änderung gespannt.

• 21: Die Funktion ist stark nachgefragt, mit ständigen Anfragen von Kunden, Business-Benutzern und sogar unaufgefordertem Feedback aus der Öffentlichkeit.

Aufgabenbeispiele:

• 1: Nachverfolgung der E-Mail-Zustellung.

• 2: Verbesserung des E-Mail-Layouts für Lotus Notes.

• 3: Aktivierung von Alt-Text für Bilder in E-Mails.

• 5: Anpassung von E-Mail-Layouts für Gmail.

• 8: Versand von Benachrichtigungen angepasst an Zeitzonen.

• 13: Einführung eines Benachrichtigungscenters in der mobilen App.

• 21: Verwaltung von Benachrichtigungsabonnements in der mobilen App.

Opportunities: das Potenzial für strategische Investitionen und die Beseitigung von Entwicklungshindernissen.

Gewichtung: 1

Den Weg für die Entwicklung freimachen oder neue Wege für das Wachstum des Unternehmens eröffnen. Dies umfasst Aufgaben, die Teil größerer strategischer Initiativen sind (BI/KPI-ausgerichtet) und solche Entwicklungen erleichtern. Es kann kurzfristig keinen Einfluss auf den Umsatz haben.

• 1: Eröffnet keine neuen Möglichkeiten.

• 2: Bietet vernachlässigbare Möglichkeiten.

• 3: Schafft lokale Möglichkeiten für Geschäftsprozesse/Produktfunktionen.

• 5: Bietet erhebliche Möglichkeiten für die Entwicklung von Geschäftsprozessen/Produktfunktionen.

• 8: Erschließt Möglichkeiten mit potenziellen zukünftigen Auswirkungen auf Funktionen oder Geschäftsprozesse, sichtbar in zukünftigen Metriken.

• 13: Eröffnet bedeutende Möglichkeiten mit absehbaren großen Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Funktion, die sich in zukünftigen Metriken widerspiegeln.

• 21: Enthüllt kritische Möglichkeiten zur Erfüllung der langfristigen strategischen Pläne des Unternehmens.

Aufgabenbeispiele:

• 1: Platzierung eines statischen Banners auf der Produktseite.

• 2: Möglichkeit, Banner auf den Produktseiten der Website über das Admin-Panel zu ändern.

• 3: Anpassbare Banner auf allen Fronten in Produktseiten über das Admin-Panel.

• 5: A/B-Testing zweier Banner auf Produktseiten über alle Fronten über das Admin-Panel.

• 8: Testen von zwei oder mehr Bannern auf Produktseiten über alle Fronten.

• 13: Banner-Testing mit automatischer Gewinnerauswahl und Minimierung von Umsatzverlusten während des Testens.

• 21: Automatische Auswahl von Kommunikationen, Platzierungsorten und Benutzern über alle Fronten mit Testen des besten Auswahlalgorithmus.

Legal: Die potenziellen rechtlichen Risiken, Reputationsschäden und Bußgelder, die mit einer Aufgabe verbunden sind.

Gewichtung: 2

Fokus: Identifiziert die Auswirkungen der Aufgabe auf rechtliche Aspekte, einschließlich Benutzerklagen, Reputationsschäden durch rechtliche Streitigkeiten und Strafen bei Nichteinhaltung von Gesetzen.

Skala:

• -10: Erhöht rechtliche Risiken erheblich.

• -6: Erhöht rechtliche Risiken deutlich.

• -2: Erhöht rechtliche Risiken geringfügig.

• 0: Neutrale Auswirkung auf rechtliche Risiken.

• 2: Mindert rechtliche Risiken leicht.

• 6: Reduziert rechtliche Risiken erheblich.

• 10: Reduziert rechtliche Risiken drastisch.

Beispiele:

• -10: Einführung nicht konformer Datenerfassungspraktiken.

• -6: Implementierung einer Funktion mit potenziellen Datenschutzbedenken.

• -2: Geringfügige Vertragsänderungen, die eine rechtliche Prüfung erfordern.

• 0: Keine Auswirkung auf rechtliche Risiken.

• 2: Verbesserung der Barrierefreiheits-Compliance.

• 6: Verbesserung der Datensicherheitsmaßnahmen.

• 10: Implementierung branchenüblicher Verschlüsselungsprotokolle.

Software-Kriterien

Dev Risks: IT-Risiken wie verringerte Team-Durchsatzrate, erhöhte Wartung oder Sicherheitslücken.

Gewichtung: 2

Befasst sich mit Risiken wie verringerter Team-Durchsatzrate, ungerechtfertigter Erhöhung des Wartungsaufwands, Schaffung manueller Prozesse, erhöhter Systemfragilität, verringerter Leistung, verminderter Sicherheit und anderen verwandten IT-Risiken.

Skala:

• -10: Eskaliert IT-Risiken erheblich.

• -6: Erhöht IT-Risiken deutlich.

• -2: Erhöht IT-Risiken leicht.

• 0: Hat keine Auswirkung auf IT-Risiken.

• 2: Verringert IT-Risiken geringfügig.

• 6: Reduziert IT-Risiken merklich.

• 10: Mindert IT-Risiken drastisch.

Beispiele:

• -10: Einführung einer komplexen, nicht wartbaren Codebasis.

• -6: Implementierung einer Funktion mit bekannten Sicherheitslücken.

• -2: Hinzufügen einer neuen Abhängigkeit, die zusätzliche Wartung erfordert.

• 0: Keine Auswirkung auf IT-Risiken.

• 2: Refactoring von Code zur Verbesserung der Wartbarkeit.

• 6: Implementierung von Sicherheits-Best-Practices.

• 10: Migration zu einer sicheren Cloud-Infrastruktur.

Architecture: Bestimmt, ob eine Aufgabe mit der Zielarchitektur übereinstimmt oder technische Schulden angeht.

Gewichtung: 2

Bewertungsfokus: Die Verdienste der Aufgabe hinsichtlich des architektonischen Beitrags oder der Schuldenreduzierung.

• -10: Erhöht Schulden drastisch (großer Workaround).

• -6: Erhöht Schulden deutlich (erheblicher Workaround).

• -2: Erhöht technische Schulden leicht (geringfügiger Workaround).

• 0: Neutrale Auswirkung auf die Architektur; schreitet weder zur Ziellösung voran noch weicht davon ab.

• 2: Reduziert Schulden geringfügig.

• 6: Bewegt sich erheblich in Richtung Zielarchitektur, einschließlich der Behebung von Lücken in der Automatisierung.

• 10: Erreicht direkt die Zielarchitektur.

Beispiele:

• -10: Integration eines Legacy-Systems mit der Kernplattform unter Verwendung von benutzerdefiniertem Code und Point-to-Point-Verbindungen.

• -6: Verwendet eine „Sackgassen"-Technologie, die mit der Zielarchitektur nicht kompatibel ist und zusätzlichen Aufwand erfordert, um in Zukunft davon wegzumigrieren.

• -2: Ein geringfügiges Code-Refactoring aufgrund von Code-Duplikation. Kurzfristige technische Schulden, die in naher Zukunft schnell angegangen werden können.

• 0: Aktualisierung der Dokumentation oder geringfügige Fehlerbehebungen.

• 2: Konsolidierung von Datenquellen in einer einzigen, einheitlichen Plattform, die zu einer saubereren und wartbareren Architektur beiträgt.

• 6: Stimmt mit der Microservices-Architektur überein und reduziert langfristige technische Schulden.

• 10: Abschluss einer groß angelegten Migration zu einer cloudbasierten Platform-as-a-Service (PaaS)-Lösung.

Refinement: Der Fortschritt, der bei einer Aufgabe erzielt wurde, minimiert das Aufgeben von laufenden Aufgaben.

Gewichtung: 1

Ziel: Bestimmen Sie, wie viel von der Aufgabe abgeschlossen wurde, um die Fortsetzung und Fertigstellung bereits begonnener Arbeiten zu priorisieren und eine effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen sowie Verschwendung durch abgebrochene Aufgaben zu minimieren.

• 55: Kurz vor dem Abschluss, mit weniger als 10 % verbleibender Arbeit. Minimaler Aufwand zum Abschluss erforderlich.

• 35: Erhebliche Arbeit wurde geleistet, mehr als 40 % wurden abgeschlossen. Es ist effizienter, abzuschließen als aufzugeben.

• 5: Einige Fortschritte wurden erzielt, nicht spezifisch quantifiziert, aber genug, dass ein Aufgeben zu verlorenem Aufwand führen würde.

• 0: Vorbereitungsphase, mit Aufgabenbeschreibungen und Abnahmekriterien (AC), die vorläufig vom Team validiert wurden.

• -10: Aufgabenbeschreibung und AC sind vorbereitet, aber nicht validiert, was Bereitschaft für die Arbeit mit einigen Unsicherheiten anzeigt.

• -15: Fehlt klare Beschreibung über einen Titel hinaus, mit erheblichen Mehrdeutigkeiten über Aufgabenanforderungen und -ausführung, was zusätzlichen Klärungsbedarf und Planungsaufwand erfordert.

Beispiele:

• 55: Unit-Tests für eine bereits implementierte Funktion schreiben.

• 35: Aktualisierung eines Benutzeroberflächenelements für eine Bestellung für eine mobile App.

• 5: Einige Fortschritte erzielt, nicht spezifisch quantifiziert, aber genug, dass ein Aufgeben zu verlorenem Aufwand führen würde.

• 0: Aktualisierung der Projektdokumentation mit aktuellen Änderungen.

• -10: Verbesserung der Ladegeschwindigkeit der „im Warenkorb"-Seite.

• -15: Behebung von Website-Problemen.

Confidence-Kriterien

Research: Misst das Vertrauen in die Aufgabe mit unterstützenden Daten.

Gewichtung: 20

Entscheidend für die Nutzung von Benutzerinteraktionsdaten zur Information von Marketing- und Omnichannel-Strategien.

• 0 — Keine neuen Erkenntnisse; rein annahmebasiert.

• 21 — Neue Daten zum Benutzerverhalten gesammelt, was auf evidenzbasierte Aufgaben mit Potenzial für neue Erkenntnisse hinweist.

Urgency: Stellt Flexibilität innerhalb des Frameworks sicher, um Aufgaben mit dringenden, hochriskanten Implikationen zu priorisieren und schnell anzugehen.

Dieses Kriterium wird ausschließlich Teamleitern oder Managern zugewiesen und in dringenden Situationen aktiviert.

Gewichtung: 20

Skala: 0 oder 1.

Bewertungsbeispiel (1 Punkt): Weisen Sie Aufgaben mit unmittelbaren, erheblichen Risiken zu, wie:

• Erkannte Schwachstellen, die zu Datenverletzungen führen könnten.

• Drohungen der App-Aussetzung durch Plattformen wie App Store oder Meta.

• Gerichtliche Verfügungen von Aufsichtsbehörden.

• Hohes Risiko erheblicher Bußgelder.

Aufwandskriterien

Front End, Back End, Mobile, UX Kriterien: Erforderliche Zeit für die Entwicklung von Web- und Mobilprodukten.

Es ist ein Beispiel für vier Kriterien: Fügen Sie alle unnötigen Spiegelungen Ihrer Entwicklungsteamstruktur hinzu/bearbeiten/entfernen.

Gewichtung: 1

• 1 — Mühelos: kein Aufwand erforderlich.

• 2 — Ein halber Tag oder weniger.

• 3 — Ein Tag.

• 5 — Zwei Tage (halber Sprint).

• 8 — Vier bis fünf Tage (ein Sprint).

• 13 — Mehr als ein Sprint, aber weniger als zwei Sprints.

• 21 — Zwei Sprints und mehr.

Profi-Tipp

Jedes Kriterium verwendet eine nichtlineare Bewertungsskala wie 1, 2, 3, 5, 8, 13 und 21 – Fibonacci-Folge.

Dieses Framework zielt darauf ab, strategische Ziele mit praktischen Überlegungen in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass jede Aufgabe durch eine umfassende Linse bewertet wird, die die einzigartigen Beiträge aller Abteilungen respektiert.

Phase III: Rationalisierung des Bewertungsprozesses

Die Macht der Eigenverantwortung: Zuweisung dedizierter Bewerter

Der Handelsriese begann damit, Champions für jedes Priorisierungskriterium zuzuweisen. Stellen Sie sich das vor: eine nahtlose Mischung aus Evaluation Planning Poker und strategischer Weitsicht, bei der jeder Schlüsselbereich – Business, IT, Research und Urgency – einen dedizierten Maestro erhält. Anfänglich war es ein Quartett, aber das Ensemble wuchs auf ein 16-20-köpfiges Orchester pro Team, das harmonisch zusammenspielte.

Sync-Magie mit Jira

Ein weiterer Prozessverstärker ist die Echtzeit-Bidirektionale Jira Server Integration. Das Jira-Backlog jedes Teams wird dynamisch synchronisiert und pulsiert mit Echtzeit-Updates in Ducalis. Ein neuer Vorgang taucht in Jira auf. Sofort erscheint er in Ducalis. Ein Last-Minute-Update eines Backlog-Elements? Es aktualisiert sich in Echtzeit – verabschieden Sie sich von der Bewertung veralteter Aufgaben.

Stellen Sie sich das vor: das Ende des manuellen Aufgaben-Jonglierens. Dies war nicht nur ein Upgrade; es revolutionierte die Effizienz der Teams und rationalisierte den Workflow wie nie zuvor.

Mundgerechter Fokus

Angesichts der beängstigenden Weite des Jira-Backlogs schien das schiere Volumen an Aufgaben einst unmöglich. Lösung? Strategische Segmentierung. Sie schnitten das riesige Backlog in verdauliche, mundgerechte Stücke, eine mentale Entrümpelung, die einen weitläufigen Berg von Aufgaben in ordentlich organisierte, handhabbare Hügel verwandelte. Jedes Segment, das nun 25-50 Aufgaben beherbergte, war klar definiert und bereit für die Bewertung.

Dieser Ansatz führte zur Erstellung von 150 unterschiedlichen, mundgerechten Ducalis Boards für jedes Team, die in einem aggregierten Master-Board gipfelten, das End-to-End-Prioritäten präsentierte. Es war ein Game-Changer, der den Prozess vereinfachte und eine neugewonnene Klarheit in kollektive Bemühungen brachte.

Vielfältige Perspektiven annehmen

Das Anerkennen und Diskutieren unterschiedlicher Standpunkte ist bei der Team-Priorisierung von unschätzbarem Wert. Mit dem Team Alignment Report erkennen sie dies schnell. Diskrepanzen in der Bewertung des Aufgabenwerts könnten Missverständnisse oder unterschiedliche Wahrnehmungen der Bedeutung einer Aufgabe hervorheben und ein Bedürfnis nach Klärung signalisieren. Mit 20 Bewertern pro Board erforderten nur 5 % bis 10 % der Funktionen weitere Diskussion. Dies wurde dann in Anrufen behandelt, was zu einem finalisierten Score führte, der direkt von Moderatoren wie Teamleitern oder Produktverantwortlichen beeinflusst wurde.

Die Kunst der Relevanz

In der Welt der Priorisierung ist Vielfalt im Denken nicht nur willkommen – sie ist wesentlich. Wenn Meinungen auseinandergehen – sagen wir, einer sieht Gold, während ein anderer Kies sieht – ist es ein Hinweis, innezuhalten und nachzudenken. Mit dem Team Alignment Report wurde der Unterschied automatisch erkannt.

Es stellte sich heraus, dass etwa 5-10 % der Aufgaben Debatten auslösten, eine goldene Gelegenheit für tiefere Einblicke und reicheres Verständnis, die in diesem so wichtigen Endergebnis gipfelten.

In Erkenntnis dessen, dass Prioritäten schnell veralten können, nahm das Unternehmen die Praxis an, alle drei Monate die Scores zurückzusetzen. Dieses regelmäßige „Schälen" stellte sicher, dass obsolete Aufgaben ausgesondert und geschlossen wurden, wobei der Fokus nur auf den relevanten Vorgängen lag.

Phase IV: Cross-Functional Prioritization – 500 % Wachstum bei der Business-Auswirkung

Ja, Sie haben richtig gelesen. Eine erstaunliche Lieferung von Aufgaben mit 5-mal mehr Business-Auswirkung. Wie kam es zu einer solchen Transformation? Es läuft alles auf strategische Aufgabenpriorisierung mit Ducalis hinaus, eine Stimmung, die vom CTO des Kunden wiedergegeben wird:

„Indem wir einfach Aufgaben in Ducalis priorisieren, haben wir ein neues Produktivitätsniveau erschlossen. Die wahre Magie war die Kombination des richtigen Tools mit unserem visionären Prozess."

Planung 9-mal schneller

Cross-funktionale Priorisierung komprimierte die Entscheidungszeit von erschöpfenden 18 Wochen (viereinhalb Monate) pro Jahr auf zwei Wochen. Dieser Quantensprung wurde erreicht durch:

• Spezialisierte Tools: Nutzung der Echtzeit-Synchronisierung zwischen Jira und dem Priorisierungs-Tool zur Rationalisierung des Prozesses.

• Dynamische Kriterien-Updates: Anpassung der Priorisierungskriterien an die sich entwickelnde Geschäftslandschaft stellte ständige Ausrichtung sicher.

• Automatische Fehlausrichtungserkennung: Sofortige Identifizierung von Diskrepanzen hielt den Fokus scharf und relevant.

• Vereinfachter Prozess: Ein unkomplizierter Ansatz bedeutete weniger Zusammenbrüche und Engpässe.

Eliminierung von Aufgaben mit geringer Auswirkung

Nach der Priorisierung beobachteten sie:

• 30 % der laufenden Entwicklungsaufgaben wurden aufgrund niedriger Priorität entfernt, wodurch Ressourcen auf Projekte mit höherem Wert umverteilt wurden.

• 50 % der Top-Prioritätsaufgaben waren nicht bereit für die sofortige Entwicklung, was proaktive Problemlösung oder Aufgabenkonsolidierung ermöglichte.

• 60 % der für die Produktion eingereihten Aufgaben wurden depriorisiert und verloren aufgrund sich ändernder Geschäftskontexte an Relevanz.

Ein kolossaler Produktivitätsschub

Es geht nicht nur darum, unnötige Aufgaben zu entfernen, sondern auch darum, den gesamten Workflow mit derselben Teamgröße zu optimieren.

• Lead-Zeit um 40 % reduziert (das sind eingesparte Wochen)

• Lieferzykluszeit um 50 % gekürzt

• Erhöhte Entwicklergeschwindigkeit um das 2-fache

Die Reise von einem überladenen Backlog zu einer rationalisierten, auswirkungsfokussierten Entwicklungspipeline ist nicht nur möglich – es ist eine Realität. Wenn Sie eine Revolution in der Art und Weise suchen, wie Ihr Team Aufgaben priorisiert, betrachten Sie diesen Ansatz als Ihre Blaupause für den Erfolg. Der Aufwand zahlt sich aus, vergrößert die Produktivität und stellt sicher, dass jede Aufgabe Sie Ihren Geschäftszielen näher bringt.

Implementierung des Cross-Functional Prioritization-Ansatzes: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit gebrauchsfertigen Vorlagen und detaillierten Richtlinien ist die Übernahme dieser Methode in Ihrer Organisation unkompliziert. Während die folgenden Schritte auf der Einrichtung von Ducalis basieren, können die Kernprinzipien mit Tabellenkalkulationen ausprobiert werden.

1. Mit einer Vorlage beginnen: Erstellen Sie ein Priorisierungs-Board mit einer Framework-Vorlage. Dies dient als Ihre Grundlage.

2. Ihr Backlog importieren: Bringen Sie ein Segment Ihres Backlogs (30-50 Aufgaben) aus Ihrem Task-Tracker (z. B. Jira Cloud/Server, Asana, Linear, ClickUp, GitHub, Trello, YouTrack) ein. Optional können Sie die Synchronisierung der Priorisierungsergebnisse zurück zu Ihrem Task-Tracker einrichten, für einen nahtlosen Workflow.

3. Kriterien anpassen: Überprüfen Sie alle Kriterien gründlich. Würden diese Kriterien während Diskussionen bei Ihrem Team Anklang finden? Sind die Begriffe vertraut, oder müssen sie angepasst werden? Passen Sie Beschreibungen an die Sprache Ihres Teams an, entfernen Sie, was nicht erforderlich ist, und fügen Sie alle fehlenden Kriterien hinzu.

4. Verantwortlichkeit zuweisen: Bestimmen Sie eine oder mehrere Personen, die für jedes Kriterium verantwortlich sind. Dies können beliebige Kombinationen von Teammitgliedern sein, um breite Repräsentation und Expertise sicherzustellen.

5. Ihr Team einbinden: Laden Sie alle Teilnehmer ein, die Aufgaben zu bewerten. Diese kollektive Anstrengung ist entscheidend für eine umfassende Bewertung.

6. Mit Alignment verfeinern: Nutzen Sie den Alignment-Bereich, um Scores nach Bedarf anzupassen, Konsens sicherzustellen und Diskrepanzen anzugehen.

7. Das Ergebnis bewerten: Überprüfen Sie die priorisierte Liste der Aufgaben. Optimieren Sie die Gewichtungen und die Anzahl der Kriterien nach Bedarf, um die Prioritäten weiter zu verfeinern.

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Die Annahme dieses Ansatzes rationalisiert Ihren Priorisierungsprozess und fördert eine kollaborative Umgebung, in der jede Aufgabe durch eine vielschichtige Linse bewertet wird. Tauchen Sie ein, experimentieren Sie und beobachten Sie, wie die Produktivität und der Fokus Ihres Teams in die Höhe schnellen.

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FAQ

Ist der Prozess zu zeitaufwändig, um sich zu lohnen?

Die Übernahme dieses Frameworks transformiert die Projektpriorisierung. Teams entdecken oft, dass das, was „vielversprechend" schien, einer cross-funktionalen Prüfung möglicherweise nicht standhält, während übersehene „nice-to-have"-Features als High-ROI-Möglichkeiten auftauchen. Der echte Gewinn? Verborgene Schätze im Backlog aufzudecken, die sonst übersehen worden wären.

Wie können Personen, die nicht tief in ein Projekt involviert sind, Aufgaben effektiv bewerten?

Die Stärke der teamübergreifenden Priorisierung liegt in der Inklusivität – sie bringt alle zusammen, die die Ausführung einer Aufgabe beeinflussen könnten, nicht nur einen engen Produkt-/Wachstums-/technischen Kreis. Wir stießen auf Herausforderungen mit unklaren Aufgabenbeschreibungen für Personen in anderen Rollen. Die Option „nicht bewertbar" führte dazu, dass viele Aufgaben von ihren Autoren zur Neubeschreibung zurückgezogen wurden. Anfänglich auf Widerstand gestoßen, förderte diese Praxis schließlich „positiven Druck" auf Aufgabenautoren, Aufgaben zu verfeinern, zu konsolidieren oder zu entfernen, was natürlich die Backlog-Verfeinerung mit klarer Motivation verbesserte.

Was ist die ideale Anzahl von Teilnehmern am Priorisierungsprozess?

• 4 Personen bieten einen soliden Start, mit mindestens einem Vertreter aus jeder zentralen Einheit (Business, Software, Analysen, Urgency).

• 10 Personen erreichen eine umfassendere Abdeckung und stellen mindestens einen Bewerter pro Kriterium sicher.

• 20+ Personen sind optimal und ermöglichen mehrere Bewerter pro Kriterium zur Kreuzvalidierung von Schätzungen und Identifizierung von Fehlausrichtungen.

Was ist, wenn einige Rollen, wie Rechtsabteilungen, bestimmte Aufgaben nicht bewerten können?

Das ist völlig normal und durch einige Ansätze handhabbar:

• Sie können die Aufgabe zur späteren Neubewertung überspringen, insbesondere wenn es bei der Überprüfung als notwendig erachtet wird.

• Fragen zur Aufgabenklärung stellen.

• Die Backlog-Synchronisierung des Boards anpassen, um die Auswahl der zu bewertenden Aufgaben zu verfeinern.

Wie gehen Sie mit dem „alle Aufgaben sind dringend und höchste Priorität"-Dilemma um?

Nutzen Sie die Evaluation Poker-Funktion, um Schätzungen vor anderen zu verbergen. Dies fördert unvoreingenommene Bewertung und hilft, wirklich kritische Aufgaben zu priorisieren, wodurch die Tendenz gemildert wird, alles als dringend und hohe Priorität zu markieren.