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タスクを高速で優先順位付けする

チームは数千の製品アイデアと顧客の機能リクエストを蓄積します。どこに集中するかを決定することが課題です。このガイドでは、実証された経験に基づいて、高速で構造化された優先順位付けプロセスを確立する方法を説明します。

ミーティングとフレームワークだけではうまくいかない理由​

オンライン同期でのすべてのタスクの議論は非効率的であることが判明しました。100 件の課題を確認するには数時間かかり、チームは最初の 1 時間後に集中力を失います。計画された課題の 20% のみがレビューされます。コミュニケーションが最大のボトルネックになります。

「コミュニケーションが最大の課題です。各チームと個人が何を優先順位付けしているか、どのように働くのが好きかを知ることは困難です。」 Hiten Shah

チームディスカッションの課題

優先順位付けフレームワークは評価を構造化するのに役立ちます。チームメンバーは基準に基づいて非同期でスコアを割り当てます。Google スプレッドシート から始めることで、高スコアのタスクのみを議論できるようになりました。

RICE、REAN、KANO などのフレームワークは優先順位付けを容易にしますが、すべてを解決するわけではありません。完全な課題のコンテキストを提供し、意見を効率的に収集するためのプロセスが依然として必要です。

優先順位付けフレームワークの比較

フレームワークは最初のステップです。それらを機能させるためには、確立されたプロセスが必要です。

タスクの高速優先順位付けのための 5 つのステップ​

このガイドは、学んだ教訓を段階的なプロセスにまとめたものです。この優先順位付けアプローチは約 1 週間で確立できます。

ステップ 1: 適切な課題の説明を書く​

タスクを理解するには、明確な説明が必要です。問題ステートメントのガイドライン に従ってください。

明確で簡潔 チームの誰もがコンテキストなしで問題を理解できる必要があります。正確でありながら簡潔に — 長い説明に時間を無駄にしないでください。

具体的で裏付けがある スクリーンショット、ドキュメント、リンク、またはサポート資料を追加します。人々に推測やデータ検索をさせないでください。

読みやすい 段落、箇条書き、番号付きリスト、フォントスタイルを使用します。重要な詳細を強調表示して、可読性を向上させます。

合理的 大きなタスクを中間チェックポイント用のサブタスクに分割します。すべてを 1 つのタスクに詰め込まないでください。

問題ステートメントのテンプレート​

問題

問題を十分詳細に説明します。よりよく説明すればするほど、チームメイトが代替ソリューションを提供する可能性が高くなります。

結果

望ましい結果と期待される成果を説明します。

ソリューションまたはコメント (オプション)

問題の解決に関するアイデアや、顧客またはチームメイトからの関連コメントを追加します。

明確に記述された課題の例

明確に記述された課題の例。

ステップ 2: 明確な評価基準を定義する​

優先順位付けフレームワーク を使用できますが、すべてのチームに機能する単一のフレームワークはありません。複数のフレームワークから基準を組み合わせて、チームと製品に合わせてカスタマイズします。

組み合わせの例:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point

  • Sales — 収益に影響を与える (AARRR の Acquisition)
  • Activation — ユーザーが製品の仕組みを理解するのに役立つ (AARRR の Activation)
  • Retention — 製品を再度使用する動機を高める (AARRR の Retention)
  • Service — 品質を損なうことなくカスタマーサポート時間を削減 (Business Pain Point)
  • FB Ads — 製品を介して起動された Facebook Ads を増加させる (Product North Star Metric)
  • Time — 必要な開発時間 (RICE の Effort)
  • Mass — 影響を受ける顧客の数 (RICE の Reach)

各基準を 0 から 3 のスケールで評価します。一部のチームは フィボナッチ数列 を使用しますが、シンプルなスケールは複雑さを追加することなくうまく機能します。

ステップ 3: 優先順位付けツールを選択する​

ツールは 3 つの主要なメリットを提供します。

高速 ツールやスプレッドシートでの非同期評価は、すべてを通話で議論するよりも高速です。

柔軟 すべての基準が等しい価値を持つわけではありません。開発時間はマイナスの影響を与え、Retention は Sales よりも重要かもしれません。ツールを使用すると、基準の重みを迅速に調整できます。

自動化 時間は中核的なリソースです。優先順位付けに時間を費やしますが、タスクの実装よりもはるかに少ない時間で済みます。ツールはプロセスを自動化し、実際の作業のための時間を節約します。

優先順位付けを自動化する方法​

スプレッドシート​

Google スプレッドシート、Notion、AirFocus、Coda は、計算式を設定できる場合にうまく機能します。

Google スプレッドシートから始めることは、Jira から課題をアップロードしてそこで評価することを意味しました。優先順位付けは当初高速化されましたが、数週間後に機能しなくなりました。数式がクラッシュし、スプレッドシートがフリーズし、タスクが失われたり重複したりしました。チームは Jira で課題を読むために数十のタブを開く必要があり、評価を忘れることがよくありました。

スプレッドシート優先順位付けの課題

スプレッドシートは機能しますが、管理者が必要です。それらを修正するために月に約 15 時間を費やすことを期待してください。

専用ツール​

優先順位付けツールは別のアプローチを提供します。Google スプレッドシートの経験の後、Ducalis のようなツールが登場しました。UI はスプレッドシートに似ていますが、完全な課題のコンテキストを含み、より高速に実行されます。

Ducalis を使用すると、スコアを失ったり計算式を壊したりすることなく、基準を調整できます。また、スコアの不一致を強調表示して、チームの合意度を示します。

優先順位付けツールのインターフェイス

ステップ 4: 多様な意見を収集する​

さまざまなチームが一緒にタスクを評価できます: プロダクトマネージャー、開発者、デザイナー、営業マネージャー。それぞれが独自のコンテキストと専門知識を持っています。これにより、評価はより客観的でプロフェッショナルになります。

営業マネージャーは売上への影響を理解し、開発者は開発の複雑さを知り、マーケターはプロモーションの有用性を理解しています。

基準をさまざまなチーム間で分割します。共同評価はチームを同期させ、目標に沿って調整し、各課題の鳥瞰図を提供します。

クロスチーム評価プロセス

ステップ 5: 優先順位付けを週次の習慣にする​

優先順位付けは定期的でなければなりません。新しいタスクとアイデアは毎週または毎日現れます。一部は、すでに計画された作業よりもビジネス目標に関連性がある可能性があります。課題を一貫して再評価 して、優先順位が調整されたままであることを確認します。

金曜日は評価の日です — チームは非同期でバックログをグルーミングし、将来のスプリントを計画します。Slack での週次リマインダーは、習慣を維持するのに役立ちます。

週次優先順位付けスケジュール

まとめ​

重要性を知っていても、タスクの評価と議論に何時間も費やしたくない人はいません。優先順位付けは、高速でスムーズ、そして構造化されている必要があります。上記のステップはそれを達成するのに役立ちます。長い通話から自動化されたプロセスへの移行により、優先順位付けに約 20 分、毎週の議論にチーム時間の 0.5% に削減されました。

このガイドを実装して、実際の作業のためにチームの数百時間を節約してください。

更新日: 今日