タスクの再評価でスプリント計画を改善する
タスクの再評価は、チームの合意形成を促進し、スプリント計画の時間を短縮し、優先度の高い作業のみがスプリントに含まれるようにします。このガイドでは、バックログのグルーミングを自動化し、再評価に最小限の時間を割く方法を紹介します。
スプリント計画前にタスクを再評価する理由
2 年前、イベント告知ツール Tendee に取り組んでいた頃、顧客から継続的に機能のリクエストを受け取っていました。
当時、私はカスタマーマネージャーでした。開発者のところに駆け込んで「超重要です!非常に緊急です!めちゃくちゃ急いでます!」と言っていました。開発者たちはなぜその機能を作るのか理解できませんでした。そして、マネージャーである私たちは「こんなに簡単で早くできるのに、なぜダメなの?彼らはいつも難しいことを考え出すんだから。」と思っていました。
Nadya、プロダクトマネージャー
チームはどのタスクがより重要かを理解していませんでした。目標についての共通のビジョンがありませんでした。長い議論も問題を解決しませんでした。そこで私たちは優先順位付けを始めました。最初は Google スプレッドシート で、次に私たちのツールである Ducalis で行いました。週に 1 回、すべての新しいタスクを評価しました。
優先順位付けはうまく機能しました。しかし、1 か月後に問題が現れました。多くのタスクが古くなっていました。一部は進行中で、他は完全に死んだ状態でバックログに横たわっていました。それらは新しい課題と混在し、優先順位スコアで新しい課題を上回っていました。最優先事項が無関係なものになっていたのです。スプリント計画には数時間かかっていました。
そこで私たちは再評価を始めることにしました。一定期間後に古いスコアをリセットし、タスクをもう一度評価するのです。ミーティングでは新しい優先順位を考慮し、議論がはるかに効果的になりました。
タスクの再評価がスプリント計画の効率を高める方法
計画ミーティング前にバックログを再評価することで、チームが直面するいくつかの問題が解決されます。
目標に対するチームの認識
チームの誰もが集中力を失い、自分のタスクに埋没し、新しい優先事項を見逃す可能性があります。その結果、もはや関連性のないタスクに取り組むことになります。
計画前のバックログのグルーミングは、チームが何をしているのか、どこに向かっているのか、優先順位がどのように変化したかを理解するのに役立ちます。
最近、突然 65 件のタスクを再評価しなければならなくなりました(心配しないでください、私たちのケースでは必要でした)。すべてのタスクを徐々に読み直して価値を見直していくと、満足感が得られました。私たちの進路の全体像が頭の中に浮かんできました。チーム全体と私個人が目的のために何をしているのかがはっきりと見えました。
Nadya、プロダクトマネージャー
優先度の更新
時間はチームにとって最も貴重なリソースです。些細なタスクを行うと、リソースが無駄になります。再評価は、優先度の高いタスクのみをスプリントに追加するのに役立ちます。
以前は削除したくなかった古いタスクを簡単に終了できるようになります。以前は「まあ、バックログに保存しておいても邪魔にならないでしょう。取っておきましょう。忘れないように。きっと役に立つはずです。」と思っていました。いいえ。そうはいきません。ほとんどの場合、忘れてしまいます。そして役に立ちません。
Nadya、プロダクトマネージャー
今日最も関連性が高く緊急の課題でも、1 か月後にはそれほど重要でなくなる可能性があります。そして実装を開始することができます。さらに悪いことに、それが何についてだったのかさえ忘れてしまうこともあります。私たちのバックログの最下部にはそのようなタスクがありました。スプリント計画前の再評価は、そのような課題に対処できます。明確にするか削除するかです。
「はい、一部の顧客がすでにリクエストしたのは確かですが、誰が、なぜリクエストしたのか思い出せません。」というようなフレーズを聞くことがありました。私たちは痛みを感じ、バックログを改善しようとしました。少なくとも週に 1 回は自分のタスクの面倒を見ることに同意しました。可能であれば、他の人のタスクにも目を向けることにしました。その約束をどう守ったと思いますか?忘れてしまいました。
Nadya、プロダクトマネージャー
より短い議論
再評価後、優先度の降順に並んだ更新された課題リストを受け取ります。上位のものだけを議論します。スプリントに取り込める課題の数は事前に定義しています。
スプリントの議論は 30 分以内に収まるようになりました。
再評価プロセスを設定する
まだ設定していない場合は、タスク評価プロセスの設定 から始めてください。評価と再評価は、明確なルールを持つ単一の儀式である必要があります。
1. 再評価期間を決定する
再評価の頻度は、プロジェクトと作業形式によって異なります。私たちは週次スプリントを使用しています。Tendee では、30 日ごとに 1 回課題を再評価していました。
新しいツールである Ducalis は、はるかに速く開発されています。顧客と頻繁にやり取りし、毎週フィードバックとリクエストを受け取ります。そのため、スコアの有効期限を 21 日に短縮しました。
自動化
Ducalis は、設定した時刻に各課題のスコアを自動的に破棄します。スコアの有効期限を監視する必要はありません。
タスクは適切なタイミングで評価グリッドに表示されます。再評価は全体として評価と絡み合っています。破棄されたスコアを持つ古い課題は、新しい課題と同じリストに表示されます。
2. 期限を設定する
ミーティング時間までに優先度リストが準備されている必要があります。評価を 1 週間ずっと引きずる意味はありません。私たちは金曜日をバックログのグルーミング日として選びました。スプリント計画は常に月曜日に行われるからです。
3. リマインダーを設定する
リマインダーを設定するか、通知を送信する担当者を割り当てます。リマインダーがないと、誰かが評価を忘れてしまうことは間違いありません。
自動化
Ducalis は、設定した時刻に自動的にリマインダーを送信します。
私たちは毎週金曜日に Slack チャンネル でリマインダーを受け取ります。各チームメンバーがまだ優先順位を付ける必要がある課題の数を教えてくれます。
ボーナスとして、通知の時間までにすべてを評価している場合は感謝のメッセージを受け取ります。報酬メッセージはカスタマイズできます。私たちは毎週変更して、お互いを驚かせ、楽しませるのが好きです。ばかげたおかしなものが好きですが、真面目で意味のあるものを設定することもできます。
「Molodetz」は「よくできました!」「よくやった!」を意味します。
このように評価はゲームになりました。チームの一部の人は常に褒められたいと思っているので、時間どおりにタスクを評価します。
まとめ
再評価はバックログを活性化し、古いタスクから整理し、スプリント計画を非常に効率的にします。
再評価が習慣になると:
- チームは関連する目標の明確なビジョンを持つ
- 必須のタスクのみが To Do リストに入る
- 長い計画の議論を排除できる
目標が期限切れになる前に、今すぐスプリント計画ミーティングを改善する新しい方法を試してください。