優先順位付けの悪夢を解決する
優先順位付けの問題は機能についてではなく、衝突、選択、妥協、そして対立についてです。これは、優先順位付けの混乱と戦い、機能するフレームワークを構築した私たちの物語です。共感していただけるなら、私たちのアプローチを試してみることをご検討ください。
優先順位付けとチームの合意における問題
CEO は 1 つの機能を求め、競合他社は別の機能をリリースし、最大の顧客は別のことを要求し、アドバイザーは異なる優先順位を押し付け、そしてプロダクトチームには独自のビジョンがあります。どのリクエストにも「はい」と言う前に、これらを問いかけましょう。これはビジョンに適合していますか?前進する一歩ですか?5 年後に重要ですか?
Intercom の Des Traynor による優先順位付けについて
Hiten Shah は、優先順位付けの問題が KissMetrics を台無しにしたと正直に語りました。彼はチームに「Hiten 爆弾」を投下していました。新しいアイデア、新しい方向性、彼が思いついた素晴らしいこと。「良いか悪いか、私のアイデアはどれもフレームワークやフィルターに基づいていませんでした。場当たり的でした。フォーカスと実行を助けていると思っていました。完全に間違っていました。」チームは散り散りになり、すべてを失いました。
「My Billion Dollar Mistake」KissMetrics の Hiten Shah による
Close.io の Steli Efti は最近、リモートチームにおけるオーバーコミュニケーションの重要性について投稿しました。チームが互いに連絡を取り合うようにする必要があり、それは仕事を終わらせるために必要なレベルをはるかに超えています。誰もが、誰が何をしているかだけでなく、なぜそうしているのかも理解する必要があります。
Linkedin 投稿 Close.io の Steli Efti による
無駄なタスクを実行することは、企業における最大の時間泥棒です。
RICE が失敗した理由:社内優先順位付けフレームワークの構築
私たちも同じ問題に直面しました。リモートチームで、時には異なるタイムゾーンから働いている全員を同じページに保つことは困難です。顧客は機能を要求し、マネージャーはアイデアを提案し、開発者には独自のプロダクトビジョンがありました。課題のリストは急速に増えていきました。重要でないタスクがランダムにバックログから取り出され、予告なしに開発に移されました。プロダクトマネージャーは「なぜこんなことをしているのか?優先順位が変わったのに!」と尋ね続けました。
私たちは毎週、すべての Jira Cloud の課題を議論しようとしました。重要なことを Google Keep で追跡しました。派手な Jira Cloud プラグインを追加しました。どれも役に立ちませんでした。混乱していました。
理由:課題の重要性を評価するための共通の客観的基準がありませんでした。私たち一人ひとりが自分の利益を追求しており、リモート作業がすべてを完全な混乱に変えていました。そこで、既存の優先順位付けフレームワークを試すことにしました。
RICE が機能しなかった理由
私たちは RICE スコアから始めました。これは、プロダクトアイデアを評価するための 4 つの要素からなる優先順位付けフレームワークです:リーチ、インパクト、確信度、工数。
RICE 優先順位付けモデル
しかし、私たちには機能しませんでした。チームはインパクトについて混乱していました。誰もがインパクトとは何かについて独自の見解を持っていました。課題を金銭的影響で評価すべきでしょうか、それとも信頼性への影響で評価すべきでしょうか?
開発者はコードのリファクタリングをプロダクトにとって重要だと評価しました。しかし、ヘルプセンターの記事レイアウトの修正は時間の無駄に思えました。マネージャーにとっては逆でした。
RICE の最大の問題は、各チームメンバーが今まさに何が重要かを念頭に置くのに役立たないことです。
RICE の改善:インパクトにおけるチームの同期
優先順位付けの改善は、ツールやフレームワークの問題ではありません。壊れたコラボレーションを修正することです。私たちは何が重要かを議論し、評価基準の要件リストをまとめました。それらは以下の条件を満たす必要があります:
- 明確で曖昧さがない
- 関連する会社目標を反映している
- ビジネス、プロダクト、マーケティング、開発の目標を考慮している
- 開発者とマネージャーの視点を考慮している
最終的に、私たちは以下の組み合わせに到達しました:
North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point:
- Sales (営業)。 収入に影響を与える (AARRR の Acquisition)
- Activation (アクティベーション)。 ユーザーがプロダクトの機能を理解するのを助ける (AARRR の Activation)
- Retention (リテンション)。 ユーザーが再びプロダクトを使用する動機を高める (AARRR の Retention)
- Service (サービス)。 品質を損なうことなくカスタマーサポートに費やす時間を減らす (私たちのビジネスペインポイント)
- FB Ads。 ユーザーが私たちのプロダクトを通じて起動する Facebook 広告の量を増やす。Facebook Marketing Partnership にとって重要 (プロダクト North Star Metric)
- Time (時間)。 開発に費やす時間、複雑さ (RICE の Effort)
- Mass (規模)。 この機能が何人の顧客、プロダクトユニット、またはどれだけの金額に影響を与えるか (RICE の Reach)
評価プロセスを簡素化するために、加重スコアリングモデルを借用しました:異なる基準に異なる相対的な重みが割り当てられます。たとえば、開発に費やす時間は -3 の乗数を持つべきです。なぜなら、クイックウィンを見つけることを好むからです。
各基準に 0 から 3 のスコアを割り当てます:
- 3 — 必須
- 2 — すべき
- 1 — できる
- 0 — しない
Jira Cloud + Google スプレッドシート:結婚と離婚
次に、すべてをまとめる必要がありました。多くの人と同様に、私たちは Google スプレッドシートから始めました。Automate.io が Jira Cloud からデータを取得するのに役立ちました。計算用のデータベースとして 5 つのシート。最初の数週間は結果が素晴らしかったです。
Google スプレッドシート、Jira Cloud、Automate.io で構築された加重優先順位付けフレームワークの最初のバージョン
しかし、2 か月後、私たちの輝く新しい優先順位付けシステムは、多くの問題を抱えた巨大で遅いファイルになりました:
- 課題のインポートが常にクラッシュする
- 重複したデータ行が多数ある
- 柔軟性のない計算
- 課題のコンテキストを読むために何十ものブラウザタブが必要
- チームは新しい課題を評価するのを忘れがち
チームメイトの 1 人がスプレッドシート管理者になりました。彼の使命は、スプレッドシートを常に修正することでした。
最終的に、チームは誰も時間を無駄にしたくない退屈なルーチンにうんざりしていました。
高速優先順位付けのための独自ツールの構築
最終的に、私たちは死んだ馬を叩くのをやめて、独自のツールを構築することにしました。
インターフェースをできるだけ高速でシンプルにしようとしました。Ducalis は通常のスプレッドシートに似ていますが、数式が崩れません。そして、ブラウザタブを切り替える必要はありません。スコアを割り当て、課題のコンテキストを読み、基準の説明を 1 つの画面で確認できます。
課題はリアルタイムで同期されます。基準の説明はポップアップで表示されるため、覚えたり別のドキュメントに切り替えたりする必要はありません。何かを変更しても計算式がクラッシュすることはなく、スコアが消えることもありません。チーム全体が同時にスコアを割り当てることができます。Ducalis はフリーズせず、UI は超高速で動作します。キーボードから手を離さずに数分で何十もの課題を評価できます。
超高速 UI、ホットキー、フォーカスモードなど
チームの優先順位の全体像
評価後、スコアが計算され、課題がバックログで自動的にランク付けされます。最も重要なプロジェクトタスクの全体像をすばやく確認できます。課題のステータス、スプリント、優先度、説明などの必要な詳細がすべて 1 つの画面にあります。
チームの最優先事項の全体像
すべてのプロジェクトはユニークです
次に、異なるプロジェクトを評価するために Ducalis ボードを使い始めました。2 つのプロダクト開発ボードと 1 つのマーケティング計画ボードです。ボードは、何を (課題とタスク)、誰が (チームメイト)、そしてどのように (基準) の組み合わせです。
私たちは、同じアプローチを多くの領域で適用できることに気付きました:
- 機能リクエスト
- バグ修正
- マーケティングタスク
- コンテンツアイデア
私たちは 3 つの Ducalis ボードを使用しています—2 つは機能アイデア用、1 つはマーケティングタスク用
圧倒的にポジティブな結果
- タスクを毎週整理すれば、プロセス全体で 15〜20 分しかかからない
- チームの優先順位と優先順位でないものを確認できる
- バックログの課題は特定のマネージャーではなく、チーム全体によって評価される
- 任意の数のユーザーが同時に評価できる
- 設定はいつでも構成可能:データを失うことなくユーザーと基準を追加/削除できる
- タブを切り替える必要がない:課題のコンテキストと基準の説明が 1 つの画面にある
- リアルタイム同期—トラッカーで課題が変更されると、Ducalis でも変更される
- Slack とメール通知がチームに評価を思い出させ、強力な習慣を作る
- チーム全体が会社の目標と優先順位を理解している
ここで Ducalis ワークフローの詳細をご覧いただけます。
チームがバックログを見るとき、魔法が起こります。何が重要かを見るだけでなく、なぜ重要かも理解します。はい、誰もがタスクを異なる方法で認識します。しかし、それは素晴らしいボーナスです。なぜなら、多様な意見を収集するからです。
私たちは長く苦しい道を歩んできました。Ducalis を 1 年間使用した後、Google スプレッドシートは協調的な優先順位付けには適していないという結論に達しました。唯一の実行可能な解決策は、専用のツールに置き換えることです。
最初のユーザーの声
私たちは 2020 年 3 月 16 日にローンチしました。申請数は想像していた 10 倍にも上りました。スプレッドシート優先順位付けは、今や治癒できる共通の痛みでした。
最初のテスト後に受け取ったフィードバック
バックログのグルーミングに最適なツールです。
素晴らしいもの!特に、スコアの有効期限が気に入っています。
見た瞬間、これが必要だとわかりました。
このトピックをさまざまな角度からアプローチしましたが、これまでで最良のソリューションのようです。
私と別の同僚が 80 の機能を評価するのに合計約 2 時間半かかりました。それは速いです。
Ducalis はすぐに使えるワークフローです。
チーム全体が私たちがどこに向かっているかを理解するのに役立ちます。