Prioriser les tâches rapidement

Les équipes accumulent des milliers d'idées de produit et de demandes de fonctionnalités clients. Décider où concentrer les efforts est le défi. Ce guide montre comment établir un processus de priorisation rapide et structuré basé sur une expérience éprouvée.

Pourquoi les réunions et les frameworks seuls ne fonctionnent pas

Discuter de toutes les tâches lors de synchronisations en ligne s'est révélé inefficace. Passer en revue 100 tâches nécessite des heures, et les équipes perdent leur concentration après la première heure. Seulement 20 % des tâches planifiées sont examinées. La communication devient le plus grand goulot d'étranglement.

« La communication est le plus grand défi. Il est difficile de savoir ce que chaque équipe et chaque personne priorise et comment elles aiment travailler. » Hiten Shah

Les frameworks de priorisation aident à structurer l'évaluation. Les membres de l'équipe attribuent des scores de manière asynchrone selon des critères. Commencer avec Google Sheets a permis de ne discuter que des tâches obtenant un score élevé.

Les frameworks comme RICE, REAN et KANO facilitent la priorisation mais ne résolvent pas tout. Vous avez toujours besoin de processus pour fournir le contexte complet des tâches et collecter les opinions de manière efficace.

Les frameworks sont la première étape. Vous avez besoin d'un processus bien établi pour les faire fonctionner.

5 étapes pour une priorisation rapide des tâches

Ce guide distille les leçons apprises en un processus étape par étape. Vous pouvez établir cette approche de priorisation en environ une semaine.

Étape 1 : Rédiger des descriptions de tâches appropriées

Comprendre une tâche nécessite une description claire. Suivez les directives de formulation de problème :

Claire et brève Toute personne de l'équipe devrait comprendre le problème sans contexte. Soyez précis mais concis — ne perdez pas de temps en explications longues.

Spécifique et étayée Ajoutez des captures d'écran, des documents, des liens ou des supports justificatifs. Ne faites pas deviner ou chercher les données aux personnes.

Lisible Utilisez des paragraphes, des puces, des listes numérotées et des styles de police. Mettez en évidence les détails essentiels pour améliorer la lisibilité.

Raisonnable Divisez les grandes tâches en sous-tâches pour créer des points de contrôle intermédiaires. N'essayez pas de tout faire tenir dans une seule tâche.

Modèle de formulation de problème

Problème

Décrivez le problème avec suffisamment de détails. Mieux vous le décrivez, plus il est probable que vos coéquipiers proposent des solutions alternatives.

Résultat

Décrivez le résultat souhaité et les résultats attendus.

Solution ou commentaires (facultatif)

Ajoutez vos idées pour résoudre le problème ou les commentaires pertinents des clients ou des coéquipiers.

Un exemple de tâche clairement formulée.

Étape 2 : Définir des critères d'évaluation clairs

Vous pouvez utiliser un framework de priorisation, mais aucun framework unique ne fonctionne pour toutes les équipes. Combinez des critères de plusieurs frameworks et personnalisez-les pour votre équipe et votre produit.

Exemple de combinaison :

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point

• Sales — Influence les revenus (Acquisition du framework AARRR)
• Activation — Aide les utilisateurs à comprendre comment fonctionne le produit (Activation du framework AARRR)
• Retention — Augmente la motivation à réutiliser le produit (Retention du framework AARRR)
• Service — Réduit le temps de support client sans perte de qualité (Business Pain Point)
• FB Ads — Augmente les publicités Facebook lancées via le produit (Product North Star Metric)
• Time — Temps de développement requis (Effort du framework RICE)
• Mass — Nombre de clients affectés (Reach du framework RICE)

Évaluez chaque critère sur une échelle de 0 à 3. Certaines équipes utilisent la suite de Fibonacci, mais une échelle simple fonctionne bien sans ajouter de complexité.

Étape 3 : Choisir des outils de priorisation

Les outils offrent trois avantages clés :

Rapidité L'évaluation asynchrone dans les outils ou les feuilles de calcul est plus rapide que de tout discuter lors d'appels.

Flexibilité Tous les critères n'ont pas la même valeur. Le temps de développement a un impact négatif, tandis que la rétention peut être plus importante que les ventes. Les outils vous permettent d'ajuster rapidement les pondérations des critères.

Automatisation Le temps est une ressource essentielle. Consacrez-en à la priorisation, mais beaucoup moins qu'à la mise en œuvre des tâches. Les outils automatisent le processus et libèrent du temps pour le travail réel.

Comment automatiser la priorisation

Feuilles de calcul

Google Sheets, Notion, AirFocus et Coda fonctionnent bien lorsque vous pouvez configurer des formules de calcul.

Commencer avec Google Sheets impliquait de télécharger les tâches depuis Jira et de les évaluer là-bas. La priorisation s'est accélérée au début mais a cessé de fonctionner après quelques semaines. Les formules plantaient, les feuilles de calcul gelaient, et les tâches se perdaient ou se dupliquaient. L'équipe devait ouvrir des dizaines d'onglets pour lire les tâches dans Jira et oubliait souvent l'évaluation.

Les feuilles de calcul fonctionnent mais nécessitent un administrateur. Prévoyez environ 15 heures par mois pour les maintenir.

Outils dédiés

Les outils de priorisation offrent une autre approche. Après l'expérience Google Sheets, des outils comme Ducalis ont émergé. L'interface ressemble aux feuilles de calcul mais inclut le contexte complet des tâches et fonctionne plus rapidement.

Ducalis permet d'ajuster les critères sans perdre les scores ni casser les formules de calcul. Il met également en évidence les désaccords de score pour montrer l'alignement de l'équipe.

Étape 4 : Collecter des avis diversifiés

Différentes équipes peuvent évaluer les tâches ensemble : chefs de produit, développeurs, designers et responsables commerciaux. Chacun a un contexte et une expertise uniques. Cela rend l'évaluation moins subjective et plus professionnelle.

Les responsables commerciaux comprennent l'impact sur les ventes, les développeurs connaissent la complexité du développement, et les marketeurs voient l'utilité promotionnelle.

Répartissez les critères entre différentes équipes. L'évaluation conjointe synchronise les équipes, les aligne autour des objectifs et offre une vue d'ensemble de chaque tâche.

Étape 5 : Faire de la priorisation une habitude hebdomadaire

La priorisation doit être régulière. De nouvelles tâches et idées apparaissent chaque semaine ou chaque jour. Certaines peuvent être plus pertinentes pour les objectifs métier que le travail déjà planifié. Réévaluez les tâches de manière cohérente pour garantir que les priorités restent alignées.

Le vendredi est le jour d'évaluation — l'équipe affine le Backlog de manière asynchrone et planifie le Sprint futur. Des rappels hebdomadaires dans Slack aident à maintenir l'habitude.

Résumé

Personne ne veut passer des heures à évaluer et discuter des tâches, même en sachant à quel point c'est important. La priorisation devrait être rapide, fluide et structurée. Les étapes ci-dessus aident à y parvenir. Le passage de longs appels à un processus automatisé a réduit le temps à environ 20 minutes pour la priorisation et 0,5 % du temps de l'équipe supplémentaire pour les discussions chaque semaine.

Mettez en œuvre ce guide et faites gagner à votre équipe des centaines d'heures pour le vrai travail.