Améliorer la planification de Sprint avec la réévaluation des tâches
La réévaluation des tâches favorise l'alignement d'équipe, réduit le temps de planification de Sprint et garantit que les Sprints ne contiennent que du travail hautement prioritaire. Ce guide vous montre comment automatiser le grooming du Backlog et consacrer un minimum de temps à la réévaluation.
Pourquoi réévaluer les tâches avant la planification de Sprint
Il y a deux ans, nous travaillions sur l'outil de promotion d'événements, Tendee, et recevions continuellement des demandes de fonctionnalités de nos clients.
À l'époque, j'étais responsable clientèle. Je courais vers les développeurs en disant : 'Super important ! Très urgent ! C'est le feu !' Ils ne comprenaient pas pourquoi nous créions la fonctionnalité. Et nous, les responsables, pensions : 'C'est si facile et rapide, pourquoi pas ? Ils inventent toujours des difficultés.'
Nadya, Product manager
L'équipe ne comprenait pas quelles tâches étaient les plus importantes. Il n'y avait pas de vision partagée des objectifs. Les longues discussions ne résolvaient pas le problème. C'est à ce moment-là que nous avons commencé à prioriser — d'abord avec Google Sheets, puis avec notre outil, Ducalis. Nous évaluions toutes les nouvelles tâches une fois par semaine.
La priorisation fonctionnait bien. Mais après un mois, un problème est apparu — de nombreuses tâches devenaient obsolètes. Certaines étaient en cours, d'autres étaient laissées à l'abandon dans le Backlog. Elles étaient mélangées avec de nouveaux tickets, les surpassant par leurs scores de priorisation. Les priorités absolues s'avéraient non pertinentes. La planification de Sprint nous prenait quelques heures.
Nous avons donc décidé de commencer à réévaluer — réinitialiser les anciens scores après une certaine période et évaluer à nouveau les tâches. Nous avons pris en compte les nouvelles priorités lors des réunions, et la discussion est devenue beaucoup plus efficace.
Comment la réévaluation des tâches augmente l'efficacité de la planification de Sprint
Réévaluer le Backlog au préalable résout plusieurs problèmes auxquels les équipes sont confrontées lors des réunions de planification.
Conscience d'équipe des objectifs
N'importe qui dans l'équipe peut perdre sa concentration, s'enliser dans ses tâches et manquer de nouvelles priorités. Le résultat — travailler sur des tâches qui ne sont plus pertinentes.
Le grooming du Backlog avant la planification vous aide à comprendre ce que fait l'équipe, où elle se dirige et comment les priorités ont changé.
Récemment, j'ai soudainement dû réévaluer 65 tâches (pas d'inquiétude, nous en avions besoin dans notre cas). Lorsque j'ai progressivement relu toutes les tâches en examinant leur valeur, j'ai eu un sentiment satisfaisant. Je captais la vue d'ensemble de notre trajectoire dans ma tête. Je pouvais voir clairement ce que toute l'équipe et moi-même faisons personnellement pour atteindre l'objectif.
Nadya, Product manager
Mises à jour de priorité
Le temps est la ressource la plus précieuse de l'équipe. Si vous faites des tâches triviales, la ressource est gaspillée. La réévaluation vous aide à ajouter uniquement des tâches prioritaires au Sprint.
Il devient facile de fermer les tâches obsolètes que vous ne vouliez pas supprimer auparavant. Je pensais : 'Bon, ça ne dérange pas si on le garde dans le Backlog. Gardons-le. Juste pour ne pas oublier. Je suis sûr que ça servira.' Non. Ça ne fonctionnera pas ainsi. La plupart du temps, vous allez l'oublier. Et ça ne servira pas.
Nadya, Product manager
Même le ticket le plus pertinent et brûlant aujourd'hui peut devenir moins important dans un mois. Et vous pouvez commencer à l'implémenter. Et pire encore, vous pouvez même oublier de quoi il s'agissait. Nous avons eu de telles tâches au fond de notre Backlog. La réévaluation avant la planification de Sprint peut gérer de tels problèmes : clarifier ou supprimer.
Vous pouviez entendre une phrase comme : 'Oui, je suis sûr que certains clients l'ont déjà demandé, mais je ne me souviens pas qui et pourquoi.' Nous avons vu la difficulté et avons essayé d'affiner le Backlog : nous sommes convenus de nous occuper de nos propres tâches au moins une fois par semaine. Si possible, surveiller les tâches des autres. Devinez comment nous avons respecté cette promesse ? Nous avons oublié.
Nadya, Product manager
Discussions plus courtes
Après la réévaluation, nous recevons la liste des tickets mise à jour avec les priorités par ordre décroissant. Nous discutons uniquement de ceux qui sont en haut. Le nombre de tickets que nous pouvons prendre pour le Sprint, nous l'avons défini à l'avance.
Les discussions de Sprint ont commencé à ne prendre pas plus de 30 minutes.
Configurer le processus de réévaluation
Commencez par configurer le processus d'évaluation des tâches s'il n'est pas encore en place. L'évaluation et la réévaluation doivent être un rituel unique avec des règles claires.
1. Déterminer la période de réévaluation
La fréquence à laquelle vous réévaluez dépend du projet et du format de travail. Nous utilisons des Sprints hebdomadaires. Avec Tendee, nous réévaluions les tickets une fois tous les 30 jours.
Le nouvel outil, Ducalis, se développe beaucoup plus rapidement. Nous interagissons fréquemment avec nos clients et recevons des retours et des demandes chaque semaine. C'est pourquoi nous avons réduit le temps d'expiration du score à 21 jours.
Automatisation
Ducalis supprime les scores de chaque ticket automatiquement au moment que vous définissez. Pas besoin de surveiller l'expiration des scores.
Les tâches apparaissent simplement au bon moment sur votre grille d'évaluation. La réévaluation s'entrelace avec l'évaluation dans son ensemble. Les anciens tickets avec des scores supprimés arrivent sur la même liste que les nouveaux.
2. Définir la date limite
La liste de priorités doit être prête à l'heure de la réunion. Il n'y a aucun intérêt à traîner l'évaluation pendant une semaine entière. Nous avons choisi le vendredi comme jour de grooming du Backlog puisque la planification de Sprint a toujours lieu le lundi.
3. Configurer les rappels
Configurez des rappels ou assignez une personne responsable des relances. Sans rappels, quelqu'un oubliera certainement l'évaluation.
Automatisation
Ducalis envoie des rappels automatiquement à l'heure que vous définissez.
Nous recevons des rappels dans nos canaux Slack tous les vendredis. Ils nous indiquent combien de tickets chaque membre de l'équipe doit encore prioriser.
Un bonus — vous recevez une appréciation si vous avez déjà tout évalué au moment du ping. Vous pouvez personnaliser le message de récompense. Nous aimons les changer chaque semaine pour nous surprendre et nous divertir mutuellement. Nous les voulons stupides et drôles, mais vous pouvez les définir sérieux et significatifs.
"Molodetz" signifie "Bien joué !", "Bravo".
Ainsi, l'évaluation est devenue un jeu. Certaines personnes dans l'équipe veulent toujours être félicitées, alors elles évaluent les tâches à temps.
Résumé
La réévaluation ravive le Backlog, le nettoie des tâches obsolètes et rend la planification de Sprint super-efficace.
Lorsque la réévaluation est votre rituel :
- L'équipe a une vision claire des objectifs pertinents
- Seules les tâches essentielles sont sur votre liste de tâches
- Vous éliminez les longues discussions de planification
Essayez une nouvelle façon d'améliorer les réunions de planification de Sprint maintenant, avant que vos objectifs n'expirent.