Résoudre le cauchemar de la priorisation
Le problème de la priorisation ne concerne pas les fonctionnalités — il s'agit de collisions, de choix, de compromis et de conflits. Voici notre histoire de lutte contre le chaos de la priorisation et de construction d'un framework qui fonctionne. Si cela vous parle, envisagez d'essayer notre approche.
Le problème de la priorisation et de l'alignement de l'équipe
Les PDG exigent une fonctionnalité, les concurrents en livrent une autre, vos plus gros clients en demandent une troisième, les conseillers poussent des priorités différentes, et votre équipe produit a sa propre vision. Avant de dire « Oui » à toute demande, demandez-vous : Est-ce que cela correspond à la vision ? Est-ce un pas en avant ? Est-ce que cela aura de l'importance dans 5 ans ?
Des Traynor d'Intercom sur la priorisation
Hiten Shah a honnêtement déclaré que les problèmes de priorisation ont ruiné KissMetrics. Il lançait des « bombes Hiten » sur l'équipe — de nouvelles idées, de nouvelles directions, des choses brillantes qu'il avait imaginées. « Bonnes ou mauvaises, aucune de mes idées n'était basée sur un quelconque framework ou filtre. Je tirais au jugé. Pensant que j'aidais à nous concentrer et à exécuter. J'avais complètement tort. » L'équipe était dispersée et ils ont tout perdu.
« My Billion Dollar Mistake » par Hiten Shah de KissMetrics
Steli Efti de Close.io a récemment écrit un article sur l'importance de la sur-communication dans les équipes distantes. Vous devez vous assurer que votre équipe reste en contact, bien au-delà de ce qui est nécessaire pour accomplir le travail. Tout le monde doit comprendre non seulement Qui fait Quoi, mais aussi Pourquoi.
Article LinkedIn par Steli Efti de Close.io
Effectuer des tâches inutiles est le plus grand vol de temps en entreprise.
Comment RICE a échoué : construire un framework de priorisation interne
Nous avons rencontré les mêmes problèmes. Il est difficile de maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde dans une équipe distante, travaillant parfois dans des fuseaux horaires différents. Les clients réclamaient des fonctionnalités, les managers proposaient des idées, les développeurs avaient leur propre vision du produit. La liste des tâches augmentait rapidement. Des tâches sans importance étaient tirées au hasard du backlog et transférées au développement sans préavis. Les chefs de produit ne cessaient de demander « Pourquoi faisons-nous même cela ? Les priorités ont changé ! »
Nous avons essayé de discuter de toutes nos tâches Jira Cloud chaque semaine. Nous suivions les choses importantes sur Google Keep. Nous avons ajouté des plugins Jira Cloud sophistiqués. Rien de tout cela n'aidait. C'était le chaos.
La raison : nous n'avions pas de critères objectifs communs pour évaluer l'importance des tâches. Chacun d'entre nous poursuivait ses propres intérêts, et le travail à distance transformait tout cela en chaos complet. C'est alors que nous avons décidé d'essayer les frameworks de priorisation existants.
Pourquoi RICE n'a pas fonctionné
Nous avons commencé avec le score RICE — un framework de priorisation à quatre facteurs pour évaluer les idées de produit : Portée, Impact, Confiance et Effort.
Modèle de priorisation RICE
Mais cela n'a pas fonctionné pour nous. Les équipes étaient confuses au sujet de l'Impact. Chacun avait sa propre idée de ce qui était impactant. Devrions-nous valoriser une tâche pour son impact financier ou sur la fiabilité ?
Les développeurs considéraient la refonte du code comme cruciale pour le produit. Mais corriger la mise en page de l'article du centre d'aide semblait être une perte de temps. Et vice versa pour les managers.
Le plus gros problème avec RICE — il n'aide pas chaque membre de l'équipe à garder à l'esprit ce qui est exactement impactant en ce moment.
Corriger RICE : synchroniser les équipes sur l'Impact
Améliorer la priorisation ne concerne pas un outil ou un framework. Il s'agit de réparer une collaboration défaillante. Nous avons discuté de ce qui est important et nous sommes arrivés à une liste d'exigences pour les critères d'évaluation. Ils doivent :
- Être clairs et sans équivoque
- Refléter les objectifs pertinents de l'entreprise
- Prendre en compte les objectifs commerciaux, produit, marketing et développement
- Considérer les points de vue des développeurs et des managers
Au final, nous nous sommes retrouvés avec un mélange de :
North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point :
- Ventes. Influence les revenus (Acquisition de AARRR)
- Activation. Aide les utilisateurs à comprendre comment fonctionne le produit (Activation de AARRR)
- Rétention. Augmente la motivation des utilisateurs à réutiliser le produit (Rétention de AARRR)
- Service. Nous aide à passer moins de temps sur le support client sans perte de qualité (Notre point de douleur commercial)
- Facebook Ads. Augmente le nombre de publicités Facebook qu'un utilisateur lance via notre produit. Important pour le partenariat Facebook Marketing (Product North Star Metric)
- Temps. Temps consacré au développement, complexité (Effort de RICE)
- Masse. Combien de clients, d'unités de produit, ou combien d'argent cette fonctionnalité affectera (Portée de RICE)
Pour simplifier le processus d'évaluation, nous avons emprunté un modèle de notation pondérée : différents poids relatifs sont attribués à différents critères. Par exemple, le temps consacré au développement devrait avoir un multiplicateur de -3 car nous préférons trouver des gains rapides.
Vous attribuez un score de 0 à 3 à chaque critère :
- 3 — doit être
- 2 — devrait être
- 1 — pourrait être
- 0 — ne sera pas
Jira Cloud + Google Sheets : mariage et divorce
Ensuite, nous avons dû tout assembler. Comme beaucoup d'autres, nous avons commencé avec Google Sheets. Automate.io nous a aidés à extraire les données de Jira Cloud. 5 feuilles comme bases de données pour les calculs. Les résultats ont été excellents pendant les premières semaines.
La première version de notre framework de priorisation pondérée construit avec Google Sheets, Jira Cloud et Automate.io
Mais en deux mois, notre tout nouveau système de priorisation est devenu un fichier géant et lent avec de nombreux problèmes :
- L'import des tâches plantait constamment
- De nombreuses lignes de données dupliquées
- Calcul inflexible
- Des dizaines d'onglets de navigateur pour lire le contexte des tâches
- L'équipe oubliait souvent d'évaluer les nouvelles tâches
L'un de nos coéquipiers est devenu administrateur de feuilles de calcul. Sa mission était de corriger constamment la feuille de calcul.
Au final, l'équipe était agacée par une routine ennuyeuse à laquelle personne ne voulait consacrer du temps.
Construire notre propre outil pour une priorisation rapide
Finalement, nous avons décidé d'arrêter de battre un cheval mort et de construire notre propre outil.
Nous avons essayé de rendre l'interface aussi rapide et simple que possible. Ducalis ressemble aux feuilles de calcul habituelles, sauf que les formules ne s'effondrent pas. Et vous n'avez pas besoin de basculer entre les onglets du navigateur — vous attribuez des scores, lisez le contexte de la tâche et voyez les descriptions des critères sur un seul écran.
Les tâches se synchronisent en temps réel. Les descriptions des critères apparaissent dans des pop-ups — pas besoin de les mémoriser ou de passer à un document séparé. La formule de calcul ne plantera pas si vous changez quelque chose, et les scores ne disparaîtront pas. Toute l'équipe peut attribuer des scores simultanément. Ducalis ne se fige pas et l'interface utilisateur fonctionne super rapidement. Vous pouvez évaluer des dizaines de tâches en quelques minutes sans retirer vos mains du clavier.
Interface ultra-rapide, raccourcis clavier, mode focus, etc.
Vue d'ensemble des priorités de l'équipe
Après l'évaluation, les scores sont calculés et les tâches classées dans le Backlog automatiquement. Vous pouvez rapidement voir l'image globale des tâches de projet les plus importantes. Tous les détails nécessaires comme le statut de la tâche, le sprint, la priorité et la description sont sur un seul écran.
Une vue d'ensemble des principales priorités de l'équipe
Chaque projet est unique
Ensuite, nous avons commencé à utiliser les Tableaux Ducalis pour évaluer différents projets — deux Tableaux de développement de produit et un Tableau de plan marketing. Un Tableau est une combinaison du Quoi (tâches et tâches), du Qui (coéquipiers) et du Comment (critères).
Nous avons réalisé que nous pouvions appliquer la même approche dans de nombreux domaines :
- Demandes de fonctionnalités
- Correction de bugs
- Tâches marketing
- Idées de contenu
Nous utilisons trois Tableaux Ducalis — deux pour les idées de fonctionnalités et un pour les tâches marketing
Résultats extrêmement positifs
- L'ensemble du processus ne prend que 15-20 minutes si vous triez les tâches chaque semaine
- Vous pouvez voir quelle est la priorité de votre équipe et ce qui ne l'est pas
- Les tâches du Backlog sont évaluées par toute l'équipe, pas par des managers particuliers
- Un nombre illimité d'utilisateurs peuvent évaluer simultanément
- Les paramètres peuvent toujours être configurés : vous pouvez ajouter/supprimer des utilisateurs et des critères sans perte de données
- Pas besoin de changer d'onglets : le contexte de la tâche et les descriptions des critères sont sur un seul écran
- Synchronisation en temps réel — si la tâche change dans le gestionnaire de tâches, elle change dans Ducalis
- Les notifications Slack et email rappellent à l'équipe l'évaluation et créent une habitude solide
- Toute l'équipe comprend les objectifs et les priorités de l'entreprise
Vous pouvez en savoir plus sur le workflow Ducalis ici.
Cela fait des merveilles pour l'équipe lorsqu'elle regarde le Backlog — non seulement elle voit ce qui est important, mais elle comprend aussi pourquoi. Oui, chacun perçoit les tâches différemment. Mais c'est un bonus intéressant car vous collectez des opinions diverses.
Nous avons parcouru un long et douloureux chemin. Après un an d'utilisation de Ducalis, nous sommes arrivés à la conclusion que Google Sheets n'est pas adapté à la priorisation collaborative. La seule solution viable est de les remplacer par un outil dédié.
Premiers témoignages d'utilisateurs
Nous avons lancé le 16 mars 2020. Le nombre de candidatures s'est révélé être dix fois supérieur à ce que nous aurions pu imaginer. La priorisation via feuilles de calcul était une douleur courante qui pouvait maintenant être guérie.
Les retours que nous avons reçus après les premiers tests
Le meilleur outil pour l'affinage du backlog.
Très bien ! En particulier, j'aime l'expiration des scores.
Dès que je l'ai vu, j'ai su — nous en avons besoin.
J'ai abordé ce sujet sous différents angles, et cela semble être la meilleure solution jusqu'à présent.
Mon collègue et moi avons mis environ deux heures et demie au total pour évaluer 80 fonctionnalités. C'est rapide.
Ducalis est un workflow prêt à l'emploi.
Aide toute l'équipe à comprendre où nous allons.