アイゼンハワーマトリクスを最大限に活用するための最適化方法
アイゼンハワーマトリクスは、緊急なものと重要なものを区別することで、タスクの優先順位付けを支援します。これを使用して、作業負荷を管理し、ストレスを軽減し、絶え間ない緊急対応ではなく戦略的な目標に集中します。
このガイドでは、アイゼンハワーマトリクスを構築および最適化し、一般的な優先順位付けの落とし穴を克服し、フレームワークを現代のチームワークフローに適応させる方法を示します。
Photo by US Army Signal Corps/Interim Archives
「私がこの話をするのは、陸軍で昔聞いた次の言葉の真実を示すためです。計画は無価値だが、計画を立てることがすべてである。」
ドワイト・D・アイゼンハワー 国防行政予備役会議での発言、1957年11月14日
アイゼンハワーマトリクスの歴史
ドワイト・D・アイゼンハワーは、アメリカ合衆国第34代大統領であり、第二次世界大戦中の5つ星将軍でした。彼はトーチ作戦(1942年〜1943年の北アフリカ侵攻)および1944年〜1945年の西部戦線でのノルマンディー侵攻を組織し、指揮しました。大統領として、彼の業績には、1957年公民権法への署名、1956年連邦補助高速道路法の開始(州間高速道路システムを創設)、3回の連邦予算均衡、朝鮮戦争の終結、アメリカの威信を維持しながらの冷戦危機の緩和などが含まれます。
アイゼンハワーは、重要なものと緊急なものを区別することで、圧倒的な責任に対処し続けました。優先順位付けの原則について尋ねられたとき、彼は次のように述べました。「重要なことはほとんど緊急ではなく、緊急なことはほとんど重要ではない。」この原則が アイゼンハワーマトリクス の基礎となりました。
スティーブン・コヴィーは、著書『7つの習慣』でアイゼンハワーのフレームワークを広め、アイゼンハワーマトリクスをビジネスで広く使用される意思決定およびタイムマネジメントツールにしました。
アイゼンハワーマトリクスとは
アイゼンハワーマトリクスは、緊急性と重要性によってタスクを分類する優先順位付けフレームワークです。作業を4つの象限に分割し、どのタスクに優先順位を付け、委任し、または削除するかを決定するのに役立ちます。
アイゼンハワーマトリクスは、緊急・重要マトリクス、アイゼンハワー意思決定マトリクス、またはアイゼンハワーボックスとも呼ばれます。
アイゼンハワーマトリクスを使用する場合
次のいずれかを経験している場合は、アイゼンハワーマトリクスを使用してください。
- 長期的な目標に対する進捗の欠如
- 努力にもかかわらず、作業が望ましい結果を生み出していない
- ほとんどの時間が必要なタスクではなく緊急事態に費やされている
- 委任や要求への拒否が困難
- 絶え間ない先延ばし
アイゼンハワーマトリクスを構築する
- 4つの象限を持つ 2×2 グリッドを作成します。
- X 軸に 緊急 と 緊急でない のラベルを付けます。
- Y 軸に 重要 と 重要でない のラベルを付けます。
- タスクを4つの象限に分類します。
- 重要かつ緊急 の象限のタスクに最初に対処します。
アイゼンハワーマトリクステンプレート
重要なタスクと緊急なタスクの違い
アイゼンハワーの優先順位付けアプローチは、緊急なタスクと重要なタスクの区別に基づいています。時間を効果的に管理するには、効果的(正しいことを行う)かつ効率的(物事を正しく行う)でなければなりません。これは、緊急なタスクに加えて重要なタスクに時間を割り当てることを意味します。この区別を理解することで、絶え間ない厳しい締め切りのストレスを防ぐことができます。
重要なタスク は、長期的な使命、目標、価値観に貢献します。即座に結果を生み出さない可能性があるため、見落としやすくなります。重要なタスクは常に緊急ではありません。重要なタスクに焦点を当てることで、冷静で論理的になり、新しいアイデアに対してオープンになります。つまり、応答的なマインドセットで活動します。
緊急なタスク は、時間に敏感で、即座の注意を必要とし、多くの場合、他の人の目標に関連しています。それらに対処する必要があると感じます。緊急なタスクに焦点を当てると、反応的になります。つまり、防御的で、プレッシャーを感じ、固執します。
重要なタスクを長く延期しすぎると、緊急なタスクになります。戦略的な作業が危機に変わるまで待つのは避けてください。
人々はすべての緊急なタスクも重要であると仮定しますが、これはほとんど真実ではありません。この誤解は、即座の問題と解決策に焦点を当てる傾向から生じています。
アイゼンハワーマトリクスを使用する
アイゼンハワーマトリクスを作成したら、すべてのタスクを4つの優先度レベルに分類します。
象限1(左上)— 重要かつ緊急なタスク: 「実行」 象限。これらのタスクは重要であり、できるだけ早く(通常は同じ日に)完了する必要があります。
象限2(右上)— 重要だが緊急でないタスク: 「決定」 象限。これらは、固定された締め切りのない重要な長期目標です。「実行」象限のすべてを完了した後、最も重要なものから始めて、できるだけ早くスケジュールします。
象限3(左下)— 緊急だが重要でないタスク: 「委任」 象限。これらのタスクを他の人に委任します。象限1と2のタスクを完了した後にのみ、自分に割り当てます。
象限4(右下)— 重要でも緊急でもないタスク: 「削除」 象限。これらのタスクを完全に避けます。ほとんどは不要で時間の無駄です。
生産性のためのタスクの優先順位付け
タスクの優先順位を付けるには、次の手順に従ってください。
- マトリクスに従って時間をどのように費やしているかを確認するために、1週間時間を追跡します。スプレッドシートまたはタスク管理アプリを使用して、30分間隔で時間を記録します。
- 1週間後、目標に基づいて完了したタスクを適切な象限に分類します。
- これは私にとって重要でしたか?
- これは私にとって緊急でしたか?
- 象限全体のタスクの分布を調べて、何をすべきか、必要に応じてマトリクスをどのように再調整するかを理解します。理想的には、ほとんどのタスクは象限2(重要だが緊急でない)に該当します。
象限を分析する
「実行」象限: ここのタスクは、即座に完了しなければならない重要な活動です。理想的には同じ日に、遅くとも翌日までに完了します。これらには、危機、締め切り、緊迫した問題が含まれます。必要な労力のために、最も多くの時間とエネルギーを消費します。象限1でほとんどの時間を過ごすと、ストレス、燃え尽き症候群、そして日々がコントロール不能であるという感覚が生じます。絶え間ない緊急対応はエネルギーと熱意を消耗させ、象限4の無意味な気晴らしに逃げやすくなります。
「決定」象限: これらの重要だが緊急でないタスクは、目標を達成する長期的な能力により大きな影響を与えます。象限2では、障害や問題ではなく、機会と成長に焦点を当てることができます。ほとんどのタスクがこの象限に該当する場合、プロアクティブであり、スキルとエネルギーを向上させながら重要な目標に貢献する活動に優先順位を付けることができます。象限2は、緊急の気晴らしから解放されているため、「深い作業」が行われる場所です。
「委任」象限: これらのタスクはそれほど重要ではありませんが、それでも緊急です。チームコラボレーションがここで重要な役割を果たします。これらのタスクを自分で実行することもできますが、適切なチームメンバーに委任することで、チームワークが強化され、最初の2つの象限のタスクのための時間が解放されます。後でフォローアップできるように、委任されたタスクを追跡します。
進捗を追跡せずに委任することは無意味です。誰も責任を負うことができません。この象限で過ごす時間が多すぎると、より大きな目標を達成していない、または日常業務をコントロールできていないと感じる可能性があります。
「削除」象限: この象限は、時間を無駄にし、生産性を向上させない悪い習慣を排除することを促します。日常/週次ルーチンから活動を発見して削除します。例としては、明確な目的なしにインターネットを閲覧したり、重要でない、緊急でないメールに時間を浪費したりすることが含まれます。
マトリクスを再調整する
タスクを適切な象限に整理した後、時間がどこに費やされているかを調べて分析します。
象限1でほとんどの時間を費やしている: 問題を予見、検出、回避するための計画と準備に焦点を当てます。
解決策: 現在の目標と締め切りに基づいて週次/月次スケジュールを作成します。週次レビューと振り返りを行います。戦略がどの程度うまく機能したかを検討し、翌週に向けて調整します。象限1のタスクのほとんどが外部ソースから来ている場合は、計画を改善し、それらをより適切に予測する方法について考えてください。クライアントや同僚と協力してよりプロアクティブなアプローチを確立するか、過度に負担の多いスケジュールを再調整することについてマネージャーと話す必要があるかもしれません。
象限2でほとんどの時間を費やしている: これは理想的な状況です。
解決策: タスクと活動を配分してスケジュールし、機会を活用して成長を最大化します。タスクの各ステップに適切な締め切りを設定します。
象限3でほとんどの時間を費やしている: 可能であれば、これらのタスクを削除または委任して、ここで費やす時間を最小限に抑えます。
解決策: これらのタスクを制限するための詳細なアクションを計画して書き留めます。次のことを試してください。
- タスクを委任する
- タスクに「ノー」と言う
- マネージャーと時間の使い方について話し合う
マネージャーの場合は、作業を委任することをチームに通知し、両方が優先順位を再配置できるようにします。
象限4でほとんどの時間を費やしている: 不満を感じている、問題を回避している、またはストレスを感じている可能性があります。
解決策: 時間を追跡し、主な時間の浪費を発見して分析し、それらを回避または制限するための戦略を考案します。先延ばしを克服するための戦略を準備します。時々リラックスすることは問題ありませんが、この象限の活動は過度に実行すると収穫逓減をもたらすことを忘れないでください。自問してください。
- 私は何を達成しようとしているのか?
- 私がしていることは目標の達成に役立っているか?
アイゼンハワーマトリクスを使用するためのヒント
- 気晴らしを排除し、自分の優先順位を設定します。
- 朝に計画を立て、その後、パフォーマンスのピーク時間にタスクに集中します。
- 時間とタスク管理ツールを使用して、委任されたタスクの進捗を追跡します。
- ブロッキングソフトウェアを使用して、勤務時間中の Web サーフィンやソーシャルメディアなどの不健康な習慣を断ち切ります。
- 自問してください。最初に始めるべき最も重要なことは何ですか? 「実行」 および 「決定」 象限のタスクについては、マーク・トウェインの 「最初にカエルを食べる」 コンセプトを適用します。つまり、最も難しいタスクを最初に行います。これにより、残りの日のための勢いとエネルギーが得られます。
- 先延ばしと過剰管理を避けます。
- 各象限に8つ以下のタスクを入れます。さらに追加する前に、最も重要なものを最初に完了します。目標は、タスクを収集することではなく、完了することです。
- To-Do リストを作成します。これにより、絶え間ない記憶から解放され、優先順位を付けたことに対する責任を取るのに役立ちます。
アイゼンハワーマトリクスのバリエーション
時間の経過とともに、X 軸と Y 軸の基準を変更することにより、さまざまなニーズを反映するために、アイゼンハワーマトリクスのさまざまなバージョンが進化しました。
- インパクト vs 工数
- 価値 vs 実現可能性
- PICK チャート: 簡単/難しい vs 低い見返り/高い見返り
- リスク vs リターン
- ビジネス価値、工数、リスク
- 戦略的優先度 vs 緊急性
- 顧客へのインパクト vs 予想/予想外
- 複雑さ vs 新規性
- 価値/インパクト vs 成功の確率/可能性
- 市場の新規性 vs 製品の新規性
優先順位付けマトリクスの問題
ほとんどの優先順位付けフレームワークは、特定のメトリクスに基づいて機会/機能を分類し、生成されたリストまたはマトリクスに従って優先順位を付けます。これにより、2つの主な問題が発生します。
優先順位付けの結果は恣意的です: 多くの要因は、決定が下されるまで不明なままです。小さな決定は大きな決定よりも潜在的な利益が低くなりますが、大きな決定には潜在的な大きなマイナス面もあります。ほとんどのアイデアは失敗するため、確信度は低くなります。調査とプロトタイピングにより確信度を高めることができますが、アイデアの数が多いため、それぞれについてこれを行うことは不可能です。非常に予測不可能な環境で運用し、優先順位を付ける必要があります。
一部のフレームワークは、確信度をコンポーネントとして含めることでこれを解決しようとしますが、不確実性を定量化することは依然として困難です。フレームワークを使用すると、高価値低工数のアイテムと低価値高工数のアイテムを簡単に見つけることができます。これらは、フレームワークがなくても認識するのは簡単です。混乱は中間で発生し、いくつかの仮定を変更すると、アイデアの順序、したがって優先順位に影響を与える可能性があります。
優先順位付けフレームワークは間違った問題に対処しています: 優先順位付けの主な課題は、「ノー」と言うことです。優先順位付けが困難なのは、最も有望なアイデアを特定するのが難しいからではなく、有望性が低いが、それでも良いアイデアに「ノー」と言うのが難しいからです。
大きな野心、過信、そして利害関係者にお気に入りのアイデアがうまくいかないことを伝えたくないという気持ちにより、チームは多くのプロジェクトを引き受けることになります。これにより、多くのことの不適切な処理、問題の調査と理解に十分な時間を費やさないこと、ショートカットを使用した急いだソリューションの提示が発生します。このアプローチは、優れた製品を提供する可能性がはるかに低くなります。
適切なケアと専門知識で優先アイデアを実装するのに十分な時間がある場合でも、チームは多くの場合、期待されるビジネス価値が確実に提供されるために必要な修正のための十分な時間を割り当てていません。
優先順位付けマトリクスを最適化する
優先順位付けマトリクスの問題と欠点に対処するには、2つの方法があります。
合意度の高い、一貫性のあるチームを構築する: これは、理論的なフレームワークに基づく優先順位付けよりもはるかに価値があります。すべての入力を収集し、次にクロスファンクショナルで権限を与えられたチームとして最優先事項について対話することは、優先順位付けに対するはるかに優れたアプローチです。チーム全体がアイデアと計画を信じている場合(チームの共有決定)、成功する可能性が高くなります。全員がプロセスの一部であり、意見が聞かれ、考慮されていると感じるため、最善を尽くします。人々はプロジェクトを成功させたいと考えているため、改善のための最良のアイデアを提供し、高品質のソリューションをブレインストーミングします。
強力なリーダーシップ: リーダーは、チームが独自の優先順位決定を行えるようにしながら、チームのための明確で明確に定義された目標を作成する必要があります。チームがより少ないアイデアに焦点を合わせることを奨励します。この方法でのみ、チームはユーザーとビジネスに真に価値を追加するイノベーションを生み出します。
Ducalis でアイゼンハワーマトリクスを最適化する
Ducalis を使用すると、アイゼンハワーマトリクスを組織に合わせて調整し、従来の欠点を克服するために最適化できます。次の点を考慮してください。
- 目標と利用可能なリソース
- チームの合意度
- 管理スタックとの同期
- 動的なアプローチとさまざまなタスクへの適応性
目標とリソースを中心に構築する
優先順位付けフレームワークを最大限に活用するには、次のことが必要です。
- チームの目標と利用可能なリソースを考慮する
- チームの目標とパフォーマンスに関連するカスタマイズされた基準を使用する
Ducalis を使用すると、両方を行うことができます。カスタマイズ可能な基準には2つの主なタイプがあります。
価値指向の基準: チームの目標と目的に焦点を当てています。これには、アクティベーション、リテンション、バイラリティ、スピード、セールス、リーチなどが含まれます。
工数指向の基準: チームが利用できるリソースに焦点を当てています。これには、開発時間、UX 時間などが含まれます。
このアイゼンハワーマトリクスの最適化により、精度、効率性、信頼性が向上します。
チームに権限を与える
チームが効果的に機能するには、判断におけるバイアスを最小限に抑える必要があります。これは、全体的なプロセスに悪影響を与える可能性があります。重要な例は HiPPO 効果(最高給与者の意見)です。これは、人々が問題の内容を無視して部屋で最も上級の人を満足させるために、決定が最高給与の個人の判断に従う場合です。
チームの合意度 を使用してこの問題を排除します。チームが合意されている場合、さまざまな役割と部門の従業員がコミュニケーションを取り、協力してチームの目標と目的を達成する相互理解があります。これには多くの利点があります。
- 透明性と説明責任の向上
- アイデアの生成と処理の改善
- 結果に対する共有責任
- 冗長性の削減と知識交換の改善
- 従業員間の信頼レベルとコラボレーションの向上
Ducalis は、チームの合意度 を達成するための5つのツールを提供します。
目標に基づくカスタマイズ可能な優先順位付け基準: 要件に基づいて各チーム固有のマトリクスを作成します。
評価プロセスにおけるコラボレーション: チーム全体が評価に参加します。これは、全員を含め、アイデアの交換を促し、全員の声が聞かれることを保証するため、権限を与えます。他の人がどのように投票したか、さまざまな課題についてどう考えたかを見た後、人々は何が重要で、なぜそうなのかを理解します。次に何をする必要があるかについて明確なイメージを持っています。
チーム合意度グリッドによる差異の分析: チーム合意度グリッドは、チームが意見が一致しない場所を正確に示します。スコアの違いを表示するため、問題を引き起こしている領域に焦点を当てることができます。個人が同じ基準に優先順位を付ける方法に基づいて、さまざまなタスクに対するチームの合意度のレベルを確認できます。
質問セクション: 状況について不明な点がある場合は、質問してください。各タスクには、Ducalis 内に独自の領域があり、チームメイトから質問をしたり受けたりできます。チーム内で議論されているすべての質問を確認することもできます。
優先順位を最新の状態に保つためのスコア有効期限: この機能は、課題の重要性を動的に評価するのに役立ちます。プロジェクトをスプリントとサイクルに分割し、変化する外部条件に照らしてタスクの重要性を確認できます。これにより、チームが関与し続け、新しいコンセプトをブレインストーミングできます。
チームを合意させると、目標とリソースの間のトレードオフを最適化できます。
チーム合意度グリッドは、チーム間の意見の相違がある領域を示します
管理スタックを強化する
ドワイト・D・アイゼンハワーとスティーブン・コヴィーが最初にアイゼンハワーマトリクスを構築したとき、彼らはそれを描き、手動でタスクを入力しました。それ以来、状況は変わりました。今日、ほとんどのチームは、Jira、Asana、Trello、ClickUp などのタスクトラッカーを使用しています。アイゼンハワーマトリクスを手動で構築し、タスクトラッカーからタスクをコピーすることは、他の場所でより有効に使用できる時間を無駄にします。
Ducalis はこの問題を解決します。すべてのタスクは、利用可能なバックログと 同期 され、マトリクスの象限内に自動的に配分されます。Ducalis は、優先順位付けの力と お気に入りのタスクトラッカー を組み合わせて、ツールの切り替えを必要とせずに すべてを1か所で 可能な限り最良の結果を提供します。Ducalis は、Asana、ClickUp、Jira、Pivotal、Google Sheets、Trello、Yandex Tracker、YouTrack との同期を提供します。
変化する優先順位に適応する
仕事の現実は、絶えず変化し、進化している ということであり、すべての基準に同時に影響を与える最も生産的なタスクを見つけることが困難になります。
Ducalis は、アクティベーションを改善するための クイックウィン を見つける方法、関連する基準を調整することで UX スペシャリストが何に取り組むべきかなどの質問に対する答えを見つけるのに役立ちます。Ducalis を使用すると、使用する基準をいつでも更新して、動的なビジネス環境に適応できます。これにより、リアルタイムの目標に焦点を合わせ、バックログノイズを削減する機会が得られます。
Ducalis でアイゼンハワーマトリクスを使用する
- お気に入りのタスクトラッカーを Ducalis と同期するか、CSV シートを介して手動でタスクを追加します。
- Ducalis にサインアップした後、基準を定義してカスタマイズし、それらに重みを割り当てることで、テンプレートをパーソナライズします。
- 自分でまたはチームとタスクを評価します。
- 優先順位付けの基礎として、現在の目標に基づいて関連する基準を選択します。
- タスクは、受け取ったスコアに基づいてマトリクスに配置されます。
現在のニーズに合わせてマトリクスを調整するために基準をアクティブ化および非アクティブ化します
始めましょう
Ducalis は、チームを最優先事項に合わせ続けるタスク優先順位付けツールです。すべてのチームメンバーの意見が聞かれ、尊重されることを保証します。決定は協力的に行われるため、すべてのチームメンバーが権限を与えられていると感じます。チームの合意度は一度きりの活動ではありません。適切かつ繰り返し行われると、チームの士気と共有理解が向上し、長期的には従業員の離職率が減少します。Ducalis を無料で試す、チームメンバーを招待して、優先順位付けとチーム合意度の取り組みを改善しましょう。